Autokorrigering i Excel. Hur man aktiverar, inaktiverar och konfigurerar

När de använder ett kalkylblad gör många användare, som arbetar med enorma mängder information, olika fel i beräkningar eller gör stavfel. Dessutom vet vissa personer inte hur man korrekt lägger till specialtecken och använder istället andra tecken som inte är relaterade till arbetet. Programmet har en speciell funktion som kallas "AutoCorrect", som låter dig automatiskt korrigera felaktig datainmatning.

Vad är "AutoCorrect"

Excel-kalkylbladsprocessorn lagrar i sitt eget minne en mängd olika fel som görs av användare när de arbetar med tabellinformation. Om användaren gör något misstag kommer programmet automatiskt att korrigera det till rätt värden. Allt detta uppnås tack vare AutoCorrect-verktyget. Funktionen för automatiskt ersättning korrigerar följande typer av fel:

• fel gjorda på grund av det medföljande Caps Lock;
• börja skriva in en ny mening med en liten bokstav;
• två versaler i rad i ett ord;
• andra vanliga misstag och stavfel som görs av användare.

Placeringsplatser

Observera att automatiskt ersätt och verktyget Sök och ersätt är två helt olika alternativ. I det första verktyget analyserar kalkylarket självständigt den inskrivna texten och implementerar ersättningen, och i det andra utförs alla manipulationer av användaren som arbetar i kalkylarket.

Hela listan över ersatta fraser finns i Excel-inställningarna. Följ dessa enkla steg för att se denna värdetabell:

1. Vi klickar på den stora knappen i den övre vänstra delen av gränssnittet och klickar sedan på elementet "Inställningar".

2. I fönstret som visas klickar du på raden "Stavning" och går till inställningsmenyn för automatisk ersättning.

3. I det nya fönstret som visas på skärmen kan du se funktionsparametrarna. Det finns också en tabell med exempel på hur du byter ut tecken eller ord.

Observera att platsen för denna funktion är identisk i alla versioner, endast i vissa fall börjar åtkomst till parametrarna med att klicka på "Arkiv" -elementet.

Innehållsökning

Låt oss titta närmare på hur man söker efter innehåll i ett dokument. Genomgång:

1. Gå till avsnittet "Redigera" och klicka sedan på knappen "Sök". Du kan komma till detta fönster genom att trycka på tangentkombinationen "Ctrl + F".

2. På raden "Sök" måste du ange värdet som du vill hitta i dokumentet. När du har angett data klickar du på "Sök nästa". I fönstret finns det olika ytterligare sökfilter i avsnittet "Alternativ".

Det bör förstås att om du klickar på knappen "Sök nästa" kommer programmet att visa den närmast inmatade frasen och visa den i dokumentet. Genom att använda funktionen "Hitta alla" kan du visa alla sökvärden som finns i dokumentet.

Provbyte

Det händer ofta att användaren inte bara behöver hitta en fras i dokumentet utan också ersätta den med andra data. Steg för steg guide för att utföra denna funktion:

1. Gå till sökrutan enligt beskrivningen ovan.

2. Nu går vi till avsnittet som heter "Ersätt".
3. Det finns en ny rad "Ersätt med". På raden "Sök" kör vi in ​​frasen för sökningen, och i raden "Ersätt med" kör vi in ​​värdet som vi vill ersätta det hittade fragmentet med. Genom att flytta till avsnittet "Alternativ" kan du använda en mängd olika sökfilter för att påskynda arbetet med information.

Aktivera och inaktivera autokorrigering

Som standard är den automatiska ersättningsfunktionen i kalkylarket aktiverad. Det finns fall då det behöver stängas av så att programmet inte uppfattar vissa tecken som felaktiga vid inmatning av information. Steg-för-steg-guide för att inaktivera automatisk ersättning:

1. Gå till avsnittet "Arkiv".

2. I den vänstra listan med element, välj "Inställningar".

3. I alternativfönstret som visas väljer du avsnittet "Stavning". Klicka sedan på Autokorrigeringsalternativ.

4. Ett nytt fönster med parameterinställningar visas. Här måste du avmarkera rutan bredvid inskriptionen "Ersätt när du skriver" och klicka sedan på "OK".

5. Kalkylarket tar användaren till föregående fönster, där du måste klicka på "OK" igen.

Observera! För att återaktivera funktionen måste du returnera bocken bredvid inskriptionen "Ersätt medan du skriver" och klicka på "OK".

Datum autokorrigering och möjliga problem

Det finns tillfällen då användaren kör in numerisk information med prickar, och kalkylbladsprocessorn ändrar den till ett datum oberoende av varandra. För att spara den ursprungliga informationen i cellen utan några ändringar måste du utföra följande enkla steg:

1. Vi gör ett urval av ett antal celler där vi planerar att ange numerisk information med prickar. Gå till avsnittet "Hem" och flytta sedan till fliken "Nummer". Klicka på den aktuella cellformatvarianten.

2. En liten lista med olika format har avslöjats. Klicka på "Text".

3. Efter manipulationerna kan du mata in data i cellerna med hjälp av prickar.

Det är viktigt att förstå att numerisk information i celler med textformat inte kommer att bearbetas av programmet som siffror.

Autokorrigering med matematiska symboler

Låt oss nu titta på hur processen för automatisk ersättning med matematiska symboler utförs. Först måste du gå till fönstret "AutoCorrect" och sedan till avsnittet "AutoCorrect with Mathematical Symbols". Denna funktion är praktisk och användbar eftersom många matematiska symboler inte finns på tangentbordet. Till exempel, för att visa en bild av en vinkel i en cell, behöver du bara ange kommandot vinkel.

Den befintliga matematiska listan kan kompletteras med egna värden. För att göra detta, skriv in ditt kommando i det första fältet och tecknet som kommer att visas när du skriver detta kommando i det andra fältet. Klicka slutligen på knappen "Lägg till" och sedan på "OK".

Redigera autokorrigeringsordlistan

Huvuduppgiften för automatisk ersättning är att korrigera stavfel och fel i den information som användaren anger. En speciell ordbok är integrerad i kalkylbladsprocessorn, som innehåller listor med ord och symboler för automatisk ersättning. Du kan lägga till dina egna unika värden till denna ordbok, vilket avsevärt kommer att förenkla arbetet med kalkylarksprocessorn. Genomgång:

1. Vi flyttar till fönstret med parametrarna för automatisk ersättning, med den teknik som beskrivs ovan.
2. I raden "Ersätt" måste du ange ett tecken eller ord, som kalkylarksprocessorn i framtiden kommer att ta som ett fel. På raden "På" måste du ange värdet som kommer att användas som ersättning för det misstag som gjordes. När du har angett all nödvändig information klickar du på "Lägg till".

3. På samma sätt kan du lägga till dina egna värden från ordboken, så att du senare inte slösar tid på att korrigera dem.

För att ta bort onödiga värden från listan över automatiska ersättningar behöver du bara välja en onödig kombination och sedan klicka på "Ta bort". Genom att välja ett värde kan du inte bara ta bort det, utan också redigera det.

Ställa in huvudalternativen för autokorrigering

Huvudegenskaperna inkluderar alla parametrar som finns i avsnittet "AutoCorrect". Som standard innehåller kalkylarket de typer av korrigeringar som visas i bilden:

För att stänga av valfri parameter behöver du bara avmarkera rutan bredvid den och sedan, för att spara ändringarna, klicka på "OK".

Arbetar med undantag

Kalkylarket har en speciell undantagsordbok som låter dig se till att automatisk ersättning inte tillämpas på värdena som ingår i denna ordbok. Steg-för-steg-guide för att arbeta med ordboken:

1. I rutan "AutoCorrect" klickar du på "Undantag".

2. Det finns två avsnitt här. Det första avsnittet är "Det första brevet". Det här avsnittet beskriver alla värden efter vilka "perioden" inte uppfattas av programmet som slutet på en mening. Med andra ord, efter att ha angett en punkt börjar nästa ord med en liten bokstav. För att lägga till dina egna värden måste du ange ett nytt ord på den översta raden och sedan klicka på "Lägg till". Om du väljer någon indikator från listan kan du antingen justera den eller ta bort den.

3. Det andra avsnittet är "Två versaler". Här, liksom på föregående flik, kan du lägga till dina egna värden, samt redigera och ta bort dem.

Excel-versionsskillnad

Alla guider ovan är för användning med 2007, 2010, 2013 och 2019 kalkylbladsprocessorer. I 2003 års redaktör görs proceduren för att ställa in automatisk ersättning på ett annat sätt, och nyckelelementen finns på helt olika platser. Genomgång:

1. Klicka på avsnittet "Service".
2. Klicka på elementet "Inställningar".

3. Flyttar till fliken Stavning.

4. Det finns tre alternativ för att ställa in automatisk ersättning.

5. För att göra ändringar i automatiskt ersättning, klicka på elementet "AutoCorrect Options".

6. Ett välbekant fönster visas. Det finns ingen inställning av matematiska symboler, eftersom absolut alla parametrar finns på ett ställe. Vi gör alla nödvändiga transformationer och klickar på knappen "OK".

Videoinstruktion

Om alla instruktionerna ovan inte räcker kan du titta på följande video:

Den berättar om alla ytterligare nyanser till manualen. Efter att ha sett videon kommer du att lära dig mycket ytterligare information som gör att du kan lösa alla problem när du arbetar med automatisk ersättning i ett kalkylblad.

Slutsats

Den automatiska ersättningsfunktionen låter dig avsevärt påskynda processen att arbeta med tabellinformation. Verktyget är mest effektivt när man arbetar med en enorm mängd information. Det är mycket viktigt att kunna använda och konfigurera denna användbara funktion på rätt sätt.