2 sätt att ändra bakgrund i Excel

I den här artikeln kommer du att lära dig två enkla sätt att ändra bakgrunden för celler baserat på deras innehåll i de senaste versionerna av Excel. Du kommer också att förstå vilka formler du ska använda för att ändra nyansen på celler eller celler där formlerna är felaktigt skrivna eller där det inte finns någon information alls.

Alla vet att redigering av bakgrunden för en enkel cell är en enkel procedur. Klicka på "bakgrundsfärg". Men vad händer om du behöver färgkorrigering baserat på ett visst cellinnehåll? Hur kan jag få detta att ske automatiskt? Det som följer är en rad användbar information som gör att du kan hitta rätt sätt att utföra alla dessa uppgifter.

Dynamisk cellbakgrundsfärgförändring

uppgift: Du har en tabell eller uppsättning värden, och du måste redigera bakgrundsfärgen för cellerna baserat på vilket nummer som anges där. Du måste också se till att nyansen svarar på ändrade värden.

Lösning: För den här uppgiften tillhandahålls Excels funktion för "villkorlig formatering" till färgceller med nummer större än X, mindre än Y eller mellan X och Y.

Låt oss säga att du har en uppsättning produkter i olika stater med deras priser, och du behöver veta vilken av dem som kostar mer än $3,7. Därför bestämde vi oss för att markera de produkter som ligger över detta värde i rött. Och celler som har ett liknande eller större värde, beslutades att färga i en grön nyans.

Notera: Skärmdumpen togs i 2010 års version av programmet. Men detta påverkar ingenting, eftersom sekvensen av åtgärder är densamma, oavsett vilken version – den senaste eller inte – personen använder.

Så här är vad du behöver göra (steg för steg):

1. Välj de celler där nyansen ska redigeras. Till exempel räckvidden $B$2:$H$10 (kolumnnamn och den första kolumnen, som listar tillståndsnamn, är exkluderade från urvalet).

2. Klicka på "Home" i grupp "stil". Det kommer att finnas en vara "Villkorlig formatering". Där behöver du också välja "Ny regel". I den engelska versionen av Excel är sekvensen av steg som följer: "Hem", "Stilgrupp", "Villkorlig formatering > Ny regel".

3. Markera rutan i fönstret som öppnas "Formatera endast celler som innehåller" ("Formatera endast celler som innehåller" i den engelska versionen).

4. Längst ner i detta fönster under inskriptionen "Formatera endast celler som uppfyller följande villkor" (Formatera endast celler med) du kan tilldela regler för vilka formatering kommer att utföras. Vi har valt formatet för det angivna värdet i celler, som måste vara större än 3.7, som du kan se från skärmdumpen: 

5. Klicka sedan på knappen "Formatera". Ett fönster visas med ett område för val av bakgrundsfärg till vänster. Men innan det måste du öppna fliken "Fylla" ("Fylla"). I det här fallet är det rött. Efter det klickar du på knappen "OK".

6. Då kommer du tillbaka till fönstret "Ny formateringsregel", men redan längst ner i det här fönstret kan du förhandsgranska hur den här cellen kommer att se ut. Om allt är bra måste du klicka på knappen "OK".

Som ett resultat får du något sånt här:

Därefter måste vi lägga till ytterligare ett villkor, det vill säga ändra bakgrunden för celler med värden mindre än 3.45 till grönt. För att utföra denna uppgift måste du klicka på "Ny formateringsregel" och upprepa stegen ovan, bara villkoret behöver ställas in som "mindre än eller motsvarande" (i den engelska versionen "mindre än eller lika med", och skriv sedan värdet. I slutet måste du klicka på knappen "OK".

Nu är tabellen formaterad på detta sätt.

Den visar de högsta och lägsta bränslepriserna i olika stater, och du kan omedelbart avgöra var situationen är mest optimistisk (i Texas, förstås).

Rekommendation: Om det behövs kan du använda en liknande formateringsmetod, redigera inte bakgrunden utan teckensnittet. För att göra detta, i formateringsfönstret som dök upp i det femte steget, måste du välja fliken "Font" och följ anvisningarna i fönstret. Allt är intuitivt tydligt, och även en nybörjare kan räkna ut det.

Som ett resultat kommer du att få en tabell så här:

Hur håller man cellfärgen densamma även om värdet ändras?

uppgift: Du måste färglägga bakgrunden så att den aldrig ändras, även om bakgrunden ändras i framtiden.

Lösning: hitta alla celler med ett specifikt nummer med hjälp av excel-funktionen "Hitta alla" "Hitta alla" eller tillägg "Välj specialceller" ("Välj specialceller") och redigera sedan cellformatet med funktionen "Formatera celler" ("Formatera celler").

Detta är en av de sällsynta situationer som inte täcks av Excel-manualen, och även på Internet kan lösningen på detta problem hittas ganska sällan. Vilket inte är förvånande, eftersom denna uppgift inte är standard. Om du vill redigera bakgrunden permanent så att den aldrig ändras förrän den justeras manuellt av användaren av programmet måste du följa instruktionerna ovan.

Markera alla celler som innehåller ett visst villkor

Det finns flera möjliga metoder, beroende på vilken typ av särskilt värde som finns.

Om du behöver utse celler med ett specifikt värde med en speciell bakgrund måste du gå till fliken "Home" Och välj "Sök och välj" - "Sök".

Ange önskade värden och klicka på "Hitta alla".

Hjälp: Du kan klicka på knappen "Alternativ" till höger för att dra fördel av några ytterligare inställningar: var man söker, hur man visar, om man ska respektera versaler och gemener, och så vidare. Du kan också skriva ytterligare tecken, till exempel en asterisk (*), för att hitta alla rader som innehåller dessa värden. Om du använder ett frågetecken kan du hitta vilket enskilt tecken som helst.

I vårt tidigare exempel, om vi ville hitta alla bränslepriser mellan $3,7 och $3,799, kunde vi förfina vår sökfråga.

Välj nu något av värdena som programmet hittade längst ner i dialogrutan och klicka på ett av dem. Efter det, tryck på tangentkombinationen "Ctrl-A" för att välja alla resultat. Klicka sedan på knappen "Stäng". 

Så här markerar du alla celler med specifika värden med hjälp av funktionen Hitta alla. I vårt exempel måste vi hitta alla bränslepriser över $3,7, och tyvärr tillåter Excel inte att du gör detta med hjälp av funktionen Sök och ersätt.

"honungstunnan" kommer fram här eftersom det finns ett annat verktyg som hjälper till med så komplexa uppgifter. Det heter Välj specialceller. Detta tillägg (som måste installeras separat i Excel) kommer att hjälpa:

• hitta alla värden inom ett visst område, till exempel mellan -1 och 45,
• få det högsta eller lägsta värdet i en kolumn,
• hitta en sträng eller intervall,
• hitta celler efter bakgrundsfärg och mycket mer.

När du har installerat tillägget klickar du bara på knappen "Välj efter värde" ("Select by Value") och förfina sedan sökfrågan i tilläggsfönstret. I vårt exempel letar vi efter siffror större än 3,7. Tryck "Välja" ("Välj"), och på en sekund får du ett resultat så här:

Om du är intresserad av tillägget kan du ladda ner en testversion på länken.

Ändra bakgrunden för markerade celler genom fönstret "Formatera celler".

Nu, efter att alla celler med ett visst värde har valts med en av metoderna som beskrivs ovan, återstår det att ange bakgrundsfärgen för dem.

För att göra detta måste du öppna ett fönster "Cellformat"genom att trycka på Ctrl + 1-tangenten (du kan också högerklicka på de markerade cellerna och vänsterklicka på objektet "cellformatering") och justera den formatering du behöver.

Vi kommer att välja en orange nyans, men du kan välja vilken som helst annan.

Om du behöver redigera bakgrundsfärgen utan att ändra andra utseendeparametrar kan du helt enkelt klicka på "färgfyllning" och välj den färg som passar dig perfekt.

Resultatet är en tabell så här:

Till skillnad från den tidigare tekniken kommer färgen på cellen här inte att ändras även om värdet redigeras. Detta kan till exempel användas för att spåra dynamiken hos varor i en viss prisgrupp. Deras värde har ändrats, men färgen har förblivit densamma.

Redigera bakgrundsfärgen för speciella celler (tom eller med fel när du skriver en formel)

I likhet med föregående exempel har användaren möjlighet att redigera bakgrundsfärgen för specialceller på två sätt. Det finns statiska och dynamiska alternativ.

Använda en formel för att redigera en bakgrund

Här kommer färgen på cellen att redigeras automatiskt baserat på dess värde. Denna metod hjälper användarna mycket och efterfrågas i 99% av situationerna.

Som ett exempel kan du använda föregående tabell, men nu kommer några av cellerna att vara tomma. Vi måste bestämma vilka som inte innehåller några avläsningar och redigera bakgrundsfärgen.

1. På fliken "Home" du måste klicka på "Villkorlig formatering" ->  "Ny regel" (samma som i steg 2 i det första avsnittet "Ändra bakgrundsfärgen dynamiskt".

2. Därefter måste du välja objektet "Använd en formel för att bestämma...".

3. Ange formel =IsBlank() (ISBLANK i versionen), om du vill redigera bakgrunden för en tom cell, eller =IsError() (FEL i versionen), om du behöver hitta en cell där det finns en felaktigt skriven formel. Eftersom vi i det här fallet måste redigera tomma celler, anger vi formeln =IsBlank(), och placera sedan markören mellan parentesen och klicka på knappen bredvid formelinmatningsfältet. Efter dessa manipulationer bör en rad celler väljas manuellt. Dessutom kan du själv ange intervallet, t.ex. =IsBlank(B2:H12).

4. Klicka på knappen "Formatera" och välj lämplig bakgrundsfärg och gör allt som beskrivs i stycke 5 i avsnittet "Ändring av dynamisk cellbakgrundsfärg" och klicka sedan på "OK". Där kan du också se vilken färg cellen kommer att ha. Fönstret kommer att se ut ungefär så här.

5. Om du gillar bakgrunden på cellen måste du klicka på knappen "OK", och ändringarna kommer omedelbart att göras i tabellen.

Statisk förändring av bakgrundsfärg för speciella celler

I den här situationen, när den väl har tilldelats, kommer bakgrundsfärgen att fortsätta att förbli så, oavsett hur cellen ändras.

Om du behöver ändra specialceller permanent (tomma eller innehåller fel), följ dessa instruktioner:

1. Välj ditt dokument eller flera celler och tryck på F5 för att öppna fönstret Gå till och tryck sedan på knappen "Markera".
2. I dialogrutan som öppnas väljer du knappen "Tomma" eller "Tömma celler" (beroende på versionen av programmet - eller engelska) för att välja tomma celler.
3. Om du behöver markera celler som har formler med fel bör du markera objektet "Formler" och lämna en enda kryssruta bredvid ordet "Fel". Som följer av skärmdumpen ovan kan celler väljas enligt alla parametrar, och var och en av de beskrivna inställningarna är tillgängliga vid behov.
4. Slutligen måste du ändra bakgrundsfärgen för de markerade cellerna eller anpassa dem på något annat sätt. För att göra detta, använd metoden som beskrivs ovan.

Kom bara ihåg att formateringsändringar som görs på detta sätt kommer att bestå även om du fyller i luckor eller ändrar den speciella celltypen. Naturligtvis är det osannolikt att någon kommer att vilja använda den här metoden, men i praktiken kan allt hända.

Hur får man ut det mesta av Excel?

Som storanvändare av Microsoft Excel bör du veta att det innehåller många funktioner. Vissa av dem känner vi och älskar, medan andra förblir mystiska för den genomsnittliga användaren, och ett stort antal bloggare försöker kasta åtminstone lite ljus över dem. Men det finns vanliga uppgifter som var och en av oss måste utföra, och Excel introducerar inte vissa funktioner eller verktyg för att automatisera vissa komplexa åtgärder.

Och lösningen på detta problem är tillägg (tillägg). Vissa av dem delas ut gratis, andra – för pengar. Det finns många liknande verktyg som kan utföra olika funktioner. Hitta till exempel dubbletter i två filer utan kryptiska formler eller makron.

Om du kombinerar dessa verktyg med kärnfunktionaliteten i Excel kan du uppnå mycket bra resultat. Du kan till exempel ta reda på vilka bränslepriser som har ändrats och sedan hitta dubbletter i filen för det senaste året.

Vi ser att villkorlig formatering är ett praktiskt verktyg som låter dig automatisera arbete på tabeller utan några specifika färdigheter. Du vet nu hur du fyller celler på flera sätt, baserat på deras innehåll. Nu återstår bara att omsätta det i praktiken. Lycka till!