Innehåll
Många nybörjare Excel-användare har ofta en fråga: vad är en Excel-formel och hur man anger den i en cell. Många tänker till och med varför det behövs. För dem är Excel ett kalkylblad. Men i själva verket är detta en stor multifunktionell miniräknare och i viss mån en programmeringsmiljö.
Begreppet formel och funktion
Och allt arbete i Excel är baserat på formler, som det finns ett stort antal av. I hjärtat av varje formel är en funktion. Det är ett grundläggande beräkningsverktyg som returnerar ett värde beroende på den överförda data efter att den har förbehandlats.
En formel är en uppsättning logiska operatorer, aritmetiska operationer och funktioner. Den innehåller inte alltid alla dessa element. Beräkningen kan till exempel omfatta endast matematiska operationer.
I dagligt tal blandar Excel-användare ofta ihop dessa begrepp. I själva verket är gränsen mellan dem ganska godtycklig, och båda termerna används ofta. För en bättre förståelse för att arbeta med Excel är det dock nödvändigt att känna till de korrekta värdena.
Faktum är att den terminologiska apparaten är mycket bredare och innehåller många andra begrepp som behöver övervägas mer i detalj.
- Konstant. Detta är ett värde som förblir detsamma och kan inte ändras. Detta kan till exempel vara talet Pi.
- Operatörer. Detta är en modul som krävs för att utföra vissa operationer. Excel tillhandahåller tre typer av operatörer:
- Aritmetisk. Behövs för att addera, subtrahera, dividera och multiplicera flera tal.
- Jämförelseoperatör. Behövde kontrollera om uppgifterna uppfyller ett visst villkor. Det kan returnera ett värde: antingen sant eller falskt.
- Textoperatör. Det är bara en och behövs för att sammanfoga data – &.
- Länk. Det här är adressen till cellen som data kommer ifrån, inuti formeln. Det finns två typer av länkar: absoluta och relativa. Den första ändras inte om formeln flyttas till en annan plats. Relativa, respektive, ändrar cellen till den intilliggande eller motsvarande. Om du till exempel anger en länk till cell B2 i någon cell och sedan kopierar den här formeln till den intilliggande formeln till höger, ändras adressen automatiskt till C2. Länken kan vara intern eller extern. I det första fallet kommer Excel åt en cell som finns i samma arbetsbok. I den andra – i den andra. Det vill säga att Excel kan använda data som finns i ett annat dokument i formler.
Hur man anger data i en cell
Ett av de enklaste sätten att infoga en formel som innehåller en funktion är att använda funktionsguiden. För att kalla det måste du klicka på fx-ikonen lite till vänster om formelfältet (den ligger ovanför tabellen, och innehållet i cellen dupliceras i den om det inte finns någon formel i den eller om formeln är visas om så är fallet. En sådan dialogruta visas.
Där kan du välja funktionskategori och direkt den från listan som du vill använda i en viss cell. Där kan du inte bara se listan utan också vad var och en av funktionerna gör.
Det andra sättet att ange formler är att använda motsvarande flik på Excel-bandet.
Här är gränssnittet annorlunda, men mekaniken är densamma. Alla funktioner är indelade i kategorier, och användaren kan välja den som passar honom bäst. För att se vad var och en av funktionerna gör måste du hålla muspekaren över den och vänta i 2 sekunder.
Du kan också ange en funktion direkt i en cell. För att göra detta måste du börja skriva formelinmatningssymbolen (= =) i den och ange namnet på funktionen manuellt. Denna metod är lämplig för mer erfarna användare som kan den utantill. Gör att du kan spara mycket tid.
Efter att ha angett de första bokstäverna kommer en lista att visas, där du också kan välja önskad funktion och infoga den. Om det inte är möjligt att använda musen kan du navigera genom den här listan med TAB-tangenten. Om det är det räcker det med att dubbelklicka på motsvarande formel. När funktionen har valts kommer en uppmaning att visas som låter dig ange data i rätt ordning. Dessa data kallas för funktionens argument.
Om du fortfarande använder Excel 2003-versionen, ger den ingen rullgardinslista, så du måste komma ihåg det exakta namnet på funktionen och ange data från minnet. Detsamma gäller för alla funktionsargument. Lyckligtvis är detta inte ett problem för en erfaren användare.
Det är viktigt att alltid börja en formel med likhetstecken, annars kommer Excel att tro att cellen innehåller text.
I det här fallet kommer data som börjar med ett plus- eller minustecken också att betraktas som en formel. Om det efter det finns text i cellen kommer Excel att ge ett felmeddelande #NAMN?. Om siffror eller siffror anges, kommer Excel att försöka utföra lämpliga matematiska operationer (addition, subtraktion, multiplikation, division). Det rekommenderas i alla fall att börja skriva in formeln med =-tecknet, som det är vanligt.
På samma sätt kan du börja skriva en funktion med @-tecknet, som kommer att ändras automatiskt. Denna inmatningsmetod anses vara föråldrad och är nödvändig för att äldre versioner av dokument inte ska förlora viss funktionalitet.
Begreppet funktionsargument
Nästan alla funktioner innehåller argument, som kan vara en cellreferens, text, nummer och till och med en annan funktion. Så, om du använder funktionen ENECHET, du måste ange siffrorna som ska kontrolleras. Ett booleskt värde kommer att returneras. Om det är ett udda nummer kommer TRUE att returneras. Följaktligen, om ens, då "FALSK". Argument, som du kan se från skärmdumparna ovan, anges inom parentes och separeras med semikolon. I det här fallet, om den engelska versionen av programmet används, fungerar det vanliga kommatecken som en separator.
Inmatningsargumentet kallas en parameter. Vissa funktioner innehåller dem inte alls. Till exempel, för att få aktuell tid och datum i en cell, måste du skriva formeln =TATA (). Som du kan se, om funktionen inte kräver inmatning av argument, måste parenteser fortfarande anges.
Några egenskaper hos formler och funktioner
Om data i cellen som formeln refererar till redigeras, kommer den automatiskt att räkna om data i enlighet med detta. Anta att vi har cell A1, som är skriven till en enkel formel som innehåller en vanlig cellreferens = Dl. Om du ändrar informationen i den, kommer samma värde att visas i cell A1. På samma sätt för mer komplexa formler som tar data från specifika celler.
Det är viktigt att förstå att vanliga Excel-metoder inte kan få en cell att returnera sitt värde till en annan cell. Samtidigt kan denna uppgift uppnås genom att använda makron – subrutiner som utför vissa åtgärder i ett Excel-dokument. Men det här är ett helt annat ämne, som helt klart inte är för nybörjare, eftersom det kräver programmeringskunskaper.
Konceptet med en matrisformel
Detta är en av varianterna av formeln, som skrivs in på ett lite annorlunda sätt. Men många vet inte vad det är. Så låt oss först förstå innebörden av denna term. Det är mycket lättare att förstå detta med ett exempel.
Anta att vi har en formel BELOPP, som returnerar summan av värdena inom ett visst intervall.
Låt oss skapa ett så enkelt intervall genom att skriva siffror från ett till fem i cellerna A1:A5. Sedan anger vi funktionen = SUMMA (A1: A5) i cell B1. Som ett resultat kommer siffran 15 att visas där.
Är detta redan en matrisformel? Nej, även om det fungerar med en datauppsättning och kan kallas en. Låt oss göra några ändringar. Anta att vi måste lägga till en till varje argument. För att göra detta måste du skapa en funktion så här:
=SUMMA(A1:A5+1). Det visar sig att vi vill lägga till ett till värdeintervallet innan vi beräknar deras summa. Men även i den här formen kommer Excel inte att vilja göra detta. Han måste visa detta genom att använda formeln Ctrl + Shift + Enter. Matrisformeln skiljer sig i utseende och ser ut så här:
{=SUMMA(A1:A5+1)}
Därefter, i vårt fall, kommer resultatet 20 att anges.
Det är ingen idé att ange lockiga hängslen manuellt. Det kommer inte att göra någonting. Tvärtom kommer Excel inte ens tro att detta är en funktion och bara text istället för en formel.
Inuti denna funktion utfördes under tiden följande åtgärder. Först delar programmet upp detta område i komponenter. I vårt fall är det 1,2,3,4,5. Därefter ökar Excel automatiskt var och en av dem med en. Därefter adderas de resulterande siffrorna.
Det finns ett annat fall där en matrisformel kan göra något som standardformeln inte kan. Till exempel har vi en datamängd listad i intervallet A1:A10. I standardfallet kommer noll att returneras. Men anta att vi har en sådan situation att noll inte kan tas med i beräkningen.
Låt oss ange en formel som kontrollerar intervallet för att se om det inte är lika med detta värde.
=МИН(ЕСЛИ(A1:A10<>0;A1:A10))
Här finns en falsk känsla av att det önskade resultatet kommer att uppnås. Men så är inte fallet, för här måste du använda en matrisformel. I ovanstående formel kommer endast det första elementet att kontrolleras, vilket naturligtvis inte passar oss.
Men om du förvandlar det till en matrisformel kan justeringen snabbt ändras. Nu blir det minsta värdet 1.
En matrisformel har också fördelen att den kan returnera flera värden. Du kan till exempel transponera en tabell.
Det finns alltså många olika typer av formler. Vissa av dem kräver enklare input, andra mer komplexa. Matrisformler kan vara särskilt svåra för nybörjare att förstå, men de är mycket användbara.