Innehåll
Ett stort antal Excel-användare gör samma misstag. De blandar ihop två fundamentalt olika typer av operationer: inuti cellen och bakom den. Men skillnaden mellan dem är enorm.
Faktum är att varje cell är ett fullfjädrat element, vilket är ett inmatningsfält med många möjligheter. Formler, siffror, text, logiska operatorer och så vidare skrivs in där. Själva texten kan formateras: ändra dess storlek och stil, såväl som dess placering inuti cellen.
På den här bilden kan du till exempel se att texten inuti cellen är röd och fet.
I det här fallet är det viktigt att vara uppmärksam på att cellen som visas på bilden för närvarande är i innehållsredigeringsläge. För att förstå vilket specifikt tillstånd cellen är i i ditt fall kan du använda textmarkören inuti. Men även om den inte är synlig kan cellen vara i redigeringsläge. Du kan förstå detta genom närvaron av aktiva knappar för att bekräfta och avbryta inmatning.
En viktig egenskap hos detta läge är att det är omöjligt att utföra alla möjliga operationer med en cell i den. Om du tittar på menyfliksfältet ser du att de flesta knapparna inte är aktiva. Det är här det huvudsakliga misstaget uttrycks. Men låt oss prata om allt i ordning, börja med de allra grundläggande och sedan kommer vi att öka komplexitetsnivån så att alla kan lära sig något användbart.
Grundläggande koncept
Så, huvudelementet i tabellen är cellen. Den är belägen i skärningspunkten mellan en kolumn och en rad, och därför har den sin egen adress, som kan användas i formler för att peka på den, få viss data och så vidare.
Till exempel har cell B3 följande koordinater: rad 3, kolumn 2. Du kan se den i det övre vänstra hörnet, direkt under navigeringsmenyn.
Det andra viktiga konceptet är arbetsboken. Detta är ett dokument som öppnas av användaren, som innehåller en lista med ark, som i sin tur består av celler. Alla nya dokument innehåller initialt ingen information, och i motsvarande vinfält adressen till den cell som för närvarande är vald.
Kolumn- och radnamnen visas också. När en av cellerna är markerad kommer motsvarande element i koordinatfältet att markeras i orange.
För att ange information är det nödvändigt, som vi redan förstått ovan, att byta till redigeringsläge. Du måste välja lämplig cell genom att vänsterklicka på den och sedan bara ange data. Du kan också navigera mellan olika celler med hjälp av tangentbordet med hjälp av pilknapparna.
Grundläggande celloperationer
Markera celler i ett område
Gruppering av information i Excel utförs enligt ett speciellt intervall. I det här fallet väljs flera celler samtidigt, samt rader respektive kolumner. Om du markerar dem visas hela området och adressfältet ger en sammanfattning av alla markerade celler.
Slå samman celler
När cellerna har valts kan de nu slås samman. Innan du gör detta rekommenderas det att kopiera det valda intervallet genom att trycka på tangentkombinationen Ctrl + C och flytta den till en annan plats med tangenterna Ctrl + V. På så sätt kan du spara en säkerhetskopia av dina data. Detta måste göras, för när celler slås samman raderas all information som finns i dem. Och för att återställa den måste du ha en kopia av den.
Därefter måste du klicka på knappen som visas på skärmdumpen. Det finns flera sätt att slå samman celler. Du måste välja den som passar situationen bäst.
Hitta den önskade knappen. I navigeringsmenyn, på fliken "Hem", hitta knappen som var markerad i föregående skärmdump och visa rullgardinsmenyn. Vi har valt Sammanfoga och centrera. Om den här knappen är inaktiv måste du lämna redigeringsläget. Detta kan göras genom att trycka på Enter.
Om du behöver justera textens position i den resulterande stora cellen kan du göra det med hjälp av justeringsegenskaperna som finns på fliken Hem.
Dela celler
Detta är en ganska enkel procedur som något upprepar föregående stycke:
- Markera en cell som tidigare skapats genom att slå samman flera andra celler. Separation av andra är inte möjlig.
- När det sammanslagna blocket har valts tänds sammanslagningsknappen. Efter att ha klickat på den kommer alla celler att separeras. Var och en av dem får sin egen adress. Rader och kolumner kommer att räknas om automatiskt.
Cellsökning
Det är väldigt lätt att förbise viktig information när man ska arbeta med stora datamängder. För att lösa detta problem kan du använda sökningen. Dessutom kan du söka inte bara efter ord, utan också formler, kombinerade block och allt du vill. För att göra detta måste du utföra följande steg:
- Se till att fliken Hem är öppen. Det finns ett "Redigerings"-område där du kan hitta knappen "Sök och välj".
- Därefter öppnas en dialogruta med ett inmatningsfält där du kan ange det värde du behöver. Det finns också ett alternativ att ange ytterligare parametrar. Till exempel, om du behöver hitta sammanslagna celler, måste du klicka på "Alternativ" - "Format" - "Justering" och markera rutan bredvid sökningen efter sammanslagna celler.
- Den nödvändiga informationen kommer att visas i ett speciellt fönster.
Det finns också en "Sök alla"-funktion för att söka efter alla sammanslagna celler.
Arbeta med innehållet i Excel-celler
Här kommer vi att titta på några funktioner som låter dig arbeta med inmatad text, funktioner eller siffror, hur du utför kopierings-, flytt- och reproduceringsoperationer. Låt oss titta på var och en av dem i ordning.
- Inmatning. Allt är enkelt här. Du måste välja önskad cell och bara börja skriva.
- Ta bort information. För att göra detta kan du använda både Delete-tangenten och Backsteg. Du kan också använda radergummiknappen i redigeringspanelen.
- Kopiera. Det är mycket bekvämt att utföra det med snabbtangenterna Ctrl + C och klistra in den kopierade informationen till önskad plats med Ctrl + V-kombinationen. På detta sätt kan snabb datamultiplikation utföras. Det kan användas inte bara i Excel, utan också i nästan alla program som kör Windows. Om en felaktig åtgärd utfördes (till exempel en felaktig textbit infogades) kan du rulla tillbaka genom att trycka på kombinationen Ctrl + Z.
- Skära ut. Det utförs med Ctrl + X-kombinationen, varefter du måste infoga data på rätt plats med samma snabbtangenter Ctrl + V. Skillnaden mellan klippning och kopiering är att med den senare lagras data i första platsen, medan det skurna fragmentet bara förblir på den plats där det fördes in.
- Formatering. Celler kan bytas både ute och inne. Tillgång till alla nödvändiga parametrar kan erhållas genom att högerklicka på önskad cell. En snabbmeny visas med alla inställningar.
Aritmetiska operationer
Excel är i första hand en funktionell kalkylator som låter dig utföra beräkningar på flera nivåer. Detta är särskilt användbart för bokföring. Detta program låter dig utföra alla tänkbara och otänkbara operationer med siffror. Därför måste du förstå hur de olika funktioner och tecken som kan skrivas till en cell fungerar.
Först och främst måste du förstå notationen som indikerar en viss aritmetisk operation:
- + – tillägg.
- – – subtraktion.
- * – multiplikation.
- / – division.
- ^ – exponentiering.
- % är en procentsats.
Börja ange en formel i en cell med likhetstecken. Till exempel,
= 7 + 6
Efter att du tryckt på "ENTER"-knappen beräknas data automatiskt och resultatet visas i cellen. Om det som ett resultat av beräkningen visar sig att det finns ett stort antal siffror efter decimaltecknet, kan du minska bitdjupet med en speciell knapp på fliken "Hem" i avsnittet "Nummer".
Använda formler i Excel
Om det är nödvändigt att upprätta en slutbalans, räcker det inte med enbart tillägg. Det består trots allt av en enorm mängd data. Av denna anledning har tekniker utvecklats som gör det möjligt att skapa en tabell med bara ett par klick.
För att göra det mer tydligt, låt oss skapa en så enkel tabell med data, där du måste beräkna flera värden på en gång.
För att få det slutliga resultatet, summera helt enkelt värdena för varje artikel under de första två veckorna. Detta är enkelt eftersom du också kan ange en liten mängd data manuellt. Men vad, också händer att ta emot beloppet? Vad behöver göras för att systematisera tillgänglig information?
Om du använder en formel i en cell kan du utföra även de mest komplexa beräkningarna, samt programmera ditt dokument att göra vad du vill.
Dessutom kan formeln väljas direkt från menyn, som anropas genom att trycka på fx-knappen. Vi har valt SUM-funktionen i dialogrutan. För att bekräfta åtgärden måste du trycka på "Enter"-knappen. Innan du faktiskt använder funktionerna rekommenderas att öva lite i sandlådan. Det vill säga skapa ett testdokument, där du kan arbeta fram olika formler lite och se hur de fungerar.
Fel vid inmatning av en formel i en cell
Som ett resultat av att ange en formel kan olika fel uppstå:
- ##### – Detta fel uppstår om ett värde under noll erhålls när ett datum eller en tid anges. Den kan också visas om det inte finns tillräckligt med utrymme i cellen för att rymma all data.
- #N/A – det här felet visas om det är omöjligt att fastställa data, liksom om ordningen för inmatning av funktionsargumenten bryts.
- #LÄNK! I det här fallet rapporterar Excel att en ogiltig kolumn- eller radadress har angetts.
- #TÖMMA! Ett fel visas om den aritmetiska funktionen byggdes felaktigt.
- #SIFFRA! Om antalet är för litet eller stort.
- #VÄRDE! Indikerar att en datatyp som inte stöds används. Detta kan hända om en cell som används för formeln innehåller text och den andra innehåller siffror. I det här fallet stämmer inte datatyperna med varandra och Excel börjar svära.
- #DIV/0! – omöjligheten att dividera med noll.
- #NAMN? – funktionsnamnet kan inte kännas igen. Det finns till exempel ett fel.
Snabbtangenter
Snabbtangenter gör livet enklare, speciellt om du måste upprepa samma typ av åtgärder ofta. De mest populära snabbtangenterna är följande:
- CTRL + pil på tangentbordet – välj alla celler som finns i motsvarande rad eller kolumn.
- CTRL + SHIFT + "+" – infoga tiden som står på klockan för tillfället.
- CTRL + ; – infoga aktuellt datum med automatisk filtreringsfunktion enligt Excel-regler.
- CTRL + A – markera alla celler.
Inställningar för cellutseende
Rätt vald celldesign gör att du kan göra den mer attraktiv och utbudet – lätt att läsa. Det finns flera alternativ för cellutseende som du kan anpassa.
Gränser
Utbudet av kalkylbladsfunktioner inkluderar även kantinställningar. För att göra detta klickar du på cellerna av intresse och öppnar fliken "Hem", där du klickar på pilen till höger om knappen "Borders". Därefter visas en meny där du kan ställa in nödvändiga kantegenskaper.
Gränser kan dras. För att göra detta måste du hitta objektet "Rita gränser", som finns i denna popup-meny.
Fyllnadsfärg
Först måste du välja de celler som behöver fyllas med en viss färg. Efter det, på fliken "Hem", hitta pilen till höger om objektet "Fyllfärg". En popup-meny visas med en lista med färger. Välj bara önskad nyans så fylls cellen automatiskt.
Life hack: om du håller muspekaren över olika färger kan du se hur cellen kommer att se ut efter att den har fyllts med en viss färg.
Cellstilar
Cellstilar är färdiga designalternativ som kan läggas till med ett par klick. Du hittar menyn på fliken "Hem" i avsnittet "cellstilar".