Hur skapar man ett Gantt-diagram i Excel?

Innehåll

Vad är ett Gantt-diagram?
Hur man skapar ett Gantt-diagram i Excel 2010, 2007 och 2013
Gantt-diagrammall i Excel

Om du blir ombedd att nämna de tre viktigaste komponenterna i Microsoft Excel, vilka skulle du nämna? Mest sannolikt ark där data skrivs in, formler som används för att utföra beräkningar och diagram med vilka data av en annan karaktär kan representeras grafiskt.

Jag är säker på att varje Excel-användare vet vad ett diagram är och hur man skapar det. Men det finns en typ av diagram som är höljt i dunkel för många – Gantt-schema. Den här snabbguiden kommer att förklara huvudfunktionerna i ett Gantt-diagram, berätta hur du gör ett enkelt Gantt-diagram i Excel, berätta var du kan ladda ner avancerade Gantt-diagrammallar och hur du använder onlinetjänsten Projektledning för att skapa Gantt-diagram.

Vad är ett Gantt-diagram?

Gantt-schema uppkallad efter Henry Gantt, en amerikansk ingenjör och managementkonsult som kom med diagrammet 1910. Gantt-diagrammet i Excel representerar projekt eller uppgifter som en kaskad av horisontella stapeldiagram. Gantt-diagrammet visar projektets nedbrutna struktur (start- och slutdatum, olika relationer mellan uppgifter inom projektet) och hjälper på så sätt att styra utförandet av uppgifter i tid och enligt avsedda riktmärken.

Hur man skapar ett Gantt-diagram i Excel 2010, 2007 och 2013

Tyvärr erbjuder Microsoft Excel ingen inbyggd Gantt-diagrammall. Du kan dock snabbt skapa en själv med hjälp av stapeldiagramfunktionen och lite formatering.

Följ dessa steg noggrant och det tar inte mer än 3 minuter att skapa ett enkelt Gantt-diagram. I våra exempel skapar vi ett Gantt-diagram i Excel 2010, men samma sak kan göras i Excel 2007 och 2013.

Steg 1. Skapa en projekttabell

Först och främst kommer vi att lägga in projektdata i ett Excel-ark. Skriv varje uppgift på en separat rad och bygg en projektuppdelningsplan genom att specificera startdatum (Start datum), examen (slutdatum) och varaktighet (Varaktighet), det vill säga antalet dagar det tar att slutföra uppgiften.

Dricks: Endast kolumnerna behövs för att skapa ett Gantt-diagram Startdatum и Duration. Men om du också skapar en kolumn Slutdatum, sedan kan du beräkna varaktigheten av uppgiften med hjälp av en enkel formel, som visas i figuren nedan:

Steg 2. Bygg ett vanligt Excel-stapeldiagram baserat på kolumndatabasen "Startdatum".

Börja bygga ett Gantt-diagram i Excel genom att skapa ett enkelt staplade stapeldiagram:

Markera ett intervall Startdatum tillsammans med kolumnrubriken, i vårt exempel är det det B1:B11. Det är nödvändigt att bara välja celler med data, och inte hela kolumnen på arket.
På fliken Avancerat Insert (Infoga) under Diagram, klicka Infoga stapeldiagram (Bar).
I menyn som öppnas, i gruppen uteslutas (2-D Bar) klicka Regerade staplade (Stackad Bar).

Som ett resultat bör följande diagram visas på arket:

Notera: Några av de andra instruktionerna för att skapa Gantt-diagram föreslår att du först skapar ett tomt stapeldiagram och sedan fyller det med data, som vi kommer att göra i nästa steg. Men jag tror att metoden som visas är bättre eftersom Microsoft Excel automatiskt lägger till en rad med data och på så sätt sparar vi lite tid.

Steg 3: Lägg till varaktighetsdata till diagrammet

Därefter måste vi lägga till ytterligare en dataserie till vårt framtida Gantt-diagram.

Högerklicka var som helst i diagrammet och klicka i snabbmenyn Välj data (Välj Data). En dialogruta öppnas Välja en datakälla (Välj Datakälla). Som du kan se i figuren nedan, kolumndata Start datum redan lagts till i fältet Förklaringsobjekt (rader) (Legend Entries (Serie). Nu måste du lägga till kolumndata här Duration.
tryck Lägg till (Lägg till) för att välja ytterligare data (Duration) som ska visas på Gantt-diagrammet.
I det öppnade fönstret Radbyte (Redigera serie) gör så här:
- I Radens namn (Serienamn) ange "Duration" eller något annat namn du önskar. Eller så kan du placera markören i det här fältet och sedan klicka på titeln på motsvarande kolumn i tabellen – titeln som klickas på kommer att läggas till som serienamn för Gantt-diagrammet.
- Klicka på ikonen för urval av intervall bredvid fältet Värdena (Serievärden).
Dialogfönster Radbyte (Redigera serie) kommer att minska. Markera data i en kolumn Durationgenom att klicka på den första cellen (i vårt fall är det D2) och dra ner till den sista datacellen (D3100). Se till att du inte av misstag väljer en rubrik eller någon tom cell.
Tryck på ikonen för intervallval igen. Dialogfönster Radbyte (Redigera serie) kommer att utökas igen och fälten visas Radens namn (Serienamn) и Värdena (Serievärden). Klicka på OK.
Vi går tillbaka till fönstret igen Välja en datakälla (Välj Datakälla). Nu på fältet Förklaringsobjekt (rader) (Legend Entries (Series) vi ser en serie Start datum och ett nummer Duration. Klicka bara OK, och data kommer att läggas till i diagrammet.

Diagrammet ska se ut ungefär så här:

Steg 4: Lägg till uppgiftsbeskrivningar till Gantt-diagrammet

Nu måste du visa en lista med uppgifter på vänster sida av diagrammet istället för siffror.

Högerklicka var som helst i plottningsområdet (området med blå och orange ränder) och i menyn som visas klickar du på Välj data (Välj Data) för att visa dialogrutan igen Välja en datakälla (Välj Datakälla).
Välj i det vänstra området i dialogrutan Start datum Och klicka på byta (Redigera) i det högra området i fönstret med titeln Horisontella axeletiketter (kategorier) (Horisontella (kategori) axeletiketter).
En liten dialogruta öppnas Axelmärken (Axeletiketter). Nu måste du välja uppgifter på samma sätt som i föregående steg valde vi data om uppgifternas varaktighet (kolumnen Varaktighet) – klicka på ikonen för urval av intervall, klicka sedan på den första uppgiften i tabellen och dra markeringen med musen ner till sista uppgiften. Kom ihåg att kolumnrubriken inte ska markeras. När du har gjort det klickar du på ikonen för intervallval igen för att få fram dialogrutan.
Dubbelklicka OKför att stänga alla dialogrutor.
Ta bort diagramförklaringen – högerklicka på den och klicka i snabbmenyn AVLÄGSNA (Radera).

Vid det här laget bör Gantt-diagrammet ha uppgiftsbeskrivningar på vänster sida och se ut ungefär så här:

Steg 5: Konvertera ett stapeldiagram till ett Gantt-diagram

I det här skedet är vårt diagram fortfarande ett staplat stapeldiagram. För att få det att se ut som ett Gantt-diagram måste du formatera det korrekt. Vår uppgift är att ta bort de blå linjerna så att endast de orangea delarna av graferna, som representerar projektets uppgifter, förblir synliga. Tekniskt sett tar vi inte bort de blå linjerna, vi kommer bara att göra dem genomskinliga och därför osynliga.

Klicka på en blå linje på Gantt-diagrammet så kommer alla att väljas. Högerklicka på markeringen och klicka i snabbmenyn Dataserieformat (Formatera dataserie).
Gör följande i dialogrutan som visas:
- I avsnitt Fyll (Fyll) välj Ingen fyllning (Ingen fyllning).
- I avsnitt Border (Kantfärg) välj inga linjer (Ingen linje).

Notera: Stäng inte den här dialogrutan, du kommer att behöva den igen i nästa steg.

Uppgifterna på Gantt-diagrammet som vi byggde i Excel är i omvänd ordning. Vi fixar det om en stund. Klicka på listan med uppgifter till vänster i Gantt-diagrammet för att markera kategoriaxeln. En dialogruta öppnas Axelformat (Formatera axel). I kapitel Axelparametrar (Axelalternativ) markera rutan Omvänd ordning av kategorier (Kategorier i omvänd ordning), stäng sedan fönstret för att spara dina ändringar. Som ett resultat av ändringarna vi just gjorde:
- Uppgifterna på Gantt-diagrammet är i rätt ordning.
- Datumen på den horisontella axeln har flyttats från botten till toppen av diagrammet.

Diagrammet blir likt ett vanligt Gantt-diagram, eller hur? Till exempel, mitt Gantt-diagram ser nu ut så här:

Steg 6. Anpassa Gantt-diagramdesignen i Excel

Gantt-diagrammet håller redan på att ta form, men du kan lägga till några ytterligare finesser för att göra det riktigt snyggt.

1. Ta bort det tomma utrymmet på vänster sida av Gantt-diagrammet

När vi byggde ett Gantt-diagram infogade vi blå staplar i början av diagrammet för att visa startdatumet. Nu kan tomrummet som finns kvar på deras plats tas bort och uppgiftsremsorna kan flyttas till vänster, närmare den vertikala axeln.

Högerklicka på det första kolumnvärdet Start datum i tabellen med källdata, välj i snabbmenyn Cellformat > Antal > Allmänt (Formatera celler > Nummer > Allmänt). Memorera numret du ser i fältet Prov (Sample) är den numeriska representationen av datumet. I mitt fall detta nummer 41730. Som du vet lagrar Excel datum som siffror lika med antalet dagar daterad 1 januari 1900 före detta datum (där 1 januari 1900 = 1). Du behöver inte göra några ändringar här, klicka bara annullering (Avbryt).
På Gantt-diagrammet klickar du på valfritt datum ovanför diagrammet. Ett klick kommer att välja alla datum, efter det högerklickar du på dem och klickar i snabbmenyn Axelformat (Formatera axel).
På menyn parametrar axel (Axis Options) ändra alternativet Minsta (Minst) på Antal (Fast) och ange numret du kom ihåg i föregående steg.

2. Justera antalet datum på Gantt-diagrammets axel

Här, i dialogrutan Axelformat (Format Axis) som öppnades i föregående steg, ändra parametrarna Stora divisioner (Major United) и Mellanliggande divisioner (Mindre enhet) av Antal (Fast) och ange önskade värden för intervallen på axeln. Vanligtvis gäller att ju kortare tidsramarna för uppgifterna i projektet är, desto mindre indelningssteg behövs på tidsaxeln. Om du till exempel vill visa vartannat datum anger du 2 för parameter Stora divisioner (Större enhet). Vilka inställningar jag gjorde – du kan se på bilden nedan:

Dricks: Lek med inställningarna tills du får önskat resultat. Var inte rädd för att göra något fel, du kan alltid återgå till standardinställningarna genom att ställa in alternativen till Automatiskt (Auto) i Excel 2010 och 2007 eller genom att klicka Återställa (Återställ) i Excel 2013.

3. Ta bort det extra tomma utrymmet mellan ränderna

Ordna aktivitetsfälten på diagrammet mer kompakt så kommer Gantt-diagrammet att se ännu bättre ut.

Välj de orangea staplarna i graferna genom att klicka på en av dem med vänster musknapp, högerklicka sedan på den och i menyn som visas, klicka på Dataserieformat (Formatera dataserie).
I dialogrutan Dataserieformat (Format Data Series) ställ in parametern till överlappande rader (Serieöverlappning) värde 100 % (skjutreglaget flyttat hela vägen till höger) och för parametern Sidoavstånd (Gap Width) värde 0% eller nästan 0% (skjutreglaget hela vägen eller nästan hela vägen till vänster).

Och här är resultatet av våra ansträngningar – ett enkelt men ganska exakt Gantt-diagram i Excel:

Kom ihåg att ett Excel-diagram skapat på detta sätt är mycket nära ett riktigt Gantt-diagram, samtidigt som du behåller all bekvämlighet med Excel-diagram:

Gantt-diagrammet i Excel kommer att ändra storlek när uppgifter läggs till eller tas bort.
Ändra startdatumet för uppgiften (Startdatum) eller dess varaktighet (Duration), och schemat kommer omedelbart automatiskt att återspegla de ändringar som gjorts.
Gantt-diagrammet skapat i Excel kan sparas som en bild eller konverteras till HTML-format och publiceras på Internet.

RÅD:

Anpassa utseendet på ditt Gantt-diagram genom att ändra fyllningsalternativ, kanter, skuggor och till och med använda 3D-effekter. Alla dessa alternativ är tillgängliga i dialogrutan. Dataserieformat (Formatera dataserie). För att anropa detta fönster, högerklicka på sjökortsfältet i diagramområdet och klicka i snabbmenyn Dataserieformat (Formatera dataserie).
Om designstilen som skapas är tilltalande för ögat, kan ett sådant Gantt-diagram sparas i Excel som en mall och användas i framtiden. För att göra detta, klicka på diagrammet, öppna fliken Konstruktör (Design) och tryck Spara som mall (Spara som mall).

Ladda ner exempel på Gantt-diagram

Gantt-diagrammall i Excel

Som du kan se är det inte alls svårt att bygga ett enkelt Gantt-diagram i Excel. Men vad händer om ett mer komplext Gantt-diagram krävs, där uppgiftsskuggning beror på procentandelen av slutförandet och projektmilstolpar indikeras med vertikala linjer? Naturligtvis, om du är en av de sällsynta och mystiska varelser som vi respektfullt kallar Excel-gurun, kan du själv försöka göra ett sådant diagram.

Det blir dock snabbare och enklare att använda färdiga Gantt-diagrammallar i Excel. Nedan finns en kort översikt över flera Gantt-diagrammallar för projekthantering för olika versioner av Microsoft Excel.

Microsoft Excel 2013 Gantt-diagrammall

Denna Gantt-diagrammall för Excel kallas Projektplanerare (Gantt Project Planner). Den är utformad för att spåra projektframsteg mot olika mätvärden som t.ex Planerad start (Planera start) и faktisk start (Faktisk start), Planerad varaktighet (Planeringstid) и Faktisk varaktighet (Faktisk Duration), samt Procent klar (Procent komplett).

I Excel 2013 är denna mall tillgänglig på fliken Fil (Fil) i fönstret Skapa (Ny). Om det inte finns någon mall i det här avsnittet kan du ladda ner den från Microsofts webbplats. Inga ytterligare kunskaper krävs för att använda den här mallen – klicka på den och kom igång.

Online malldiagram Ganta

Smartsheet.com erbjuder en interaktiv online Gantt Chart Builder. Denna Gantt-diagrammall är lika enkel och redo att använda som den tidigare. Tjänsten erbjuder en 30-dagars gratis provperiod, så registrera dig gärna med ditt Google-konto och börja skapa ditt första Gantt-diagram direkt.

Processen är mycket enkel: i tabellen till vänster anger du detaljerna för ditt projekt, och när tabellen fylls i skapas ett Gantt-diagram till höger.

Gantt-diagrammallar för Excel, Google Sheets och OpenOffice Calc

På vertex42.com kan du hitta gratis Gantt-diagrammallar för Excel 2003, 2007, 2010 och 2013 som också fungerar med OpenOffice Calc och Google Sheets. Du kan arbeta med dessa mallar precis som du skulle göra med alla vanliga Excel-kalkylblad. Ange bara ett startdatum och varaktighet för varje uppgift och ange % färdig i kolumnen % färdig. För att ändra datumintervallet som visas i Gantt-diagramområdet, flytta skjutreglaget på rullningslisten.

Och slutligen en annan Gantt-diagrammall i Excel för din övervägande.

Projektledare Gantt-diagrammall

En annan gratis Gantt-diagrammall erbjuds på professionalexcel.com och kallas "Project Manager Gantt Chart". I den här mallen är det möjligt att välja en vy (dagligen eller vanlig veckovis), beroende på varaktigheten av de spårade uppgifterna.

Jag hoppas att åtminstone en av de föreslagna Gantt-diagrammallarna kommer att passa dina behov. Om inte, kan du hitta ett stort utbud av olika Gantt-diagrammallar på Internet.

Nu när du känner till huvudfunktionerna i Gantt-diagrammet kan du fortsätta lära dig det och lära dig hur du skapar dina egna komplexa Gantt-diagram i Excel för att överraska din chef och alla dina kollegor 🙂