Innehåll
Excel är en av de bästa dataanalysprogramvaran. Och nästan varje person i ett eller annat skede av livet var tvungen att hantera siffror och textdata och bearbeta dem under snäva deadlines. Om du fortfarande behöver göra detta kommer vi att beskriva tekniker som avsevärt kommer att förbättra ditt liv. Och för att göra det mer visuellt kommer vi att visa hur man implementerar dem med hjälp av animationer.
Dataanalys genom Excel-pivottabeller
Pivottabeller är ett av de enklaste sätten att automatisera informationsbehandling. Det låter dig stapla upp en enorm mängd data som absolut inte är strukturerad. Använder du det kan du nästan för alltid glömma vad ett filter och manuell sortering är. Och för att skapa dem, tryck bara på ett par knappar och ange några enkla parametrar, beroende på vilket sätt att presentera resultaten du behöver specifikt i en viss situation.
Det finns många sätt att automatisera dataanalys i Excel. Dessa är både inbyggda verktyg och tillägg som kan laddas ner på Internet. Det finns också ett tillägg "Analysis Toolkit", som utvecklats av Microsoft. Den har alla nödvändiga funktioner så att du kan få alla resultat du behöver i en Excel-fil.
Dataanalyspaketet som utvecklats av Microsoft kan bara användas på ett enda kalkylblad under en tidsenhet. Om den kommer att behandla information som finns på flera, kommer den resulterande informationen att visas uteslutande på en. I andra kommer intervall att visas utan några värden, där det bara finns format. För att analysera information på flera ark måste du använda det här verktyget separat. Detta är en mycket stor modul som stöder ett stort antal funktioner, i synnerhet låter den dig utföra följande typer av bearbetning:
- Dispersionsanalys.
- Korrelationsanalys.
- Kovarians.
- Beräkning av glidande medelvärde. En mycket populär metod inom statistik och handel.
- Få slumpmässiga siffror.
- Utför urvalsoperationer.
Detta tillägg är inte aktiverat som standard, men ingår i standardpaketet. För att använda den måste du aktivera den. För att göra detta, ta följande steg:
- Gå till menyn "Arkiv" och där hittar du knappen "Alternativ". Efter det, gå till "Tillägg". Om du installerade 2007-versionen av Excel, måste du klicka på knappen "Excel-alternativ", som finns i Office-menyn.
- Därefter visas en popup-meny med titeln "Management". Där hittar vi objektet "Excel-tillägg", klicka på det och sedan - på knappen "Kör". Om du använder en Apple-dator öppnar du bara fliken "Verktyg" i menyn och hittar sedan alternativet "Tillägg för Excel" i rullgardinsmenyn.
- I dialogrutan som dök upp efter det måste du markera rutan bredvid objektet "Analyspaket" och bekräfta sedan dina åtgärder genom att klicka på knappen "OK".
I vissa situationer kan det visa sig att det här tillägget inte kunde hittas. I det här fallet kommer det inte att finnas i listan över tillägg. För att göra detta, klicka på knappen "Bläddra". Du kan också få information om att paketet saknas helt från den här datorn. I det här fallet måste du installera det. För att göra detta, klicka på knappen "Ja".
Innan du kan aktivera analyspaketet måste du först aktivera VBA. För att göra detta måste du ladda ner det på samma sätt som själva tillägget.
Hur man arbetar med pivottabeller
Den initiala informationen kan vara vad som helst. Det kan vara information om försäljning, leverans, leveranser av produkter och så vidare. Oavsett detta kommer sekvensen av steg alltid att vara densamma:
- Öppna filen som innehåller tabellen.
- Välj intervallet av celler som vi ska analysera med hjälp av pivottabellen.
- Öppna fliken "Infoga" och där måste du hitta gruppen "Tabell", där det finns en "Pivottabell" -knapp. Om du använder en dator under Mac OS-operativsystemet måste du öppna fliken "Data", och den här knappen kommer att finnas på fliken "Analys".
- Detta öppnar en dialogruta med titeln "Skapa pivottabell".
- Ställ sedan in datavisningen så att den matchar det valda området.
Vi har öppnat en tabell där informationen inte är strukturerad på något sätt. För att göra detta kan du använda inställningarna för fälten i pivottabellen på höger sida av skärmen. Låt oss till exempel skicka "Beställningar" i fältet "Värden" och information om säljare och försäljningsdatum - i raderna i tabellen. Baserat på uppgifterna i denna tabell fastställdes beloppen automatiskt. Vid behov kan du öppna information för varje år, kvartal eller månad. Detta gör att du kan få den detaljerade information som du behöver vid ett visst tillfälle.
Uppsättningen av tillgängliga parametrar kommer att skilja sig från hur många kolumner det finns. Till exempel är det totala antalet kolumner 5. Och vi behöver bara placera och välja dem på rätt sätt och visa summan. I det här fallet utför vi de åtgärder som visas i den här animationen.
Du kan ange pivottabellen genom att till exempel ange ett land. För att göra detta inkluderar vi objektet "Land".
Du kan också se information om säljare. För att göra detta ersätter vi kolumnen "Land" med "Säljare". Resultatet blir följande.
Dataanalys med 3D-kartor
Denna georefererade visualiseringsmetod gör det möjligt att leta efter mönster knutna till regioner, samt analysera denna typ av information.
Fördelen med denna metod är att det inte finns något behov av att separat registrera koordinaterna. Du behöver bara skriva den geografiska platsen korrekt i tabellen.
Hur man arbetar med 3D-kartor i Excel
Sekvensen av åtgärder som du behöver följa för att arbeta med 3D-kartor är följande:
- Öppna en fil som innehåller dataintervallet av intresse. Till exempel en tabell där det finns kolumnen "Land" eller "Stad".
- Informationen som kommer att visas på kartan måste först formateras som en tabell. För att göra detta måste du hitta motsvarande objekt på fliken "Hem".
- Välj de celler som ska analyseras.
- Efter det, gå till fliken "Infoga", och där hittar vi knappen "3D-karta".
Då visas vår karta, där städerna i tabellen är representerade som prickar. Men vi behöver egentligen inte bara närvaron av information om bosättningar på kartan. Det är mycket viktigare för oss att se den information som är knuten till dem. Till exempel de belopp som kan visas som höjden på kolumnen. När vi har utfört de åtgärder som anges i den här animationen, när du håller muspekaren över motsvarande kolumn, kommer data som är kopplade till den att visas.
Du kan också använda ett cirkeldiagram, som är mycket mer informativt i vissa fall. Cirkelns storlek beror på vad den totala mängden är.
Prognosblad i Excel
Ofta är affärsprocesser beroende av säsongsbetonade egenskaper. Och sådana faktorer måste beaktas på planeringsstadiet. Det finns ett speciellt Excel-verktyg för detta, som du kommer att gilla med sin höga noggrannhet. Det är betydligt mer funktionellt än alla metoder som beskrivs ovan, hur utmärkta de än är. På samma sätt är användningsområdet mycket brett – kommersiella, finansiella, marknadsförings- och till och med statliga strukturer.
Viktigt: för att beräkna prognosen behöver du få information för föregående tid. Kvaliteten på prognoserna beror på hur långvarig data är. Det rekommenderas att ha data som är uppdelad i regelbundna intervall (till exempel kvartalsvis eller månadsvis).
Hur man arbetar med prognosbladet
För att arbeta med ett prognosblad måste du göra följande:
- Öppna filen, som innehåller en stor mängd information om de indikatorer som vi behöver analysera. Till exempel under det senaste året (även om ju fler desto bättre).
- Markera två rader med information.
- Gå till menyn "Data" och klicka där på knappen "Prognosblad".
- Därefter öppnas en dialogruta där du kan välja vilken typ av visuell representation av prognosen: en graf eller ett histogram. Välj den som passar din situation.
- Ställ in datumet när prognosen ska sluta.
I exemplet nedan ger vi information för tre år – 2011-2013. I det här fallet rekommenderas det att ange tidsintervall och inte specifika siffror. Det vill säga, det är bättre att skriva mars 2013, och inte ett specifikt antal som den 7 mars 2013. För att få en prognos för 2014 baserad på dessa data är det nödvändigt att få data ordnade i rader med datum och indikatorer som var i det ögonblicket. Markera dessa linjer.
Gå sedan till fliken "Data" och leta efter gruppen "Prognos". Efter det, gå till menyn "Prognosblad". Efter det kommer ett fönster upp där vi återigen väljer metoden för att presentera prognosen och sedan ställer in det datum då prognosen ska vara klar. Därefter klickar du på "Skapa", varefter vi får tre prognosalternativ (visas med en orange linje).
Snabb analys i Excel
Den tidigare metoden är riktigt bra eftersom den låter dig göra riktiga förutsägelser baserat på statistiska indikatorer. Men den här metoden låter dig faktiskt genomföra en fullfjädrad affärsintelligens. Det är väldigt coolt att den här funktionen skapas så ergonomiskt som möjligt, eftersom för att uppnå önskat resultat måste du utföra bokstavligen några åtgärder. Inga manuella beräkningar, ingen nedskrivning av några formler. Välj helt enkelt intervallet som ska analyseras och ställ in slutmålet.
Det är möjligt att skapa en mängd olika diagram och mikrofotografier direkt i cellen.
Hur man arbetar
Så för att fungera måste vi öppna en fil som innehåller datamängden som behöver analyseras och välja lämpligt intervall. När vi har valt det kommer vi automatiskt att ha en knapp som gör det möjligt att göra en sammanfattning eller utföra en uppsättning andra åtgärder. Det kallas snabb analys. Vi kan också definiera de belopp som automatiskt kommer att anges längst ner. Du kan se tydligare hur det fungerar i den här animationen.
Snabbanalysfunktionen låter dig också formatera de resulterande data på olika sätt. Och du kan bestämma vilka värden som finns mer eller mindre direkt i cellerna i histogrammet som visas efter att vi har konfigurerat det här verktyget.
Dessutom kan användaren sätta en mängd olika markörer som indikerar större och mindre värden i förhållande till de i provet. Således kommer de största värdena att visas i grönt och de minsta i rött.
Jag vill verkligen tro att dessa tekniker kommer att tillåta dig att avsevärt öka effektiviteten i ditt arbete med kalkylblad och uppnå allt du vill så snabbt som möjligt. Som du kan se ger detta kalkylprogram mycket breda möjligheter även i standardfunktioner. Och vad kan vi säga om tillägg, som är väldigt många på Internet. Det är bara viktigt att notera att alla tillägg måste kontrolleras noggrant för virus, eftersom moduler skrivna av andra personer kan innehålla skadlig kod. Om tilläggen är utvecklade av Microsoft kan de användas säkert.
Analyspaketet från Microsoft är ett mycket funktionellt tillägg som gör användaren till en riktig proffs. Det låter dig utföra nästan vilken bearbetning av kvantitativ data som helst, men det är ganska komplicerat för en nybörjare. Microsofts officiella hjälpwebbplats har detaljerade instruktioner om hur du använder olika typer av analyser med detta paket.