Innehåll
Har du någon gång fått i uppdrag att skapa ett flödesschema för att kartlägga affärsprocesserna i en organisation. Vissa företag betalar för dyr, högspecialiserad programvara som bygger flödesscheman med bara några få steg och klick. Andra företag föredrar att använda befintliga verktyg som kommer att vara lika lätta när du väl har lärt dig dem. En av dem är Excel.
Planera dina steg
Eftersom syftet med ett flödesschema är att markera den logiska ordningen av händelser, beslut som fattas och resultaten av dessa beslut, tycker de flesta att det är bäst att representera detta i form av ett flödesschema. Och de tycker att det är mycket lättare att göra detta om de tar några minuter på sig att organisera sina tankar.
Och det är det verkligen. Om dina tankar inte är tillräckligt genomtänkta, kommer flödesschemat inte att vara bra.
Därför, innan du fortsätter direkt till att skapa ett flödesschema, rekommenderas det att göra vissa anteckningar. Formatet som de kommer att genomföras i är inte så viktigt. Det viktigaste är att lista varje steg i processen, för att bestämma varje beslut och dess konsekvenser.
Ställa in objekt
- Gå till fliken "Infoga", där du hittar elementet "Shapes".
- Därefter visas en lista med former, organiserad efter grupper. Därefter måste du titta igenom dem alla tills gruppen "Flödesschema" hittas.
- Välj önskat element.
- För att lägga till text, högerklicka på elementet och välj "Ändra text" från snabbmenyn.
Slutligen, på formateringsbandet, måste du välja en stil och färgschema för flödesschemat.
Efter att ha valt önskat element måste du lägga till nästa för ett specifikt objekt och fortsätta tills varje steg visas.
Sedan måste formen som visar varje element i flödesschemat märkas. Då kommer den som tittar på det att förstå vilken roll varje element i flödesschemat spelar i det och hur det är relaterat till andra.
Varje figur utför sin standardfunktion. Om du använder elementen i diagrammet felaktigt kan någon som ser det missförstå dig.
Här är några av de vanligaste elementen:
- Början eller slutet av flödesschemat.
- Arbetets process.
- En fördefinierad process, såsom återkommande rutiner.
- Datakälla. Det kan vara antingen en tabell, eller något slags dokument, eller en webbplats.
- Beslut fattade. Det kan till exempel vara en kontroll av riktigheten av en förutkörd process. Från varje hörn av romben kan det finnas linjer som visar resultatet av det fattade beslutet.
Beställning av element
När elementen är placerade på rätt ställen kan du följa dessa steg:
- För att ordna element i en kolumn måste du markera flera element genom att trycka på SKIFT-tangenten och sedan trycka på vart och ett av dem, och sedan välja Justera mitten på fliken Format.
- Om du behöver göra samma mellanrum mellan elementen vertikalt, måste du markera dem och sedan välja "Distribuera vertikalt" på samma flik.
- Därefter måste du se till att storlekarna på alla element är desamma för att göra diagrammet mer visuellt tilltalande.
Länklinjeuppsättning
På fliken "Infoga" finns ett objekt "Former" där du måste välja en pil. Den kan vara antingen rak eller vinklad. Den första används för element i direkt följd. Om du behöver återgå till ett visst steg efter att ha slutfört alla åtgärder, används en böjd linje.
Vad kommer härnäst?
I allmänhet erbjuder Excel ett stort antal former för kartläggning. Ibland kan man ignorera normerna och sätta på kreativiteten. Detta kommer bara att gynnas.