Innehåll
Excel-användare tvingas ofta presentera resultatet av sitt arbete i presentationer. För att göra detta måste du konvertera filen till ett mer bekvämt format, till exempel PDF. Dessutom låter omvandlingen av dokumentet dig skydda data från oönskade korrigeringar när de överförs till tredje part. Om tabellen innehåller formler som är involverade i beräkningar, gör konvertering till PDF-format det möjligt att skydda data från oavsiktliga ändringar eller från skada när dokumentet överförs till en annan dator. Låt oss ta en närmare titt på alla konverteringsmetoder.
Konvertera Excel-fil till PDF
I äldre versioner av Excel finns det inget sätt att spara filen i något annat format än xls. Jag var tvungen att leta efter speciella omvandlingsprogram eller använda internetresurser som kunde översätta ett dokumentformat till ett annat. Eftersom excel-2010, programmets funktionalitet kompletterades med en sådan nödvändig funktion som gör att du omedelbart kan konvertera en fil utan att lämna Excel.
- Först och främst måste du välja de celler som du vill konvertera. Gå till menyn "Arkiv". Innan du sparar måste du se till att tabellens kanter inte sträcker sig längre än till PDF-dokumentets ark.
1 - Därefter går vi vidare till sparprocessen. I menyn "Arkiv" som öppnas, genom att aktivera kategorin "Spara som ..." på höger sida, gå till alternativet "Bläddra".
2 - Efter det kommer ett fönster upp där du ska bestämma var filen finns och dess namn.
3 - Längst ner i fönstret hittar vi kategorin "Filtyp" och genom att klicka på raden med datormusens vänstra knapp tar vi fram en lista med alternativ där du kan välja dokumentformat. I vårt fall väljer du PDF-filtypen.
4 - Under raden "Filtyp" kommer det att finnas flera ytterligare parametrar som krävs för konverteringen. Standardoptimering är lämplig för utskrift och publicering på Internet, och minimistorleken gör att du kan optimera dokumentet för placering på sidorna på webbplatser. Efter att ha valt lämpligt optimeringsalternativ bör du sätta ett märke bredvid det. För att dokumentet som sparats på detta sätt ska kunna öppnas efter konvertering är det värt att markera motsvarande ruta.
5
För en tydlig och detaljerad justering av konverteringsprocessen rekommenderar experter att du uppmärksammar ytterligare parametrar där du kan göra alla klargörande punkter för en bättre visning av innehållet i tabellerna.
- I fönstret som visas kan du ange vilka sidor du vill konvertera. Välj ett dataintervall, till exempel valda kalkylblad, ett specifikt område eller en hel Excel-arbetsbok. Det finns också ytterligare fildata som inte kan skrivas ut som kan infogas i ett nytt dokument – dokumentstrukturtaggar och dess egenskaper. Som regel motsvarar de parametrar som redan är inställda i fönstret standardkraven, men vid behov kan de justeras. För att aktivera ändringarna, klicka på "OK".
6 - Vi slutför konverteringsprocessen genom att trycka på knappen "Spara".
7 - Konverteringsprocessen kan ta lite tid, beroende på storleken på tabellerna. Ett PDF-dokument visas i den angivna mappen. I enlighet med inställningarna, omedelbart efter konverteringen, öppnas dokumentet i en redigerare som kan läsa det.
8
Konvertera Excel-kalkylblad till PDF med hjälp av externa applikationer
Om användaren arbetar med Excel-kalkylblad versioner 1997-2003, sedan för att konvertera filen till PDF-format behöver använda verktyg från tredje part. Ett av de mest populära programmen är FoxPDF Excel to PDF Converter.
- Vi installerar applikationen. Du kan ladda ner installationsfilen på den officiella webbplatsen www.foxpdf.com.
- När du startar programmet visas ett arbetsfönster där du ska gå till menyn "Lägg till Excel-fil" för att välja önskad fil.
9 - Programmet låter dig konvertera flera filer samtidigt, vilket är en obestridlig fördel. När du har bestämt dig för filerna klickar du på "Öppna".
10 - De valda filerna kommer att visas i programfönstret. Varje fil måste ha en bock bredvid sig. Om kryssrutan inte är markerad förblir filen i samma format.
11 - Efter konverteringen kommer filerna att sparas i mappen som är vald som standard. För att välja en annan adress, gå till parametern Output Path längst ned på sidan. När du klickar på knappen med ellips visas en meny med adressen till den aktuella mappen. Vid behov kan lagringsplatsen ändras.
12 - När alla förberedande steg är slutförda, fortsätt till konverteringen genom att trycka på PDF-knappen till höger om raden Output Path.
13
Tillämpning av en onlinetjänst för att konvertera Excel-format till PDF
Trots enkelheten i FoxPDF Excel to PDF Converter-applikationen är denna programvara betald. Och om behovet av att konvertera Excel till PDF förekommer extremt sällan, kan du använda onlineresurserna som finns tillgängliga på Internet.
Dessa resurser låter dig konvertera tabeller till PDF gratis, men de kan ha en gräns för antalet transaktioner per dag. Vissa tjänster kan endast nås efter att du har registrerat dig och angett din giltiga e-postadress, till vilken det redan konverterade dokumentet kommer att skickas.
För att arbeta med vissa webbplatser måste du dessutom se till att filen uppfyller kraven. Betrakta principen för driften av en av dessa internetresurser på exemplet med SmallPDF:
- Gå till webbplatsen https://smalpdf.com/en. Välj kategorin "Excel till PDF".
14 - Här ska du, med hjälp av knappen "Välj fil", ange önskat dokument eller helt enkelt dra och släppa Excel-filen i det önskade fältet. Resursen låter dig konvertera flera dokument samtidigt.
15 - Därefter kommer den automatiska konverteringen. Efter att den är klar måste den färdiga filen sparas genom att aktivera knappen "Spara fil".
16 - Ett fönster visas där du ska ange adressen till mappen för att placera PDF-filer.
Slutsats
Var och en av dessa metoder för att konvertera Excel-kalkylblad till PDF-filer har både positiva och negativa sidor. Genom att spara dokumentet direkt i Excel-programmet kan du naturligtvis snabbt och bekvämt uppnå ditt mål. Men som nämnts ovan dök denna funktion endast upp i 2010 års version.
Du kan bara använda onlineresurser för att konvertera filer om du har en Internetanslutning, och detta är inte alltid tillgängligt. Specialapplikationer och program är också bekväma att använda. Samtidigt, glöm inte att sådana tjänster ibland kräver ett köp. Hur som helst, valet av hur man konverterar xls-filen till pdf förblir hos användaren.