Arbeta med tabeller i Excel

Excel anses av många vara ett kalkylprogram. Därför kan frågan om hur man skapar och arbetar med tabeller tyckas konstigt vid första anblicken. Men få människor vet vad som är den största skillnaden mellan Excel och kalkylblad. Dessutom är denna komponent i Microsoft Office-paketet inte alltid interaktion med kalkylblad. Dessutom är huvuduppgiften för Excel att bearbeta information som kan presenteras i olika former. Även i tabellform.

Eller en situation kan uppstå när det är nödvändigt att välja ett separat intervall för tabellen och formatera det därefter. I allmänhet finns det ett stort antal möjligheter att använda tabeller, så låt oss titta på dem mer detaljerat.

Konceptet med smarta bord

Det är fortfarande skillnad på ett Excel-ark och ett smart kalkylblad. Den första är helt enkelt ett område som innehåller ett visst antal celler. Vissa av dem kan vara fyllda med viss information, medan andra är tomma. Men det finns ingen grundläggande skillnad mellan dem ur teknisk synvinkel.

Men ett Excel-kalkylblad är ett fundamentalt annorlunda koncept. Det är inte begränsat till en mängd data, det har sina egna egenskaper, ett namn, en viss struktur och ett stort antal fördelar.

Därför kan du välja ett separat namn för Excel-tabellen – "Smart Table" eller Smart Table.

Skapa ett smart bord

Anta att vi har skapat ett dataintervall med försäljningsinformation.

Det är ännu inte ett bord. För att förvandla ett intervall till det måste du välja det och hitta fliken "Infoga" och där hitta knappen "Tabell" i blocket med samma namn.

Ett litet fönster visas. I den kan du justera uppsättningen celler som du vill förvandla till en tabell. Dessutom måste du ange att den första raden innehåller kolumnrubrikerna. Du kan också använda kortkommandot Ctrl + T för att få fram samma dialogruta.

I princip behöver ingenting ändras i de flesta fall. Efter att åtgärden har bekräftats genom att trycka på "OK"-knappen kommer det tidigare valda intervallet omedelbart att bli en tabell.

Innan du direkt ställer in dess egenskaper måste du förstå hur själva programmet ser tabellen. Efter det kommer mycket att bli klart.

Förstå Excel-tabellstruktur

Alla tabeller har ett specifikt namn som visas på en speciell designflik. Det visas direkt efter val av valfri cell. Som standard har namnet formen "Tabell 1" eller "Tabell 2" respektive.

Om du behöver ha flera tabeller i ett dokument rekommenderas det att ge dem sådana namn så att du senare kan förstå vilken information som finns var. I framtiden kommer det då att bli mycket lättare att interagera med dem, både för dig och för personer som tittar på ditt dokument.

Dessutom kan namngivna tabeller användas i Power Query eller ett antal andra tillägg.

Låt oss kalla vårt bord för "Rapport". Namnet kan ses i ett fönster som kallas namnhanteraren. För att öppna den måste du gå längs följande väg: Formler – Definierade namn – Namnhanterare.

Det är också möjligt att manuellt ange formeln, där du även kan se tabellnamnet.

Men det roligaste är att Excel samtidigt kan se tabellen i flera sektioner: i sin helhet, såväl som i enskilda kolumner, rubriker, summor. Då kommer länkarna att se ut så här.

I allmänhet ges sådana konstruktioner endast för mer exakt orientering. Men det finns ingen anledning att memorera dem. De visas automatiskt i verktygstips som visas efter att du valt Tabell och hur hakparenteserna kommer att öppnas. För att infoga dem måste du först aktivera den engelska layouten.

Det önskade alternativet kan hittas med hjälp av Tab-tangenten. Glöm inte att stänga alla parenteser som finns i formeln. Rutor är inget undantag här. 

Om du vill summera innehållet i hela kolumnen med försäljning måste du skriva följande formel:

= SUMMA (D2: D8)

Efter det förvandlas det automatiskt till =SUMMA(Rapport[Försäljning]). Med enkla ord kommer länken att leda till en specifik kolumn. Bekvämt, håller med?

Således kommer alla diagram, formel, intervall, där en smart tabell kommer att användas för att ta data från den, att använda uppdaterad information automatiskt.

Låt oss nu prata mer i detalj om vilka tabeller som kan ha egenskaper.

Excel-tabeller: Egenskaper

Varje skapad tabell kan ha flera kolumnrubriker. Den första raden i intervallet fungerar sedan som datakälla.

Dessutom, om tabellstorleken är för stor, visas namnen på kolumnerna när du rullar nedåt istället för bokstäverna som anger motsvarande kolumner. Detta kommer att tycka om användaren, eftersom det inte kommer att vara nödvändigt att fixa områdena manuellt.

Den innehåller också ett autofilter. Men om du inte behöver det kan du alltid stänga av det i inställningarna.

Alla värden som skrivs omedelbart under den sista cellen i tabellkolumnen är också kopplade till den själva. Därför kan de hittas direkt i alla objekt som använder data från den första kolumnen i tabellen i sitt arbete.

Samtidigt formateras nya celler för utformningen av tabellen, och alla formler som är specifika för denna kolumn skrivs automatiskt in i dem. Med enkla ord, för att öka storleken på tabellen och utöka den, skriv bara in rätt data. Allt annat kommer att läggas till av programmet. Detsamma gäller för nya kolumner.

Om en formel skrivs in i minst en cell sprids den automatiskt till hela kolumnen. Det vill säga, du behöver inte fylla i cellerna manuellt, allt kommer att ske automatiskt, som visas i den här animerade skärmdumpen.

Alla dessa funktioner är bra. Men du kan anpassa bordet själv och utöka dess funktionalitet.

Tabelluppställning

Först måste du öppna fliken "Designer", där tabellparametrarna finns. Du kan anpassa dem genom att lägga till eller avmarkera specifika kryssrutor i gruppen "Tabellstilsalternativ".

Följande alternativ finns:

1. Lägg till eller ta bort en rubrikrad.
2. Lägg till eller ta bort en rad med totaler.
3. Gör linjer omväxlande.
4. Markera extrema kolumner i fet stil.
5. Aktiverar eller inaktiverar fyllningar med randiga linjer.
6. Inaktivera autofilter.

Du kan också ställa in ett annat format. Detta kan göras med hjälp av alternativen i gruppen Tabellstilar. Inledningsvis är formatet annorlunda än det ovan, men i så fall kan du alltid anpassa det utseende du vill ha.

Du kan också hitta gruppen "Verktyg", där du kan skapa en pivottabell, ta bort kopior och konvertera tabellen till ett standardintervall.

Men det mest underhållande inslaget är skapandet av skivor.

En skiva är en typ av filter som visas i ett separat grafiskt element. För att infoga den måste du klicka på knappen "Infoga Slicer" med samma namn och sedan välja de kolumner som du vill lämna.

Det är det, nu visas en panel som listar alla unika värden som finns i cellerna i denna kolumn.

För att filtrera tabellen måste du välja den kategori som är mest intressant för tillfället.

Flera kategorier kan väljas med hjälp av en skivare. För att göra detta måste du trycka på Ctrl-tangenten eller klicka på knappen i det övre högra hörnet till vänster om att ta bort filtret innan du startar valet.

För att ställa in parametrar direkt på bandet kan du använda fliken med samma namn. Med dess hjälp är det möjligt att redigera olika egenskaper för skivan: utseende, knappstorlek, kvantitet och så vidare.

Viktiga begränsningar för smarta bord

Trots att Excel-kalkylblad har många fördelar, måste användaren fortfarande stå ut med några nackdelar:

1. Vyerna fungerar inte. Med enkla ord, det finns inget sätt att komma ihåg vissa arkparametrar.
2. Du kan inte dela boken med någon annan.
3. Det går inte att infoga delsummor.
4. Du kan inte använda matrisformler.
5. Det finns inget sätt att slå samman celler. Men det rekommenderas inte att göra det.

Det finns dock mycket fler fördelar än nackdelar, så dessa nackdelar kommer inte att märkas särskilt mycket.

Exempel på smarta bord

Nu är det dags att prata om de situationer där smarta Excel-kalkylblad behövs och vilka åtgärder som kan vidtas som inte är möjliga med standardsortimentet.

Anta att vi har en tabell som visar kassakvitton från köp av T-shirts. Den första kolumnen innehåller namnen på medlemmarna i gruppen, och i de andra – hur många T-shirts som såldes och vilken storlek de är. Låt oss använda den här tabellen som ett exempel för att se vilka möjliga åtgärder som kan vidtas, vilket är omöjligt när det gäller ett vanligt intervall.

Sammanfattningsvis med Excel-funktionalitet

I skärmdumpen ovan kan du se vår tabell. Låt oss först sammanfatta alla storlekar av T-shirts individuellt. Om du använder ett dataintervall för att uppnå detta mål måste du ange alla formler manuellt. Om du skapar en tabell kommer denna betungande börda inte längre att existera. Det räcker att bara inkludera en artikel, och efter det kommer raden med totalsummor att genereras av sig själv.

Högerklicka sedan på valfri plats. En popup-meny visas med ett "Tabell"-objekt. Den har ett alternativ "total rad", som du måste aktivera. Det kan också läggas till via konstruktorn.

Vidare visas en rad med totaler längst ner i tabellen. Om du öppnar rullgardinsmenyn kan du se följande inställningar där:

1. Genomsnitt.
2. Belopp.
3. Maximal.
4. offset avvikelse.

Och mycket mer. För att komma åt funktioner som inte ingår i listan ovan måste du klicka på "Övriga funktioner". Här är det bekvämt att räckvidden bestäms automatiskt. Vi har valt funktionen SUMMA, för i vårt fall behöver vi veta hur många T-shirts som såldes totalt.

Automatisk infogning av formler

Excel är ett riktigt smart program. Användaren kanske inte ens vet att hon försöker förutsäga hans nästa handlingar. Vi har lagt till en kolumn i slutet av tabellen för att analysera försäljningsresultaten för var och en av köparna. Efter att ha infogat formeln i den första raden kopieras den omedelbart till alla andra celler, och sedan fylls hela kolumnen med de värden vi behöver. Bekväm?

sorteringsfunktion

Många människor använder snabbmenyn för att använda den eller den funktionen. Det finns nästan alla åtgärder som i de flesta fall behöver utföras. Om du använder smarta tabeller utökas funktionaliteten ännu mer.

Vi behöver till exempel kontrollera vem som redan har överfört förskottsbetalningen. För att göra detta måste du sortera data efter den första kolumnen. Låt oss formatera texten på ett sådant sätt att det är möjligt att förstå vem som redan har gjort en betalning, vem som inte har gjort det och vem som inte har tillhandahållit de nödvändiga dokumenten för detta. Den första kommer att markeras i grönt, den andra i rött och den tredje i blått. Och anta att vi står inför uppgiften att gruppera dem tillsammans. 

Dessutom kan Excel göra allt för dig. 

Först måste du klicka på rullgardinsmenyn nära rubriken i kolumnen "Namn" och klicka på objektet "Sortera efter färg" och välja den röda teckenfärgen.

Allt, nu presenteras informationen om vem som gjorde betalningen tydligt. 

Filtrering

Det är också möjligt att anpassa visningen och döljandet av viss tabellinformation. Om du till exempel bara vill visa de personer som inte har betalat, kan du filtrera data efter denna färg. Filtrering efter andra parametrar är också möjlig.

Slutsatser

Således kommer smarta kalkylblad i Excel att fungera som bra hjälpare för att lösa eventuella problem som du bara måste möta.