Konvertera CSV till Excel som en tabell

Innehållet i databaser extraheras vanligtvis som en .csv-fil. Det är dock bara en textfil, inte särskilt läsbar. För att arbeta med innehållet i databasen är det nödvändigt att presentera det i ett annat format – ofta är Excel-ark mest praktiskt. Om vilka metoder som finns för att göra detta, vilken är bättre och vilka fel det finns vid överföring av data, kommer att diskuteras i den här artikeln.

Hur man konverterar CSV till Excel-format

Det finns olika sätt på vilka ett CSV-dokument som laddats ner från en databas kan överföras till Excel. Vi kommer att diskutera tre av dem:

1. Direktöppning i Excel.
2. Öppnas via Windows Explorer.
3. Importera dokument med formatändring.

Öppna ett CSV-dokument i Excel

Excel kan öppna .csv-dokument direkt utan konvertering. Formatet ändras inte efter öppning på detta sätt, tillägget .csv sparas – även om tillägget kan ändras efter redigering.

1. Starta Excel, klicka på "Fil", då"Öppen".
2. I fönstret som visas väljer du alternativet "Textfilerfrån den utökade listan.

3. Hitta dokumentet du behöver och dubbelklicka på det.

.csv-dokument öppnas i Excel omedelbart, utan ytterligare manipulationer. Men .txt-filer kräver konvertering – ett fönster kommer att visas "Textimportguider".

Det finns fall då det är bättre att inte öppna dokumentet direkt, utan att ringa Mästare. Detta tillvägagångssätt är motiverat i följande fall:

• separeringstecknet som används i dokumentet är icke-standardiserat, eller det finns flera varianter av dem;
• dokumentet innehåller datum i olika format;
• du konverterar tal som börjar med nollor och vill behålla dem så;
• innan du överför data vill du se hur slutresultatet kommer att se ut;
• i allmänhet vill du ha mer portabilitet.

Mästare startar om du ändrar dokumenttillägget till .txt. Du kan också börja importera en fil på ett annat sätt, vilket kommer att diskuteras senare, efter att ha beskrivit den andra metoden att öppna.

Om du gör ändringar i dokumentet efter att du har öppnat det kommer Excel att uppmana dig att spara det som .xls (eller .xlsx) eftersom annars en del av formateringen går förlorad. Då kommer det alltid finnas möjlighet att ändra formatet tillbaka, dock kan ytterligare en del av innehållet gå förlorat – nollor kan försvinna i början av siffrorna, vissa av posterna kan ändra utseende.

Öppna ett CSV-dokument via Utforskaren i Windows

Denna väg skiljer sig inte i grunden från den tidigare. För att öppna ett dokument, dubbelklicka bara på det i Utforskaren i Windows.

Innan du öppnar, se till att det bredvid dokumentnamnet finns en ikon för Excel-programmet, och inte någon annan – det betyder att Excel är valt som programmet som ska öppna sådana filer. Annars öppnas något annat program. Du kan ändra det till Excel så här:

1. Öppna snabbmenyn genom att högerklicka på valfri .csv-fil och tillämpa Öppna med... > Välj program.
2. Välj Excel (skrivbord) of Rekommenderade program, ange det som ett program som alltid ska användas för sådana filer (kryssa i rutan nedan) och stäng fönstret genom att trycka på OK.

Importera CSV till Excel

Det är också möjligt att förvandla det öppnade dokumentet till en Excel-arbetsbok. Formatet ändras till .xls för tidigare versioner av Excel (2000, 2003) och .xlsx för alla andra. Allt innehåll kommer att visas på ett ark.

1. Klicka på cellen i arket där importen ska starta. Detta är vanligtvis den allra första cellen i tabellen, A1. Från och med det kommer så många rader som det finns i den öppnade filen och så många kolumner som det finns värden i varje kolumn att fyllas.
2. På fliken "Data" i en grupp "Hämta extern data" Välj "Från text".

3. I fönstret som visas, hitta det önskade dokumentet och dubbelklicka på det (du kan också använda knappen Importera längst ner i fönstret).

4. Därefter måste du följa steg-för-steg-instruktionerna för den öppnade Textimportguider.

Bilden nedan visar originaldokumentet och det förväntade resultatet. För att allt ska se ut exakt så här efter import måste du tillämpa olika inställningar, som kommer att diskuteras senare.

steg 1. Guiden kommer att uppmana dig att välja en filtyp – som du kanske gissar, kommer det att vara ”med separatorer" (på engelska - avgränsad), och raden från vilken innehållsöverföringen kommer att börja – troligen måste du börja med villkor 1om du inte bara vill överföra en del av innehållet. Fönstret nedan visar de första raderna från det valda dokumentet.

steg 2. Nu måste du förstå vilken som används separator (det kan finnas mer än en) i filen och ange detta tecken i Masters. Den har alternativ att välja från standardavgränsare, men om ett atypiskt tecken används i dokumentet kan du välja Övriga och ange önskat tecken. I filen som används för demonstrationen är avgränsningarna − Kommatecken и Fliken. Komma separerar celler med produktegenskaper, såsom serienummer och antal sålda exemplar, och flikar separerar en produkt från en annan – information om varje måste börja på en ny rad.

Det är också nödvändigt att definiera och specificera textavgränsare. Detta är ett tecken placerat före och efter varje textstycke som måste finnas i en cell. Tack vare avgränsaren uppfattas varje sådant segment som ett separat värde, även om inuti det finns tecken valda för att separera värdena. I vårt dokument är varje värde inramat med citattecken - därför, även om det innehåller ett kommatecken (till exempel "början, fortsätt sedan"), kommer all dess text att placeras i en cell och inte i två på varandra följande.

Steg 3. Här räcker det att titta på förhandsgranskningen och, om den inte visar några oacceptabla brister, klicka Finish. Det kan hända att några av värdena inte kommer att separeras av en separator, utan av flera, som ett resultat kommer celler utan värden att visas mellan dem. För att förhindra att detta händer, markera kryssrutan Behandla på varandra följande avgränsare som en.

5. Välj destinationsvägen (det kan vara ett nytt ark eller ett befintligt ark) och klicka OKför att slutföra importprocessen.

Du kan också klicka på material – Det finns andra möjligheter. Du kan till exempel formatera innehåll, anpassa uppmärkning och hur information uppdateras.

Ibland är resultatet av konverteringen långt ifrån förväntat. Hur detta resultat kan ändras kommer att diskuteras i nästa avsnitt av artikeln.

Problem under konvertering och deras lösningar

Under hela tiden som CSV-formatet har funnits har ingen brytt sig om att officiellt dokumentera det. Därför, även om det antas att kommatecken ska användas för att separera värden, använder olika databaser faktiskt olika avgränsare - semikolon, tabbar och andra.

Textavgränsare kan också variera – oftast är de antingen citattecken eller en byteordning. Det kanske inte finns några avgränsare alls – då uppfattas alltid tecknet som används som avgränsare (då är det oftast inte kommatecken – det används för ofta i texten – utan ett annat, mindre vanligt tecken).

Icke-standardiserade filer kanske inte öppnas korrekt – för att de ska visas som de ska måste du ändra inställningarna på datorn eller öppningsprogrammet. Låt oss se vilka svårigheter som finns och vilka lösningar som finns för dem.

Filen öppnas inte korrekt

Bevis. Hela innehållet i dokumentet placeras i den första kolumnen.

Orsak. Dokumentet använder ett tecken som avgränsare som inte är betecknat som sådant i datorinställningarna, eller är reserverat för en annan funktion. Ett kommatecken kan till exempel vara reserverat för att separera decimaldelar av ett tal, och kan därför inte separera värden i en fil.

Lösningar. Det finns olika sätt att lösa detta problem:

1. Ändra separeringstecknet i själva dokumentet. Öppna den i Anteckningar eller liknande editor, och skriv in följande text på den inledande raden (tom, all data ska finnas på raderna nedan):

• för att ändra avgränsaren till ett kommatecken: september
• för att ändra till semikolon: sep=;

En annan karaktär skriven efter sep = i den inledande raden, kommer också att bli en avgränsare.

2. Skiljetecknet som används i filen kan också anges i själva Excel. I versionerna 2016, 2013 eller 2010, för detta måste du öppna fliken Data och välj “Text efter kolumner" i en grupp "Arbeta med data”.

Detta öppnar fönstret "Guider för att distribuera text i kolumner”. Där, från de föreslagna dataformaten, måste du välja de med separatorer. Då måste du trycka Nästa och efter att ha valt en avgränsare, Finish.

3. För att automatiskt öppna ett dokument med Importera guiden, och inte bara i ett Excel-ark, tillägget kan ändras från .csv till .txt. PÅ Masters det är möjligt att ange vilket tecken som helst som en separator – hur man gör detta, förklarade artikeln tidigare.
4. Använd VBA. Du kan använda t.ex. – den är lämplig för Excel 2000 eller 2003. Koden kan ändras så att den passar för andra versioner.

Lösningarna som presenteras ovan är designade för enskilda dokument, vars inställningar skiljer sig från de vanliga. Dessa sekvenser av åtgärder kommer att behöva tillämpas för varje fil som inte öppnas korrekt. Om de flesta dokumenten inte öppnas korrekt är kanske den bästa lösningen att ändra datorns inställningar – detta diskuteras i den femte lösningen.

5. Ändra avgränsare och decimalkomma i datorinställningar

В kontrollpanelen, anropad av knappen Start, Välj "Extra alternativ” från listan"Regionala standarder”. Efter att ha klickat visas ett fönsterFormatinställning” – i den kan du välja "Listavskiljare” och separatorn för talets heltals- och bråkdelar. Om filerna kräver ett kommatecken som avgränsning, ställ först in punkten som decimalkomma. Det kan visa sig vara tvärtom – du behöver ett semikolon som separator. Sedan för bråkdelar kan du lämna vilket tecken som helst, detta kommer inte att orsaka en konflikt.

Klicka på när alla inställningar är klara OK på båda de två öppna fönstren – de stängs och ändringarna sparas. Tänk på att de nu fungerar för alla program på datorn.

Ta bort inledande nollor

Anmäl. Några av värdena i källdokumentet är siffror som börjar med nollor som inte är åtskilda av ett bråktecken (till exempel chiffer och koder med ett fast antal siffror, inloggningar och lösenord, mätar- och instrumentavläsningar). I Excel försvinner nollorna i början av sådana siffror. Om du redigerar filen och sedan sparar den som en Excel-arbetsbok kommer det inte längre att vara möjligt att hitta i den här arbetsboken var dessa siffror med nollor fanns.

Orsak. Excel har separata format för text och siffror. I textfiler finns det ingen sådan separation, och därför tilldelar Excel formatet Allmänt till alla värden. Det betyder att text visas som text, och siffror utan alfabetiska tecken visas som ett tal som inte kan börja med nollor.

Lösning. Ändra tillägget till .txt för att aktivera importguiden när du öppnar dokumentet. När du kommer till steg 3, ändra formatet på kolumner med siffror som börjar med nollor till text.

Vissa av värdena ser ut som datum

Anmäl. Datum visar värden som ursprungligen är vanlig text eller siffror.

Orsak. Det allmänna formatet innebär att värden omvandlas till datum som liknar de för Excel. Om CSV-dokumentet innehåller ett enda värde som may12, så kommer det att visas som ett datum i Excel-arket.

Lösning. Liknar det i föregående fall. Ändra tillägget till .txt, in Masters ändra formatet för värden som konverterats till datum till text.

Om du tvärtom vill visa innehållet i en viss kolumn som datum, ställ in formatet för det datum. Det finns flera typer av datumformat, så välj det du behöver från listan.

Hur man importerar flera CSV-filer till Excel

Excel kan öppna flera CSV-filer samtidigt.

1. Presse Arkiv> Öppna och välj alternativet Textfiler från rullgardinsmenyn nedan.
2. För att välja flera filer sida vid sida, välj först den första och klicka sedan shift och klicka på den sista. Förutom de valda filerna kommer alla filer däremellan att väljas.
3. Klicka Öppen.

Nackdelen med denna metod är att varje vald fil kommer att öppnas separat i Excel. Att flytta från ett dokument till ett annat kan öka tidskostnaderna. Men det är då möjligt att kopiera innehållet i alla till ark i samma arbetsbok.

Förklaringen var lång, men nu kommer du att kunna öppna vilken CSV-fil som helst i Excel utan större svårighet. Om något verkar obegripligt vid första anblicken, följ bara de angivna stegen och allt kommer att bli klart.