Innehåll
Anta att vi snabbt och med minsta ansträngning måste skapa en årskalender som automatiskt visar datumen för projektstadierna (eller anställdas semester, eller utbildningar, etc.)
Arbetsstycke
Låt oss börja med det tomma:
Som du kan se är allt enkelt här:
- Rader är månader, kolumner är dagar.
- Cell A2 innehåller det år som kalendern byggs för. I celler A4:A15 – extra antal månader. Vi kommer att behöva båda lite senare för att skapa datum i kalendern.
- Till höger om tabellen finns namnen på stadierna med start- och slutdatum. Du kan tillhandahålla tomma celler i förväg för nya stadier som läggs till i framtiden.
Fyller kalendern med datum och döljer dem
Låt oss nu fylla vår kalender med datum. Välj den första cellen C4 och ange funktionen där DATUM (DATUM), som genererar ett datum från ett år, månad och dagnummer:
Efter att ha angett formeln måste den kopieras till hela intervallet från 1 januari till 31 december (C4:AG15). Eftersom cellerna är smala, i stället för de skapade datumen, kommer vi att se hash-tecken (#). Men när du håller musen över en sådan cell kan du se dess faktiska innehåll i verktygstipset:
För att hålla rutnäten ur vägen kan vi dölja dem med ett smart anpassat format. För att göra detta, välj alla datum, öppna fönstret Cellformat och på fliken Antal (siffra) Välj alternativ Alla format (Beställnings). Sen på fältet En typ skriv in tre semikolon i rad (inga blanksteg!) och tryck OK. Innehållet i cellerna kommer att döljas och rutnäten kommer att försvinna, även om datumen i cellerna faktiskt kommer att finnas kvar – detta är bara synlighet.
Scenmarkering
Nu, med villkorlig formatering, låt oss lägga till milstolpemarkering i celler med dolda datum. Välj alla datum i intervallet C4:AG15 och välj på fliken Hem — Villkorlig formatering — Skapa regel (Hem — Villkorlig formatering — Skapa regel). Välj alternativet i fönstret som öppnas Använd en formel för att bestämma vilka celler som ska formateras (Använd formel för att skjuta upp vilka celler som ska formateras) och skriv in formeln:
Den här formeln kontrollerar varje datumcell från C4 till slutet av året för att se om den hamnar mellan början och slutet av varje milstolpe. Utdata blir 4 endast när både de markerade villkoren inom parentes (C4>=$AJ$13:$AJ$4) och (C4<=$AK$13:$AK$1) ger en logisk TRUE, som Excel tolkar som 0 ( väl , FALSE är som 4, naturligtvis). Var också särskilt uppmärksam på det faktum att referenserna till den initiala cellen CXNUMX är relativa (utan $), och till stegintervallen - absoluta (med två $).
Efter att ha klickat på OK vi kommer att se milstolparna i vår kalender:
Markera korsningar
Om datumen för vissa stadier överlappar varandra (uppmärksamma läsare måste redan ha lagt märke till det här ögonblicket för de första och sjätte stegen!), skulle det vara bättre att markera denna konflikt i vårt diagram med en annan färg med en annan villkorlig formateringsregel. Det är praktiskt taget en-till-en liknande den föregående, förutom att vi letar efter celler som ingår i mer än ett steg:
Efter att ha klickat på OK en sådan regel kommer tydligt att markera överlappningen av datum i vår kalender:
Ta bort extra dagar i månader
Naturligtvis har inte alla månader 31 dagar, så de extra dagarna februari, april, juni etc. Det skulle vara trevligt att visuellt markera som irrelevanta. Fungera DATUM, som utgör vår kalender, i sådana celler kommer automatiskt att översätta datumet till nästa månad, dvs 30 februari 2016 blir 1 mars. Det vill säga månadsnumret för sådana extra celler kommer inte att vara lika med månadsnumret i kolumn A . Detta kan användas när du skapar en villkorlig formateringsregel för att markera sådana celler:
Lägger till en helg
Alternativt kan du lägga till i vår kalender och helger. För att göra detta kan du använda funktionen DAG (VECKODAG), som beräknar veckodagens antal (1-mån, 2-tis...7-sön) för varje datum och markerar de som infaller på lördagar och söndagar:
För korrekt visning, glöm inte att korrekt konfigurera rätt ordning på reglerna i fönstret. Hem — Villkorlig formatering — Hantera regler (Hem — Villkorlig formatering — Hantera regler), eftersom regler och fyllningar fungerar exakt i den logiska sekvens som du kommer att bilda i den här dialogrutan:
- Videohandledning om användning av villkorlig formatering i Excel
- Hur man skapar ett projektschema (Gantt-diagram) med villkorlig formatering
- Hur man skapar en projekttidslinje i Excel