Innehåll
Många nybörjare av Excel är bekanta med problemet att det är extremt obekvämt att placera en stor mängd information i celler, det finns ingenstans att lämna en anteckning för dig själv i framtiden. Det är faktiskt ganska enkelt att göra detta utan att bryta mot bordets allmänna utseende. Det är vad anteckningar är till för.
Arbeta med anteckningar
Anteckningar är ytterligare recept för de markerade cellerna. Oftast är de textmässiga och innehåller en specifik kommentar från en av författarna till tabellen. Förutom text kan du lägga till en bild i fältet som visas. Men för att bifoga den önskade kommentaren eller bilden till en cell måste du lära dig att skapa enkla textmärken, visa och redigera dem.. Efter det kan du fortsätta till avancerade inställningar.
Skapande
Processen att skapa anteckningar är ganska enkel och består av flera steg:
- Välj en cell från tabellen med musen. Högerklicka på den.
- Välj funktionen "Infoga anteckning" från snabbmenyn som visas.
- Efter det kommer ett fritt fält att dyka upp på sidan av den valda cellen. Den översta raden kommer att vara upptagen av standardanvändarnamnet.
Du kan ange vilken textinformation som helst i det fria fältet. För att dölja en kommentar måste du högerklicka på cellen, välj funktionen "Dölj kommentar". Efter det kommer den att finnas tillgänglig för läsning på länken som indikeras av det röda hörnet.
översyn
Du kan se kommentarerna för olika celler genom att hålla muspekaren över var och en av dem. Därefter dyker texten med anteckningen upp automatiskt. För att få kommentarsfältet att försvinna måste du flytta markören till en annan plats.
Expertråd! Om tabellen är stor och den har många anteckningar knutna till olika celler, kan du växla mellan dem via fliken "Granska". För detta är knapparna "Föregående" och "Nästa" avsedda.
Redigera
Ganska ofta finns det situationer när det är nödvändigt att ändra innehållet i fönstret för ytterligare kommentarer. Du kan göra detta genom att följa några steg:
- Klicka först på cellen med dold text med höger musknapp.
- I listan som visas väljer du funktionen "Redigera anteckning".
- Ett fönster bör öppnas där du kan redigera texten, lägga till bilder i den, öka eller minska kommentarsfältet.
Du kan slutföra inställningen genom att klicka var som helst i tabellen utanför fältet för ytterligare text.
Ett annat alternativ för att redigera cellkommentarer är genom fliken Granska. Här måste du hitta en uppsättning verktyg för anteckningar och klicka på knappen "Redigera".
Lägger till en bild
En av de intressanta funktionerna i anteckningar i Excel är tillägget av bilder som dyker upp när du håller muspekaren över de markerade cellerna. För att lägga till en bild måste du utföra flera åtgärder:
- Till en början måste du lägga till ytterligare en signatur i den markerade cellen.
- Gå till anteckningsredigeringsprocessen, rikta muspekaren till en av cellkanterna. Det är viktigt att rikta den till den plats där ikonen med fyra pilar kommer att visas, som divergerar i olika riktningar.
- Du måste högerklicka på den här ikonen, välj funktionen "Note Format" från menyn som visas.
- Ett fönster för redigering av information bör visas framför användaren. Du bör hitta fliken "Färger och linjer" och byta till den.
- Klicka på rullgardinsmenyn som heter "Färg", längst ner i listan som visas väljer du funktionen "Fyllmetoder".
- Ett nytt fönster bör visas där du måste gå till fliken "Ritning". På den här fliken klickar du på knappen med samma namn.
- Fönstret "Infoga bilder" visas, där du måste välja ett av tre alternativ: ladda upp en bild från OneDrive, sök efter en bild med Bing, ladda upp en bild från en dator. Det enklaste sättet är att ladda upp från datorn där dokumentet finns.
- När en bild är vald växlar den automatiskt till föregående fönster där den valda bilden kommer att visas. Här måste du markera rutan bredvid funktionen "Behåll bildens proportioner."
- Efter att ha klickat på "OK"-knappen öppnas det initiala anteckningsformateringsfönstret. I detta skede måste du binda anteckningen med bilden till den ursprungligen valda cellen. För att göra detta måste du gå till fliken "Skydd", avmarkera rutan bredvid "Skyddat objekt".
- Därefter måste du gå till fliken "Egenskaper", markera rutan bredvid objektet för att flytta och ändra objekt tillsammans med celler. Klicka på knappen "OK".
För att förstora bilden är det nödvändigt att sträcka det allmänna anteckningsfältet i olika riktningar.
Radera en anteckning
Att ta bort en tillagd signatur är lättare än att installera en ny eller redigera den. För att göra detta, högerklicka på en cell med en ytterligare beskrivning. Från popup-menyn, aktivera kommandot "Radera anteckning".
Det andra sättet att ta bort en extra etikett från den valda cellen är genom funktionen "Granska". Innan du väljer detta alternativ måste du markera cellen med musen. Klicka slutligen på knappen Ta bort ytterligare information.
Hur man undertecknar en anteckning i Excel
Om i ett delat Excel-dokument alla ytterligare redigeringar över cellerna skrivs av olika användare utan individuella signaturer, blir det extremt svårt att hitta författaren till vissa poster. Texten på anteckningen låter dig organisera data. För att lämna det ovanför en viss redigering i en cell måste du utföra flera åtgärder:
- Välj ett av huvudmenyalternativen "Arkiv".
- Gå till Inställningar".
- Gå till fliken "Allmänt".
- Ett fritt fält kommer att visas längst ner på sidan, där du måste ange namnet på användaren som lämnade en kommentar i cellen.
Hur man hittar en anteckning i Excel
Om dokumentet är mycket stort kan det finnas en situation där du snabbt behöver hitta en specifik kommentar. Gör det möjligt. Instruktioner för att hitta den nödvändiga beskrivningen eller etiketten:
- Gå till fliken "Hem".
- Gå till avsnittet "Sök och välj".
- Klicka på knappen "Inställningar".
- Hitta alternativet för att välja "Sökomfång".
- Ställ in värdet på Notera.
- Klicka på knappen "Sök alla".
Därefter visas en lista med celler enligt den inställda parametern framför användaren.
Visa och dölja en anteckning
Om du vill kan du helt dölja anteckningarna så att de inte syns när du läser huvuddokumentet, eller inaktivera döljfunktionen om den tidigare var aktiverad. För att göra detta måste du följa några enkla steg:
- Gå till de allmänna inställningarna på fliken "Arkiv", sedan "Alternativ", gå till avsnittet "Avancerat".
- Hitta avsnittet "Skärm".
- Markera rutan bredvid funktionen "Anteckningar och indikatorer".
- Klicka på knappen "OK". Efter det kommer dolda anteckningar alltid att visas. För att helt dölja dem måste du markera rutan bredvid funktionen "Inga anteckningar, inga indikatorer".
Expertråd! Excel har möjlighet att endast visa enskilda kommentarer. För att aktivera den här funktionen måste du högerklicka på cellen med en ytterligare beskrivning, klicka på knappen "Visa anteckningar". Så de kommer att visas permanent endast på de valda cellerna. Genom samma snabbmeny kan du helt dölja den korta beskrivningen på de platser som krävs.
Kopiera en anteckning till andra celler
Om en anteckning redan har skapats kan du kopiera den till en annan cell för att inte skriva texten igen. För att göra detta, följ en enkel instruktion:
- Högerklicka för att markera cellen i dokumentet som en kort beskrivning eller ändring är bifogad.
- Från popup-menyn väljer du funktionen "Kopiera".
- Hitta cellen som du vill binda den kopierade anteckningen till, markera den genom att klicka med vänster musknapp.
- Gå till fliken "Hem", välj sedan "Urklipp", klicka på knappen "Klistra in".
- En lista med kommandon visas framför användaren. Intressepunkten är "Paste Special". Efter att ha klickat på den kommer ett separat fönster för inställningar att dyka upp, där du måste markera rutan bredvid anteckningarna. Det återstår att spara ändringarna genom att klicka på "OK".
Hur man skriver ut ett anteckningsblad
Om du inte gör vissa justeringar skrivs Excel-dokument som standard ut utan anteckningar. För att lägga till dem i utskriften måste du konfigurera programmet:
- Gå till avsnittet "Sidlayout".
- Gå till fliken "Sidinställningar" och klicka sedan på "Skriv ut rubriker".
- Ett fönster med enskilda objekt för utskrift öppnas. Mittemot ordet "Anteckningar" kan du lägga till dem i utskriften eller lämna denna åtgärd avbruten.
Expertråd! När du lägger till anteckningar för utskrift finns det två alternativ för att visa dem på det utskrivna dokumentet. Om du väljer "I slutet av arket" - kommer de att visas längst ner på sidan. Du kan välja alternativet "Som på ett ark" – anteckningarna kommer att skrivas ut som de visas i den elektroniska versionen av dokumentet.
Ändra användarnamn när du skapar anteckningar
När du arbetar i Excel med delning aktiverat, när du skapar anteckningar, får de inte namnet på användaren som lämnar dem. För att ändra det till ditt eget smeknamn måste du följa några steg:
- Klicka på fliken "Arkiv" i det övre vänstra hörnet.
- Gå till avsnittet "Inställningar", "Allmänt".
- Välj "Användarnamn" från menyn som visas.
- Ett fritt fält öppnas framför användaren, där det är nödvändigt att skriva ner det önskade namnet.
Exempel på användning av anteckningar i Excel
För att förstå hur användbara ytterligare cellkommentarer i ett Excel-kalkylblad kan vara, rekommenderas det att överväga några praktiska exempel från andra användares erfarenhet:
- När anställda på ett företag har en gemensam arbetsbas registrerad i ett Excel-dokument, kan kollegor som arbetar på samma sida i skift lämna kommentarer som skiftare, ge instruktioner, utbyta viss information.
- Placering av bilder – om tabellen innehåller data om vissa personer, bilder på eventuella föremål, om det gäller deras förvaring, försäljning.
- Förklaringar till formlerna som kommer att förenkla ytterligare beräkningar, beräkningar.
Om du lämnar kommentarer på rätt sätt – så att de dyker upp vid rätt tidpunkt och inte stör andra användares arbete, kan du avsevärt öka produktiviteten för arbete relaterat till tabeller i Excel.
Videohandledning om anteckningar i Excel
Ovanstående instruktioner hjälper dig att förstå grunderna för att skapa, redigera, visa, avancerad inställning av kommentarer till celler i ett Excel-kalkylblad. Men om du stöter på några svårigheter, svårigheter med vissa åtgärder angående anteckningarna, rekommenderas det att titta på träningsvideorna. De innehåller steg-för-steg-instruktioner för att utföra olika operationer med cellkommentarer.
Slutsats
Att skapa, redigera och visa kommentarer på olika celler i Excel är inte så svårt som det kan verka vid första anblicken. Det kommer att vara användbart att ha sådana färdigheter inte bara för personer som arbetar i stora organisationer, hålla reda på något med hjälp av tabeller, utan också för enstaka användare som arbetar i Excel för sig själva. Vi får inte glömma att i anteckningsfältet kan du lägga till inte bara text utan också bilder, vilket avsevärt ökar deras användbarhet i arbetet.