Hur man konverterar Excel-filer till CSV-format

CSV (Kommaseparerade värden) är ett vanligt format för att lagra tabelldata (numerisk och text) i vanlig text. Detta filformat är populärt och varaktigt på grund av det faktum att ett stort antal program och applikationer förstår CSV, åtminstone som ett alternativt filformat för import/export. Dessutom tillåter CSV-formatet användaren att titta in i filen och omedelbart hitta ett problem med data, om några, ändra CSV-avgränsaren, citeringsregler och så vidare. Detta är möjligt eftersom CSV är en enkel text, och även en inte särskilt erfaren användare kan lätt förstå den utan särskild utbildning.

I den här artikeln kommer vi att lära oss snabba och effektiva sätt att exportera data från Excel till CSV och lära oss hur man konverterar en Excel-fil till CSV utan att förvränga alla specialtecken och främmande tecken. Teknikerna som beskrivs i artikeln fungerar i alla versioner av Excel 2013, 2010 och 2007.

• Konvertera data från Excel till CSV-format
• Exportera från Excel till CSV UTF-8- eller UTF-16-format
• Andra sätt att konvertera från Excel till CSV (bevara specialtecken)

Hur man konverterar Excel-fil till CSV

Om du vill exportera Excel-filen till något annat program, till exempel en Outlook-adressbok eller en Access-databas, konverterar du först Excel-arket till en CSV-fil och importerar sedan filen . Csv till en annan applikation. Följande är en steg-för-steg-guide om hur du exporterar en Excel-arbetsbok till CSV-format med hjälp av Excel-verktyget - "Spara som".

1. Öppna fliken i en Excel-arbetsbok Fil (Arkiv) och klicka Spara som (Spara som). Dessutom dialogrutan Sparar ett dokument (Spara som) kan öppnas genom att trycka på knappen F12.
2. I Filtyp (Spara som typ) välj CSV (avgränsad med kommatecken) (CSV (kommaavgränsad)).Förutom CSV (kommaavgränsad) finns flera andra CSV-formatalternativ tillgängliga:
   • CSV (avgränsad med kommatecken) (CSV (kommaavgränsad)). Detta format lagrar Excel-data som en kommaavgränsad textfil och kan användas i ett annat Windows-program och i en annan version av Windows-operativsystemet.
   • CSV (Macintosh). Det här formatet sparar en Excel-arbetsbok som en kommaavgränsad fil för användning på Mac-operativsystemet.
   • CSV (MS DOS). Sparar en Excel-arbetsbok som en kommaavgränsad fil för användning i MS-DOS-operativsystemet.
   • Unicode-text (Unicode-text (*txt)). Denna standard stöds av nästan alla befintliga operativsystem, inklusive Windows, Macintosh, Linux och Solaris Unix. Den stöder karaktärer från nästan alla moderna och även vissa antika språk. Därför, om en Excel-arbetsbok innehåller data på främmande språk, rekommenderar jag att du först sparar den i formatet Unicode-text (Unicode Text (*txt)), och konvertera sedan till CSV som beskrivs senare i Exportera från Excel till UTF-8 eller UTF-16 CSV-format.

Notera: Alla nämnda format sparar endast det aktiva Excel-arket.

3. Välj en mapp för att spara CSV-filen och klicka Save (Spara). Efter att ha tryckt på Save (Spara) två dialogrutor visas. Oroa dig inte, dessa meddelanden indikerar inte ett fel, det är så det ska vara.
4. Den första dialogrutan påminner dig om det Endast det aktuella arket kan sparas i filen av den valda typen (Den valda filtypen stöder inte arbetsböcker som innehåller flera ark). För att bara spara det aktuella arket, tryck bara på OK.Om du vill spara alla ark i boken klickar du annullering (Avbryt) och spara alla ark i boken individuellt med lämpliga filnamn, eller så kan du välja att spara en annan filtyp som stöder flera sidor.
5. Efter att ha klickat OK i den första dialogrutan kommer en andra att visas som varnar för att vissa funktioner kommer att bli otillgängliga eftersom de inte stöds av CSV-formatet. Så här ska det vara, så det är bara att klicka Ja (Ja).

Så här kan ett Excel-kalkylblad sparas som en CSV-fil. Snabbt och enkelt, och här kan knappast några svårigheter uppstå.

Exportera från Excel till CSV med UTF-8 eller UTF-16-kodning

Om Excel-arket innehåller några speciella eller främmande tecken (tilde, accent och liknande) eller hieroglyfer, fungerar det inte att konvertera Excel-arket till CSV på det sätt som beskrivs ovan.

Poängen är att laget Spara som > CSV (Spara som > CSV) kommer att mangla alla tecken utom ASCII (American Standard Code for Information Interchange). Och om det finns dubbla citattecken eller långa streck på Excel-arket (överfört till Excel, till exempel från ett Word-dokument när man kopierar/klistrar in text) – kommer sådana tecken också att strimlas.

Enkel lösning – Spara Excel-ark som textfil Unicode(.txt), och konvertera den sedan till CSV. På så sätt förblir alla icke-ASCII-tecken intakta.

Innan jag går vidare, låt mig kort förklara de viktigaste skillnaderna mellan UTF-8- och UTF-16-kodningar, så att du i varje enskilt fall kan välja lämpligt format:

• UTF-8 är en mer kompakt kodning som använder 1 till 4 byte för varje tecken. Det rekommenderas oftast att använda detta format när ASCII-tecken dominerar i filen, eftersom de flesta av dessa tecken kräver 1 byte minne. En annan fördel är att kodningen av en UTF-8-fil som endast innehåller ASCII-tecken inte kommer att skilja sig på något sätt från samma ASCII-fil.
• UTF-16 använder 2 till 4 byte för att lagra varje tecken. Observera att en UTF-16-fil inte i alla fall kräver mer minnesutrymme än en UTF-8-fil. Till exempel tar japanska tecken upp 3 till 4 byte i UTF-8 och 2 till 4 byte i UTF-16. Därför är det vettigt att använda UTF-16 om data innehåller asiatiska tecken, inklusive japanska, kinesiska och koreanska. Den största nackdelen med denna kodning är att den inte är helt kompatibel med ASCII-filer och kräver speciella program för att visa sådana filer. Tänk på detta om du planerar att importera de resulterande filerna från Excel någon annanstans.

Hur man konverterar Excel-fil till CSV UTF-8

Anta att vi har ett excelark med främmande tecken, i vårt exempel är de japanska namn.

För att exportera detta Excel-ark till en CSV-fil, samtidigt som vi behåller alla hieroglyfer, gör vi följande:

1. Öppna fliken i Excel Fil (Arkiv) och klicka Spara som (Spara som).
2. Ange filnamnet i fältet Filtyp (Spara som typ) välj Unicode-text (Unicode Text (*.txt)) och klicka Save (Spara).
3. Öppna den skapade filen i valfri standardtextredigerare, till exempel Anteckningar.

Notera: Alla enkla textredigerare stöder inte Unicode-tecken fullt ut, så vissa kan visas som rektanglar. I de flesta fall kommer detta inte att påverka den slutliga filen på något sätt, och du kan helt enkelt ignorera den eller välja en mer avancerad redigerare, som Notepad++.

4. Eftersom vår Unicode-textfil använder tabbtecknet som avgränsare, och vi vill konvertera det till CSV (kommaavgränsat), måste vi ersätta tabbtecknen med kommatecken.

Notera: Om det inte finns något strikt behov av att skaffa en fil med kommaavgränsare, men du behöver vilken CSV-fil som helst som Excel kan förstå, kan detta steg hoppas över, eftersom Microsoft Excel perfekt förstår filer med en avgränsare – tabulering.

4. Om du fortfarande behöver en CSV-fil (avgränsad med kommatecken) gör du följande i Anteckningar:
   • Välj fliktecknet, högerklicka på det och klicka i snabbmenyn Kopiera (Kopiera), eller klicka bara Ctrl + Csom visas i figuren nedan.
   • Presse Ctrl + Hför att öppna dialogrutan Ersättning (Ersätt) och klistra in det kopierade tabbtecknet i fältet Att (Hitta vad). I det här fallet kommer markören att flyttas åt höger – det betyder att ett tabbtecken infogas. I fält Än (Ersätt med) skriv ett kommatecken och tryck Ersätt alla (Ersätt alla).

   I Anteckningar blir resultatet ungefär så här:

   

5. Klicka Fil > Spara som (Arkiv > Spara som), ange ett namn för filen och i rullgardinsmenyn kodning (Kodning) välj UTF-8… Tryck sedan på knappen Save (Spara).
6. Starta Windows Explorer och ändra filtillägget från .Text on . Csv.Ändra tillägg annorlunda .Text on . Csv Du kan göra det direkt i Anteckningar. För att göra detta, i dialogrutan Spara som (Spara som) i fältet Filtyp (Spara som typ) välj ett alternativ Alla filer (Alla filer) och lägg till ".csv" till filnamnet i motsvarande fält, som visas i bilden nedan.
7. Öppna CSV-filen i Excel, för detta, på fliken Fil (Filet) knåda Öppen > Textfiler (Öppna > Textfiler) och kontrollera om data är ok.

Notera: Om din fil är avsedd att användas utanför Excel och UTF-8-format är ett krav, gör inga ändringar i bladet och spara det inte igen i Excel, eftersom det kan leda till problem med att läsa kodningen. Om någon del av data inte visas i Excel, öppna samma fil i Anteckningar och korrigera data i den. Glöm inte att spara filen i UTF-8-format igen.

Hur man konverterar Excel-fil till CSV UTF-16

Att exportera till en UTF-16 CSV-fil är mycket snabbare och enklare än att exportera till UTF-8. Faktum är att Excel automatiskt tillämpar formatet UTF-16 när du sparar filen som Unicode-text (Unicode-text).

För att göra detta, spara filen med hjälp av verktyget Spara som (Spara som) i Excel och sedan i Utforskaren, ändra filtillägget till den skapade filen . Csv. Gjort!

Om du behöver en CSV-fil med semikolon eller semikolon som avgränsare, ersätt alla tabbtecken med kommatecken respektive semikolon i Anteckningar eller valfri annan textredigerare (se tidigare i den här artikeln för detaljerade instruktioner om hur du gör detta).

Andra sätt att konvertera Excel-filer till CSV

Metoderna som beskrivs ovan för att exportera data från Excel till CSV (UTF-8 och UTF-16) är universella, det vill säga lämpliga för att arbeta med alla specialtecken och i valfri version av Excel från 2003 till 2013.

Det finns många andra sätt att konvertera data från Excel till CSV-format. Till skillnad från lösningarna som visas ovan kommer dessa metoder inte att resultera i en ren UTF-8-fil (detta gäller inte OpenOffice, som kan exportera Excel-filer i flera UTF-kodningsalternativ). Men i de flesta fall kommer den resulterande filen att innehålla rätt teckenuppsättning, som sedan smärtfritt kan konverteras till UTF-8-format med valfri textredigerare.

Konvertera Excel-fil till CSV med Google Sheets

Som det visar sig är det väldigt enkelt att konvertera en Excel-fil till CSV med Google Sheets. Förutsatt att Google Drive redan är installerat på din dator, följ dessa 5 enkla steg:

1. Klicka på knappen i Google Drive Skapa (Skapa) och välj Bord (Kalkylblad).
2. På menyn Fil (Filet) knåda Importera (Importera).
3. Klicka Download (Ladda upp) och välj Excel-filen att ladda upp från din dator.
4. I dialogrutan Impfil ort (Importera fil) välj Byt ut bordet (Ersätt kalkylblad) och klicka Importera (Importera).

Dricks: Om Excel-filen är relativt liten kan du för att spara tid överföra data från den till ett Google-kalkylblad med kopiera/klistra in.

5. På menyn Fil (Filet) knåda Hämta som (Ladda ner som), välj filtyp CSV – filen kommer att sparas på datorn.

Öppna slutligen den genererade CSV-filen i valfri textredigerare för att se till att alla tecken sparas korrekt. Tyvärr visas inte alltid CSV-filer som skapats på detta sätt korrekt i Excel.

Spara .xlsx-filen som .xls och konvertera sedan till CSV-fil

Denna metod kräver inga ytterligare kommentarer, eftersom allt redan är klart från namnet.

Jag hittade den här lösningen på ett av forumen dedikerade till Excel, jag kommer inte ihåg vilket. För att vara ärlig har jag aldrig använt den här metoden, men enligt många användare går vissa specialtecken förlorade när man sparar direkt från . Xlsx в . Csv, men förbli om först . Xlsx spara som . Xls, och sedan gilla . Csv, som vi gjorde i början av den här artikeln.

Hur som helst, prova den här metoden att skapa CSV-filer från Excel för dig själv, och om det fungerar kommer det att spara tid.

Spara en Excel-fil som CSV med OpenOffice

OpenOffice är en programsvit med öppen källkod som inkluderar ett kalkylbladsprogram som gör ett bra jobb med att exportera data från Excel till CSV-format. Faktum är att den här applikationen ger dig tillgång till fler alternativ när du konverterar kalkylark till CSV-filer (kodning, avgränsare och så vidare) än Excel och Google Sheets tillsammans.

Öppna bara Excel-filen i OpenOffice Calc, klicka Fil > Spara som (Arkiv > Spara som) och välj filtyp CSV-text (Smsa CSV).

Nästa steg är att välja parametervärden kodning (Teckenuppsättningar) и Fältavskiljare (Fältavgränsare). Naturligtvis, om vi vill skapa en UTF-8 CSV-fil med kommatecken som avgränsare, välj sedan UTF-8 och ange ett kommatecken (,) i lämpliga fält. Parameter Textavgränsare (Textavgränsare) lämnas vanligtvis oförändrad – citattecken (“). Nästa klick OK.

På samma sätt, för en snabb och smärtfri konvertering från Excel till CSV, kan du använda en annan applikation – LibreOffice. Håller med, det skulle vara bra om Microsoft Excel gav möjligheten att även justera inställningarna när man skapar CSV-filer.

I den här artikeln pratade jag om metoderna jag känner till för att konvertera Excel-filer till CSV. Om du känner till mer effektiva metoder för att exportera från Excel till CSV, berätta för oss om det i kommentarerna. Tack för uppmärksamheten!