När vi sätter oss ner för att skriva något om affärer vill vi alltid ha något.
Vi vill till exempel sälja en produkt — och vi skriver ett kommersiellt erbjudande. Vi vill få ett jobb — och vi skriver ett brev till en potentiell arbetsgivare och bifogar ett CV till brevet. Vi vill att det läckande taket ska åtgärdas — och vi skriver ett yttrande till Bostadskontoret.
Med andra ord, vi försöker övertyga adressaten att göra något - det vill säga vi tar på oss ett övertygande brev. Samtidigt vill adressaten — köparen, arbetsgivaren och bostadskontoret — inte nödvändigtvis övertygas. Oftare än inte är han inte sugen på att köpa av oss, anlita oss eller fixa vårt tak. Hur uppnår du ditt?
Kommer du ihåg den ryska sagan "Grodprinsessan"? I den ger sig Ivan Tsarevich, som dåraktigt bränner sin frus grodskinn, iväg för att rädda henne (hans fru, inte huden) ur Koshcheis klor. På vägen möter Ivan en björn, en hare och en anka. Av hunger och brist på miljöutbildning strävar Ivan Tsarevich efter att skjuta dem alla. Och som svar hör han den berömda frasen: "Döda mig inte, Ivan Tsarevich, jag kommer fortfarande att komma till nytta för dig." Den här frasen är ditt brev i miniatyr. Den har ett mål - "döda inte", och argument - "Jag kommer att vara användbar för dig." Och var uppmärksam. Vart och ett av djuren har troligen tusen anledningar till varför de inte bör ätas: de har en familj, barn och i allmänhet vill de leva ... Men djuren berättar inte för Ivan om detta - eftersom det är av lite intresse för honom . De säger att de kommer att vara användbara för honom. Det vill säga, de övertygar enligt schemat "Gör det på mitt sätt och du kommer att få det och det."
Och hur övertygar vi till exempel våra kunder?
Låt oss säga att vårt företag säljer programvara för dokumenthantering. Dessa program låter dig konvertera en kunds pappersarkiv till elektronisk form och arbeta med det på en dator utan problem. Saken är verkligen användbar - men kunderna letar ännu inte igenom marknaden i jakt på sådana program. Vi måste erbjuda dem dessa program. Vi sätter oss ner och skriver ut något så här:
Vi erbjuder dig mjukvaruprodukter för elektronisk dokumenthantering. Dessa produkter låter dig skanna dokument, ladda upp dem till en elektronisk databas, indexera och söka efter nyckelord, lagra en historik över dokumentändringar och vid behov skriva ut papperskopior...
Ser kunderna att allt detta är användbart för dem? Om de hade gjort det skulle de redan leta efter sådana program. Men om de inte ser det, hur kan de övertygas? Föreställ dig hur många dokument som skapas och skickas över hela företaget idag. Hur många mappar, mappar, ställ, skåp, rum! Hur många kurirer, lagerhållare, arkivarier! Hur mycket pappersdamm! Vad mycket krångel att hitta ett papper för ett år sedan! Vilken huvudvärk om detta papper plötsligt går förlorat! Det är där vi kan «nyttigt», det är det som är värt att skriva om.
Vi erbjuder dig mjukvaruprodukter för elektronisk dokumenthantering. Dessa produkter gör det möjligt för företaget att bli av med den eviga huvudvärken som är förknippad med pappersarbetsflödet. Du behöver inte längre dra och släppa skrymmande dokumentmappar, avsätta utrymme för att lagra dem, oroa dig för dina pappersberg före varje brandinspektion. Du behöver inte spendera timmar eller ens dagar på att leta efter rätt brev eller memo...
Börja med ett problem eller en möjlighet
Vad mer kan man göra, hur ska man annars trolla med de omhuldade orden? Låt oss ta en närmare titt på vår formel för «Gör det på mitt sätt så får du det och det där». Formeln är farlig! Vi säger: "Gör det på mitt sätt", och läsaren svarar "Jag vill inte!", vänder sig om och går. Vi skriver "Vi erbjuder dig mjukvaruprodukter", och han tänker "jag behöver det inte", och kastar brevet. Alla våra argument räddar oss inte – de når helt enkelt inte fram. Hur man är? Vänd formeln! "Vill du ha det och det? Gör det på mitt sätt så får du det!»
Hur skulle detta kunna anpassas till vår försäljning av mjukvaruprodukter? Pappersarbetsflöde är huvudvärken för det moderna företaget. Skrymmande pärmar med dokument, rader av hyllor, ett separat rum för arkivet. Konstant pappersdamm, eviga anspråk från brandinspektörer, kontroller... Att hitta ett dokument är ett problem, och att förlora ett dokument är dubbelt ett problem, eftersom det inte kan återställas. Du kan bli av med denna huvudvärk — byt bara till elektronisk dokumenthantering. Hela arkivet kommer att placeras på en diskarray. Alla dokument kan hittas på några sekunder. Automatisk säkerhetskopiering skyddar dig från att förlora dokument... Nu ser köparen omedelbart vad som oroar honom i brevet och kommer att läsa vidare med intresse. Så lektionen av ryska sagor hjälper oss att sälja varorna.
Denna teknik är dock lämplig för alla övertygande brev. Ta till exempel ett personligt brev – det med vilket vi skickar ett CV till en potentiell arbetsgivare. Och du kan börja det så här:
Den lediga tjänsten för en bankproduktchef för ryska företag väckte omedelbart min uppmärksamhet! Jag arbetar för närvarande på ett tillverkande företag där jag ansvarar för ekonomi och utveckling. Men i mer än 4 år arbetade jag i en ledande position inom banksektorn ...
Men är det säkert att adressaten kommer att vara intresserad? Kan det ses härifrån att "vi fortfarande kommer att vara användbara för honom"? Det är bättre att visa tydligare i början av brevet hur arbetsgivaren kommer att gynnas:
Jag föreslår CJSC SuperInvest min kandidatur för positionen som chef för bankprodukter för ryska företag. Jag är redo att erbjuda företaget min erfarenhet inom banksektorn, kunskap om ryska företags finansiella behov och en omfattande kundbas. Jag är säker på att detta kommer att tillåta mig att säkerställa en stadig tillväxt i företagsförsäljningen även i kristider för CJSC SuperInvest...
Och här visar det sig både mer övertygande och mer attraktivt. Och här principen ”Vill du ha det och det? Gör det på mitt sätt så får du det!» Arbetar. Det återstår bara att använda den!