Hur man delar en excel-fil samtidigt

I processen att arbeta med ett Excel-dokument blir det ofta nödvändigt att flera personer ansluter till det samtidigt. Och mycket ofta kan deras antal beräknas i flera dussintals. Därför är frågan om samarbete inte begränsad till att bara koppla samman människor, eftersom de ofta kan göra motstridiga ändringar som behöver lära sig hur man snabbt och effektivt redigerar.

Vem kan göra det? En person som har status som huvudanvändare. Med ett ord, vad behöver göras för att göra gemensamt arbete med ett dokument inte bara möjligt utan också effektivt?

Funktioner för att arbeta med en delad Excel-fil

Att arbeta med en delad fil i Excel har sina egna egenskaper. Så vissa åtgärder är inte tillgängliga för användare:

1. Skapa tabeller.
2. Scenariohantering, inklusive visning av dem.
3. Ta bort lakan.
4. Användare har inte möjlighet att slå samman flera celler eller, omvänt, dela upp tidigare sammanslagna. 
5. Alla operationer med XML-data.

Hur kan dessa restriktioner kringgås? Du behöver bara ta bort den allmänna åtkomsten och sedan returnera den när behovet uppstår.

Här är ett annat kalkylblad med några uppgifter som kanske eller kanske inte är möjliga om du arbetar med flera personer i samma kalkylblad.

Hur man delar en Excel-fil

Först måste du förstå vilken fil som måste göras tillgänglig för redigering av flera personer samtidigt. Det kan vara antingen en ny fil eller en befintlig. 

Inställningar

Allt du behöver göra för att dela en fil i Excel finns i avsnittet Bokdelning, som du hittar genom att gå till fliken Granska.

Ett fönster kommer upp med två flikar. Vi är intresserade av den första, som öppnas automatiskt. Vi måste markera rutan bredvid objektet markerat i skärmdumpen med en röd rektangel. Med den gör vi det möjligt för flera användare att hantera ett dokument.

När vi har öppnat åtkomst för redigering måste vi konfigurera den. För att göra detta, öppna den andra fliken.

Efter att ha angett parametrarna bekräftar vi våra åtgärder. För att göra detta, vänsterklicka på "OK"-knappen. Delning kan vara öppen för alla böcker, både nya och befintliga. I det första fallet måste du komma på ett namn för henne. 

Efter det måste du spara filen på din dator.

Viktigt! Formatet bör vara sådant att filen kan öppnas av varje användare med sin version av kalkylblad.

Öppna en delad fil

Du måste spara filen i en nätverksresurs eller mapp som har åtkomst till de deltagare som vill använda filen. När katalogen har valts behöver vi bara klicka på knappen "Spara".

Det är dock inte tillåtet att använda en webbserver för att spara den delade filen. 

Efter att ha utfört alla operationer som beskrivs ovan måste du kontrollera om det är möjligt att ansluta andra personer. För att göra detta, öppna fliken "Data" och hitta objektet "Anslutningar" direkt under det. Om du klickar på den kommer du att kunna ändra länkar eller länkar. Om det inte finns någon motsvarande knapp finns det inga associerade filer.

Därefter öppnas fliken "Status", med hjälp av vilken det är möjligt att kontrollera anslutningarna. Det faktum att allt är bra kan kännas igen av närvaron av "OK" -knappen.

Hur man öppnar en delad Excel-arbetsbok

Excel låter dig också öppna en delad arbetsbok. För att göra detta måste du klicka på Office-knappen. När popup-panelen visas måste vi välja alternativet "Öppna" och välja boken som ska användas för delning. Efter det klickar du igen på Office-knappen och öppnar fönstret "Excel-alternativ", som finns längst ner.

På vänster sida av fönstret som visas kommer du att kunna välja en kategori av inställningar, men vi är intresserade av den allra första, som innehåller de mest allmänna parametrarna.

Gå sedan till objektet "Personlig inställning", där du måste ange data som låter dig filtrera användare - användarnamn, smeknamn.

Efter att ha utfört dessa operationer blir det möjligt att redigera informationen i dokumentet eller lägga till vissa data. Glöm inte att spara dina ändringar efter att du har gjort dem.

Detta kan ibland orsaka problem när du sparar. Till exempel är delning endast tillgänglig för första öppningen, och när du försöker öppna dokumentet en andra gång, ger programmet ett fel. Detta kan hända av följande skäl:

1. Om flera deltagare anger data samtidigt i samma cell. Eller någon annan del.
2. Genererar en ändringslogg som får arbetsboken att växa i storlek. Detta leder till problem.
3. Användaren har tagits bort från delning. I det här fallet kommer att spara ändringarna inte bara fungera på hans dator. 
4. Nätverksresursen är överbelastad.

För att åtgärda problemet måste du vidta följande steg:

1. Ta bort ändringsloggen eller radera redundant information från den. 
2. Ta bort överflödig information i själva dokumentet.
3. Starta om delning. 
4. Öppna ett Excel-dokument i en annan kontorsredigerare och spara det sedan igen i xls-format.

Det är sant att i de senaste versionerna inträffar detta fel inte lika ofta som i äldre.

Så här ser du medlemsaktivitet

Under det gemensamma arbetet måste du ständigt övervaka så att en av deltagarna inte förstör något. Därför måste du lära dig att förstå vilka handlingar som begicks av en av dem. För att göra detta måste du utföra följande steg.

1. Gå till fliken "Review" och där hittar du objektet "Rättelser". I menyn väljer du objektet "Välj korrigeringar".
   

   

2. Därefter kommer ett fönster upp där du kan ta reda på vilka ändringar som gjorts av användare. Denna lista genereras automatiskt. Du kan verifiera att detta verkligen är fallet genom att titta på kryssrutan bredvid motsvarande objekt i den här dialogrutan.
   

   

    I det här fallet kommer endast de ändringar som har gjorts sedan den senaste lagringen att visas i listan i det övre vänstra hörnet. Detta görs för enkelhetens skull, du kan alltid se tidigare redigeringar i journalen.

3. Varje deltagare tilldelas en specifik färg, genom vilken du kan förstå vem som gjort ändringarna. Etiketterna finns i det övre vänstra hörnet. Du kan också ställa in spårningsändringar efter tid, en specifik användare eller inom ett specifikt intervall, samt inaktivera deras visning.
   

   

4. När du håller muspekaren över en cell som har ett sådant märke uppstår ett litet block som du kan förstå vem som gjort ändringarna.
   

   

5. För att göra justeringar av reglerna för att visa korrigeringar måste du gå tillbaka till inställningsfönstret och sedan hitta fältet "Efter tid", där du kan ställa in en startpunkt för visning av ändringar. Det vill säga den tidpunkt från vilken korrigeringar kommer att visas. Du kan ställa in perioden sedan den senaste lagringen, ställa in att visa alla ändringar för alltid, uteslutande inte visade, eller ange från vilket datum de ska visas.
   

   

6. Du kan också kontrollera visningen av korrigeringar som endast görs av en specifik medlem.
   

   

7. Med hjälp av motsvarande fält kan du ställa in intervallet för arket där kommandots åtgärder ska loggas.

Du kan också göra andra ändringar genom att markera lämpliga kryssrutor på rätt ställen.

Listan över ändringar är inte dödvikt. Huvudanvändaren kan granska redigeringar av andra deltagare, bekräfta eller avvisa dem. Hur man gör det?

1. Gå till fliken "Recension". Det finns en "fixar"-meny där användaren kan hantera fixar. I popup-panelen måste du välja alternativet "Acceptera / avvisa korrigeringar", varefter ett fönster kommer att visas där korrigeringar visas.
   

   

   

2. Valet av redigeringar kan utföras enligt samma kriterier som beskrivits tidigare: efter tid, av en specifik användare eller inom ett visst intervall. Efter att ha ställt in de nödvändiga parametrarna, tryck på OK-knappen.
3. Därefter kommer alla justeringar som uppfyller villkoren i föregående steg att visas. Du kan godkänna en viss redigering eller avvisa den genom att klicka på lämplig knapp längst ner i fönstret. Det är också möjligt att batch acceptera eller avvisa justeringar.
   

   

Nu har nödvändiga justeringar lämnats, och de extra har tagits bort.

Hur man tar bort användare från excel-fil

Då och då blir det nödvändigt att ta bort användare från medförfattarskap. Det kan finnas ett stort antal anledningar: de fick en annan uppgift, deltagaren började göra ändringar från en annan dator och så vidare. Att implementera denna uppgift i Excel är inte alls svårt.

Öppna först fliken "Granska". Det finns en grupp "Ändringar", där det finns ett alternativ "Åtkomst till boken".

Efter det kommer samma fönster som vi såg tidigare att dyka upp på skärmen. En lista över alla personer som kan göra ändringar i tabellen finns på fliken Redigera. För att ta bort en användare som vi inte behöver för tillfället, måste du hitta den i den här listan, välj den genom att trycka på vänster musknapp och klicka på knappen "Radera" som finns nedan.

Därefter kommer Excel att varna användaren om att korrigeringarna som gjorts av denna deltagare kanske inte sparas om han för närvarande gör ändringar i arbetsboken. Om du godkänner, klicka sedan på "OK", så kommer användaren inte längre att delas.

Hur man begränsar användningen av en delad arbetsbok

Det bästa sättet att begränsa användningen av en delad reskontra är att ta bort användaren. Om detta inte är lämpligt kan du ställa in rätten att se eller redigera boken av en specifik deltagare.

Med detta sagt är det viktigt att komma ihåg att vissa begränsningar är inbyggda i delning som standard. De har beskrivits ovan. Låt oss komma ihåg dem, för upprepning är lärandets moder.

1. Det är förbjudet att skapa smarta tabeller som automatiskt uppdaterar data och har många andra funktioner.
2. Du kan inte hantera skript. 
3. Det finns en inbyggd begränsning för att ta bort ark, ansluta eller koppla bort celler.
4. Utför alla operationer på XML-data. Med enkla ord finns det begränsningar för att strukturera en stor mängd data, inklusive redigering av deras arrayer. XML är en av de mest oklara filtyperna för nybörjare, men det är egentligen ganska enkelt. Med den här typen av fil kan du överföra data genom att göra batchändringar i dokumentet. 

Enkelt uttryckt låter co-authoring dig utföra standardoperationer på ett dokument, men mer professionella alternativ är endast tillgängliga för en person. Detta beror på att samma makron eller XML-batchändringar är något svårare att återställa. 

Att inaktivera delning och sedan återaktivera det är ett annat sätt att begränsa vad Excel-användare kan göra. Du kan själv göra de nödvändiga ändringarna och därmed tillfälligt beröva andra människor möjligheten att redigera något.

För att göra detta måste du följa dessa steg.

1. Öppna fliken "Granska", gå till "Korrigeringar" och välj "Markera revisioner" från popup-menyn.
2. Därefter visas ett fönster där du måste avmarkera rutorna bredvid objekten "Användare" och "I intervallet".
3. Därefter visas en ändringslogg, som är nödvändig för säkerhetskopiering av data.

Efter det kan du stänga av delning. För att göra detta, på samma flik på menyfliksområdet, välj objektet "Åtkomst till boken" och avmarkera "Tillåt flera användare att ändra filen."

Det var allt, nu är delning inaktiverat.

Så det är ganska enkelt att ställa in medförfattarskap i Excel. Naturligtvis finns det vissa restriktioner som inte tillåter dig att använda dokumentet fullt ut. Men de löses helt enkelt, det räcker med att stänga av delning ett tag och sedan slå på det när de nödvändiga ändringarna har gjorts.