Innehåll
Låt oss säga att vi har ett Excel-kalkylblad som är helt fyllt med information. Det är välorganiserat, formaterat och ser ut precis som du vill ha det. Och här bestämmer du dig för att skriva ut det på papper. Och så börjar hon se hemsk ut.
Kalkylblad ser inte alltid bra ut på papper eftersom de inte är designade för att användas i tryck. De är speciellt gjorda för att vara så långa och breda som behövs.
Detta är praktiskt när tabellen behöver redigeras och öppnas på skärmen, men det betyder att dess data inte ser bra ut på ett standardark.
Men i alla fall är ingenting omöjligt, speciellt när det kommer till ett så flexibelt verktyg som Excel. Dessutom är det inte alls svårt. Här är några tips på hur du skriver ut Excel-dokument så att de blir snygga på papper.
Tips 1: Använd alternativet Förhandsgranskning innan du skriver ut
Du kan se exakt hur ditt kalkylblad kommer att se ut när det skrivs ut om du använder den här funktionen. Detta verktyg är särskilt värdefullt och kommer att hjälpa till att spara mycket tid och papper. Du kan till och med göra vissa ändringar i hur det kommer att se ut när det skrivs ut, som att utöka marginalerna och så vidare.
Du kan kolla hur det fungerar i praktiken, och det blir väldigt enkelt att ställa in visningen av tabellen på sidan.
Bestäm vad du planerar att skriva ut
Om du bara behöver skriva ut en specifik del av data, behöver du inte skriva ut hela boken, bara den specifika datan. Du kan till exempel bara skriva ut ett ark eller en specifik fil. Du kan också skriva ut en liten mängd data. För att göra detta måste du välja dem och sedan välja alternativet "Markerat intervall" i utskriftsinställningarna.
Utöka ditt utrymme
Du är begränsad av storleken på papperet du skriver ut på, men det finns flera sätt att öka det utrymmet. Ändra till exempel orienteringen på ett pappersark. Standardinställningen är stående orientering. Den är väl lämpad för tabeller med ett stort antal rader och liggande – om det finns många kolumner.
Om du behöver ännu mer utrymme kan du minska marginalerna vid arkets kanter. Ju mindre de är, desto mer information får plats på ett ark. Slutligen, om bordet är litet, kan du använda funktionen för anpassade skalningsalternativ för att passa hela dokumentet på arket.
Använd rubriker för utskrift
Det är väldigt svårt att förstå var en person är i bordet om det är omöjligt att skriva ut bordet på ett pappersark. I det här fallet måste du använda funktionen "Skriv ut rubriker". Det låter dig lägga till rad- eller kolumnrubriker på varje sida i en tabell.
Använd sidbrytningar
Om ditt dokument sträcker sig över mer än ett pappersark är det en bra idé att använda sidbrytningar för att hjälpa dig förstå exakt vilken data som ska finnas på en viss plats. När du infogar en sidbrytning i en tabell flyttas allt under den till nästa sida. Detta är bekvämt eftersom det låter dig dela upp data på det sätt som en person vill.
Om du följer dessa rekommendationer kan du avsevärt förenkla läsningen av Excel-dokument tryckta på ett pappersark.