Hur man ställer in och fixar utskriftsområdet i Excel

Ofta, efter att ha avslutat arbetet med en tabell i Excel, måste du skriva ut det färdiga resultatet. När du behöver hela dokumentet är det enkelt att skicka all data till skrivaren. Men ibland finns det situationer när det är nödvändigt att bara välja vissa delar för utskrift från hela filen. I det här fallet måste du använda de inbyggda funktionerna i programmet, ställa in tillfälliga eller permanenta inställningar för utskrift av dokument.

Sätt att anpassa utskriftsområdet i Excel

Det finns två sätt att skapa och anpassa det utskrivbara området för Excel-kalkylblad:

1. En enda programinställning innan ett dokument skickas till utskrift. I detta fall kommer de angivna parametrarna att återgå till de ursprungliga omedelbart efter att filen har skrivits ut. Du måste upprepa proceduren innan nästa utskrift.
2. Fixar ett konstant utskrivbart område, så att du inte behöver justera om i framtiden. Men om du vill skriva ut olika tabeller med olika områden måste du konfigurera om programmet.

Var och en av metoderna kommer att diskuteras mer i detalj nedan.

Regelbunden justering av utskriftsområden

Denna metod kommer att vara relevant om tabellerna du arbetar med hela tiden behöver byta zoner för utskrift.

Var uppmärksam! Vi får inte glömma att om du i framtiden behöver skriva ut det ursprungliga dokumentet igen, måste alla inställningar anges igen.

Procedur:

1. Markera alla celler vars information du vill skriva ut. Detta kan göras med tangentbordsknapparna (navigeringsknapparna) eller genom att hålla nere LMB och gradvis flytta ner musen till önskad plats.

2. När det önskade cellområdet är markerat måste du gå till fliken "Arkiv".
3. I menyn som öppnas väljer du funktionen "Skriv ut".
4. Därefter måste du ställa in utskriftsalternativen för det valda cellområdet. Det finns tre alternativ: skriv ut hela arbetsboken, skriv bara ut aktiva ark eller skriv ut ett urval. Du måste välja det sista alternativet.
5. Efter det kommer förhandsgranskningsområdet för den utskrivna versionen av dokumentet att visas.

Om den visade informationen motsvarar den som behöver skrivas ut, återstår det att klicka på knappen "Skriv ut" och vänta på den färdiga utskriften genom skrivaren. När utskriften är klar återgår inställningarna till standardinställningarna.

Fastställande av enhetliga parametrar för alla dokument

När du behöver skriva ut samma område av tabellen (många kopior vid olika tidsintervall eller ändra information i valda celler), är det bättre att ställa in fasta utskriftsinställningar för att inte ändra inställningarna upprepade gånger. Procedur:

1. Välj önskat cellintervall från den allmänna tabellen (med någon av de praktiska metoderna).
2. Gå till fliken "Sidlayout" i huvudverktygsfältet.
3. Klicka på alternativet "Utskriftsområde".
4. Det kommer att finnas två alternativ för ytterligare åtgärder – "Fråga" och "Ta bort". Du måste välja den första.

5. Programmet kommer automatiskt att fixa det valda området. Den kommer att visas när användaren navigerar till utskriftssektionen.

För att kontrollera att data är korrekta kan du utföra en förhandsgranskning genom utskriftsinställningarna. Du kan spara de inställda parametrarna genom att klicka på diskettikonen i det övre vänstra hörnet eller genom menyn "Arkiv".

Ställa in flera utskriftsområden

Ibland behöver du skriva ut flera urklipp från samma kalkylblad i Excel. För att göra detta måste du ändra ordningen på åtgärder något genom att lägga till ett mellansteg:

1. Välj det första området för utskrift med musknapparna eller navigeringsknapparna på tangentbordet. I det här fallet är det viktigt att hålla ned "CTRL"-knappen.
2. Utan att släppa "CTRL"-knappen, välj de återstående områdena som du vill skriva ut.
3. Gå till fliken "Sidlayout".
4. I gruppen Utskriftsformat väljer du verktyget Utskriftsområde.
5. Det återstår att lägga till de tidigare markerade intervallen, som beskrivs ovan.

Viktigt! Innan du börjar skriva ut flera områden i tabellen måste du tänka på att var och en av dem kommer att skrivas ut på ett separat ark. Detta beror på det faktum att för gemensam utskrift på ett ark måste intervallen ligga intill.

Lägga till en cell till ett uppsättningsområde

En annan möjlig situation är att lägga till en angränsande cell till ett redan valt område. För att göra detta behöver du inte återställa inställningarna och ändra dem till nya.. Du kan lägga till en ny cell samtidigt som du behåller det redan inställda intervallet. Procedur:

1. Välj intilliggande celler som ska läggas till i ett befintligt intervall.
2. Gå till fliken "Sidlayout".
3. I avsnittet "Sidalternativ" väljer du funktionen "Utskriftsområde".

Utöver standardalternativen kommer användaren att erbjudas en ny åtgärd "Lägg till i utskrivbart område". Det återstår att kontrollera det färdiga resultatet genom förhandsgranskningsfönstret.

Återställa

När alla dokument med önskat intervall har skrivits ut eller du behöver ändra inställningarna måste du återställa inställningarna. För att göra detta, gå bara till fliken "Sidlayout", välj verktyget "Utskriftsområde", klicka på knappen "Ta bort". Därefter kan du ställa in nya intervall enligt instruktionerna som beskrivs ovan.

Slutsats

Genom att lära dig procedurerna som beskrivs ovan kan du skriva ut de nödvändiga dokumenten eller delar av dem från Excel med mindre tid. Om tabellen är statisk, ett stort antal nya celler läggs inte till i den, det rekommenderas att omedelbart ställa in de intervall som krävs för utskrift så att du kan ändra informationen i de valda cellerna utan att konfigurera om i framtiden. Om dokumentet ständigt förändras måste inställningen upprepas för varje ny utskrift.