Gruppera och avgruppera data i Excel. Steg för steg instruktioner med foto

Nu är informationsåldern inne. Mängden data som människor måste bearbeta varje dag växer mer och mer. Det gäller alla möjliga områden i livet, inklusive arbete. Nu finns det allt fler områden inom mänsklig verksamhet där det finns ett akut behov av förmågan att snabbt bearbeta stora mängder information.

En av Excel-funktionerna som låter dig göra detta är gruppering. Faktum är att strukturering av information hjälper till att inte arbeta med alla tillgängliga data, utan bara med små delar. Om du packar samma typ av information i ett block, då är det lättare för datorn och för personen själv. Det finns nästan inget område där strukturering av information inte skulle efterfrågas:

1. Bearbetning av försäljningsdata. Lager tar regelbundet emot enorma partier av en mängd olika varor med olika kostnad, vikt, leverantör, namn och så vidare. Strukturering av data gör det lättare att navigera i all denna mängd information.
2. Studier. Kvaliteten på utbildning och egenutbildning är nära relaterad till hur väl informationen är strukturerad. Därför, om du korrekt grupperar data av samma typ sida vid sida, blir det lättare att utföra inte bara praktiska uppgifter relaterade till statistik, till exempel, utan också teoretiska uppgifter, organisera läxor och så vidare.
3. Redovisningsberättelse. Revisorer har regelbundet att göra med nummer, som var och en har kopplingar till andra nummer. Och för att göra det bekvämare att arbeta med ett stort antal värden uXNUMXbuXNUMX relaterade till varandra och information av en annan typ, är det väldigt bekvämt att använda datagruppering.

Dessutom låter datagrupperingsfunktionen dig dölja föråldrad information. Låt oss se hur det fungerar och hur du kan använda det.

Hur man ställer in funktionsparametrar

För att arbeta med datagruppering måste du först konfigurera den. För att göra detta, gå till fliken "Data" och hitta alternativet "Struktur" där. Därefter visas en popup-panel där du behöver hitta en knapp i det nedre högra hörnet.

Därefter visas ett fönster där du måste markera lämpliga kryssrutor och trycka på OK-tangenten. Dessa inställningar styr hur data ska visas.

Viktigt: i praktiken tycker många att det är ganska obekvämt att visa totaler under uppgifterna. Därför kan du lämna den här rutan omarkerad. Det rekommenderas också att markera rutan "Automatic Styles".

När du har slutfört dessa steg kan du omedelbart börja gruppera information.

Så här grupperar du data efter rader

Låt oss nu ta reda på vad som behöver göras för att gruppera rader i praktiken.

1. Skapa en ny rad ovanför eller under de vi vill gruppera. Allt beror på vilken metod för att visa resultaten som valdes i föregående steg.
2. Nästa steg är att skapa en tabellrubrik i den övre vänstra cellen i den tillagda raden. Detta kommer att vara namnet på gruppen i vilken celler kommer att kombineras som är vanliga på en viss basis.
3. Markera alla celler i området under den nyskapade raden eller ovanför den (beroende på vad vi gjorde i det första steget). Efter det letar vi efter knappen "Struktur" på datafliken och där hittar vi alternativet "Grupp". Det är viktigt att inte klicka på pilen eller namnet på kommandot i popup-panelen, utan på ikonen.

Om du fortfarande klickar på nedåtpilen kommer en extra meny upp där du kan välja antingen grupperingsfunktionen eller skapa en struktur. Vi är i första hand intresserade av gruppering i detta skede.

Efter det väljer vi huvudfunktionen genom vilken grupperingen ska utföras. Det kan vara rader eller kolumner. Om du inte ändrar något är det första objektet valt som standard. Efter att vi har sett till att inställningarna är inställda som vi behöver, måste vi bekräfta våra åtgärder genom att trycka på OK-knappen. Eftersom vi grupperar efter rad behöver vi inte ändra något, vi behöver bara dubbelkolla.

Viktigt: om du, innan du börjar gruppera objekt, inte markerar en cell, utan hela kolumner eller rader på koordinatpanelen, kommer den här dialogrutan inte att visas. Programmet kommer att ta reda på vad det ska göra på egen hand.

Det faktum att linjerna var grupperade kan vi förstå av minustecknet på koordinatpanelen. Detta berättar för oss att uppgifterna avslöjades. Nu kan vi dölja dem genom att klicka på den här ikonen eller genom att klicka på 1-knappen lite högre (det indikerar graden av gruppering).

Vi ser att linjerna är dolda, och minustecknet har ändrats till ett plus. För att öppna den önskade raden kan du klicka på den, och sedan kommer programmet att göra det på egen hand. Om du behöver expandera alla linjer, måste du klicka på "2" -knappen, som är placerad på toppen av koordinatpanelen i det här fallet.

Så här grupperar du kolumner

För att gruppera kolumner är algoritmen för åtgärder ungefär densamma:

1. Beroende på vilka alternativ vi har valt i inställningarna måste vi infoga en ny kolumn till vänster eller höger om området som ska grupperas.
2. Vi skriver ner namnet på gruppen i den översta cellen i den visade kolumnen.
3. Vi väljer alla kolumner som vi behöver gruppera (låt bara den som vi la till i det första steget) och klicka sedan på knappen "Grupp" på samma sätt som algoritmen som beskrivs ovan.
4. Nu måste vi klicka på "Kolumner" -objektet i det lilla fönstret och klicka på "OK" -knappen.
5. Lycka till.

Obs. Precis som när vi grupperar rader, om vi markerar hela kolumner i den horisontella koordinatfältet, får vi ingen liten dialogruta.

Hur man gör flernivågruppering

Excel är ett funktionellt program, men dess möjligheter slutar inte med gruppering på en nivå, som beskrivs i exemplen ovan. Det finns också möjligheten att gruppera celler efter flera nivåer. Detta görs på följande sätt:

1. Till att börja med skapas huvudgruppen på det sätt som beskrivs ovan. Undergrupper kommer sedan att läggas till den.
2. Därefter ser vi till att huvudgruppen öppnas. I den utför vi också de åtgärder som beskrivs ovan. De specifika stegen beror på om personen arbetar med rader eller kolumner.
3. Som ett resultat kan grupper på flera nivåer skapas.

Instruktioner för att avgruppera data

En situation kan uppstå när en tidigare skapad grupp eller undergrupp inte längre behövs. Det finns en separat funktion för detta – “Ungroup”. För att implementera det måste du följa följande steg:

1. Välj de element som ingår i gruppen.
2. Öppna fliken "Data".
3. Vi hittar gruppen "Struktur" där, öppna den med pilen nedan.
4. Där klickar du på knappen "Avgruppera". Det är mycket viktigt att klicka på ikonen, inte på inskriptionen.

Därefter väljer vi exakt vad vi vill avgruppera. Vi väljer det objekt som är lämpligt beroende på vad vi tidigare har grupperat. När du har slutfört åtgärden, tryck på OK-knappen.

Observera! Om innan dess en flernivågruppering skapades eller flera olika grupper skapades, bör de reformeras separat.

Här får vi också ett sådant resultat.

Detta är en allmän algoritm för att dela upp celler, men som i alla företag finns det många nyanser. Låt oss titta på dem mer i detalj.

Hur man delar upp ark

Det kan bli nödvändigt att dela upp arken då och då. För att göra detta måste du utföra följande sekvens av åtgärder:

1. Till att börja med hittar vi de arken som har grupperats. Om arken har grupperats i förväg kommer de att visas i samma färg eller så kommer titeln att vara i fetstil.
2. Efter det måste du högerklicka på ett av arken från gruppen och klicka sedan på knappen "Dela upp ark" i snabbmenyn. Nu kommer de att delas upp, och alla ändringar kommer att göras i dem oberoende av de andra.

Ett annat sätt att dela upp ark är att använda Shift-tangenten och sedan klicka på det aktiva arket i gruppen du vill dela upp. Det vill säga, du måste definiera gruppen vars avgruppering krävs, klicka sedan på en av flikarna och klicka sedan på den medan du håller ned Skift-tangenten.

Efter att ändringarna har gjorts kan du nu gruppera några av arken. För att göra detta, tryck på Ctrl- eller Cmd-tangenten (den första är för datorer som kör Windows och den andra är för Apple-teknik), och medan du håller knappen nedtryckt klickar du växelvis på arken som du vill kombinera till en grupp. Efter det kommer programmet att göra allt för användaren.

Hur man avgrupperar manuellt grupperade data

Innan du avgrupperar celler måste du först förstå hur de grupperades: manuellt eller automatiskt. Manuell gruppering anses vara den metod som beskrivs ovan. Automatisk generering av grupper är när de skapas med hjälp av vissa funktioner. Till exempel efter att ha genererat delsummor. Att denna möjlighet användes kan förstås från raden "Mellanresultat".

Om data grupperades genom funktionen med samma namn Excel, sedan för att upplösa den måste du se till att gruppen är utplacerad. Om inte, måste du klicka på +-knappen i sidofältet till vänster. Att gruppen är utplacerad kan vi bedöma efter knappen – på samma plats. När vi utökar en grupp börjar vi se både dolda rader och grupper. Efter det, med hjälp av tangentbordet eller vänster musknapp, välj alla celler i gruppen, och sedan – enligt algoritmen som beskrivs ovan.

Få människor vet att det finns ett annat sätt att avgruppera manuellt grupperade celler – med hjälp av snabbtangenter.

För att göra detta måste du först välja de kolumner som har grupperats och sedan trycka på Alt + Skift + Vänsterpil. Om arbetet utförs på en dator som styrs under Mac OS, måste du använda tangentkombinationen Kommando + Skift + J.

Hur man avgrupperar data grupperad automatiskt

Om det, som ett resultat av kontrollen som utfördes i föregående stycke, visade sig att data grupperades automatiskt, är allt något mer komplicerat, eftersom standardfunktionen för att avgruppera inte fungerar i det här fallet. Åtgärder beror på exakt vad som utförde grupperingen av data. Om detta är funktionen "Subtotal" är åtgärdssekvensen följande:

1. Vi öppnar samma flik med data på huvudpanelen (eller bandet, som det också ofta kallas).
2. När vi har klickat på knappen "Subtotals" (vilket är exakt vad vi behöver göra som ett andra steg), kommer vi att ha ett fönster. Själva knappen finns i samma sektion – Struktur. Därefter visas ett fönster där vi måste klicka på knappen "Radera alla". Den finns i det nedre vänstra hörnet av fönstret eller någon annanstans (beroende på versionen av Office och det specifika kalkylprogram).

Observera! Denna metod tar inte bara bort gruppen utan även delsummor. Därför, om du behöver behålla dem, är det bättre att kopiera gruppelementen till ett annat ark och använda dem som ogrupperade.

En stark rekommendation för alla operationer med en tabell för att gruppera eller avgruppera data. Innan du gör detta måste du göra en kopia av den ursprungliga tabellen. I det här fallet kan du återställa den ursprungliga vyn av dokumentet om något inte går enligt plan.

Excel har alltså en mycket bred funktionalitet för att strukturera data. Naturligtvis kommer det inte att kunna göra allt för en person, men det låter dig mer bekvämt organisera arbetet med strukturerad data. Resten måste personen göra. Detta är dock ett mycket funktionellt verktyg som kommer att vara mycket användbart för dem som måste arbeta med enorma mängder numerisk och textuell information.