Fokusera på det väsentliga: hur man prioriterar

”Tyvärr är situationer där jag lyckas sätta mina prioriteringar i förgrunden snarare norm än undantag. Jag försöker planera mina uppgifter för dagen, lyfta fram det viktigaste, men i slutet av dagen känner jag mig helt utmattad eftersom jag distraheras av samtal, liten omsättning och möten. De viktigaste uppgifterna fortsätter att skjutas upp, och de storslagna planerna för året förblir skrivna på lappar. Vad kan du göra för att hjälpa dig själv?» frågar sig Olga, 27 år.

Jag stöter ofta på en liknande förfrågan i utbildningar om chefseffektivitet. Klienter tror att den främsta orsaken till deras problem är bristen på prioriteringar. Men i verkligheten är de, bara en person är inte särskilt koncentrerad på dem.

Och det första steget för att lösa det här problemet är att välja rätt verktyg för att arbeta med din koncentration. Det bör passa exakt till dina personliga egenskaper: du måste ta hänsyn till villkoren för ditt arbete och bostadsort.

För att komma igång kan du använda flera populära metoder som länge har erkänts som effektiva. Jag försöker rekommendera dem till kunder som vi precis har börjat arbeta med.

Första tillvägagångssättet: Förstå utvärderingskriterierna

Svara först på frågan: Vilka kriterier använder du när du prioriterar? Det vanligaste svaret är "brådskande"-kriteriet. Med den ställer alla ärenden upp i rad beroende på deadline. Och först efter det bygger vi in ​​nya uppgifter i den resulterande «virtuella konstruktören», och flyttar långt tillbaka de som kan slutföras senare.

Vilka är nackdelarna med detta tillvägagångssätt? Listan över dagens prioriteringar bör inte bara inkludera det som kommer att förlora relevans i morgon, det vill säga brådskande, utan också vad vi abstrakt kallar "viktigt". Det är detta som driver oss mot att uppnå målet, eller som tar bort allvarliga hinder på vägen dit.

Och här gör många misstaget att ersätta kriterierna. Lakoniskt kan detta uttryckas på följande sätt: "Detta är mycket brådskande, för det är väldigt viktigt!" "Detta är mycket viktigt eftersom deadline är i morgon!" Men om din lista med prioriteringar för dagen inte innehåller uppgifter som leder till uppnåendet av mål som är viktiga för dig, måste du noggrant analysera din att göra-lista.

Du måste bestämma vilka kriterier du använder för att bestämma "brådskande" och "viktighet" av uppgifter och om du blandar dessa två begrepp.

Andra tillvägagångssättet: Identifiera tre kategorier av prioriteringar

Som ni vet är planeringshorisonter olika. Om vi ​​överväger en planeringshorisont på en dag, är det bättre att gå tillväga enligt följande:

• Ange en högsta prioritet för dagen. Detta är uppgiften som du kommer att spendera maximalt av din tid och energi på idag;
• Identifiera tre eller fyra saker som du kommer att lägga minst tid och ansträngning på idag. Det är bättre om du skriver ner hur mycket tid (fem minuter, tio minuter) du planerar att lägga på ett visst fall. Detta kommer att bli din "sista prioritetslista".
• Till den tredje kategorin kommer att falla vad som kan kallas "fall av restprincipen." De kommer att slutföras om det finns ledig tid över för dem. Men om de förblir orealiserade kommer det inte att påverka någonting.

Här ställs vi inför frågan: "Hur ska man inte spendera maximal energi på den "sista prioriteringen", omedvetet lägga den "huvudsakliga" åt sidan? Det tredje tillvägagångssättet kommer att hjälpa till att besvara det.

Tredje tillvägagångssättet: Använd läget för långsam tid

Vi tillbringar större delen av vår arbetstid i "snabbtid"-läge. Vi måste ta del av rutinprocesser och bearbeta en enorm mängd information.

"Långsam tid" är det mest effektiva sättet att stoppa rutinen som "springer i hjulet". Detta är en medveten blick in i dig själv och utgångspunkten för att hitta svar på frågorna: ”Vad gör jag? Varför då? Vad gör jag inte och varför?

För att den här metoden ska fungera bäst, följ dessa tre riktlinjer:

1. Gå in i din dagliga rutin en viss ritual. Detta bör vara en återkommande aktivitet under dagen som kommer att försätta dig i "långsam tid"-läge. Det kan vara en tepaus, och vanliga knäböj. Ritualen bör inte ta mer än 5 minuter och låta dig vara ensam. Och, naturligtvis, ge dig glädje och nöje - då kommer du inte att skjuta upp det till imorgon.
2. Tänk på att "långsam tid" inte bara är tid att njuta, utan också en möjlighet att öka din tillfredsställelse med läget "snabb tid". Och ställ dig själv tre frågor: "Vilket resultat ska jag uppnå idag?", "Vad är nästa lilla steg mot detta resultat som jag måste ta?", "Vad distraherar mig från det och hur man inte blir distraherad?" Dessa frågor hjälper dig att hålla dina huvudmål i åtanke. Och att planera nästa små steg kommer att vara ett utmärkt förebyggande av förhalning.
3. Använd läget för långsam tid två till fyra gånger om dagen. Ju oftare och starkare du påverkas av omvärldens faktorer, desto oftare bör du byta till det här läget. Tre frågor och ett par minuter per session räcker. Huvudkriteriet är att det ska ge dig nöje. Men kom ihåg: att använda tekniken mindre än en gång om dagen är inte att öva på den alls.