Vi känner oss inspirerade och kan arbeta i timmar utan att stanna. Om arbetet inte pågår, då och då blir vi distraherade och ordnar andrum. Båda alternativen är ineffektiva. Vi är mest produktiva när vi planerar pauser i förväg, snarare än att ta dem spontant. Om detta — författaren Oliver Burkeman.
Mina vanliga läsare gissar redan att nu ska jag sadla på min favoritskridsko: jag uppmanar outtröttligt alla att planera sina liv. Enligt min mening motiverar detta tillvägagångssätt sig nästan alltid. Men spontaniteten, som vissa så passionerat förespråkar, är klart överskattad. Det förefaller mig som att de som strävar efter att vara en "verkligt spontan person" bäst undviks. De kommer uppenbarligen att förstöra allt som ni gemensamt planerat.
Jag insisterar på detta, även om det i mitt nuvarande liv finns den mest virtuosa förstöraren av planer - ett barn på sex månader. Poängen med planen är ju inte alls att hålla fast vid den fanatiskt. Det behövs så att du, efter att ha slutfört en sak, inte tappar tankarna på vad du ska göra härnäst.
Fördelarna med planering är särskilt uppenbara när oförutsägbara händelser inträffar och kräver din uppmärksamhet. När stormen väl har lagt sig kommer du förmodligen att vara för förvirrad för att klokt kunna välja din nästa handling. Och det är här som din plan kommer väl till pass. Kommer du ihåg det catchy latinska uttrycket carpe diem — «lev i nuet»? Jag skulle ersätta den med carpe horarium — "lev enligt schemat."
Min poäng bevisas av en nyligen genomförd studie vid Columbia Business School. Två grupper av deltagare ombads utföra två kreativa uppgifter inom en viss tid. I den första gruppen kunde deltagarna byta från en uppgift till en annan när de ville, i den andra - med strikt definierade intervall. Som ett resultat av detta presterade den andra gruppen bättre i alla avseenden.
Hur kan detta förklaras? Enligt författarna är det här. Det kan vara svårt för oss alla att fånga ögonblicket då kognitiv fixering inträffar i vår mentala aktivitet, det vill säga vi tappar förmågan att tänka utanför ramarna och viker av allfartsvägarna. Vi brukar inte märka det direkt.
När du arbetar med uppgifter som kräver kreativitet, kommer att schemalägga pauser medvetet hjälpa dig att hålla ögonen fräscha.
"Deltagare som inte höll sig till schemat för att byta från en uppgift till en annan var mer benägna att upprepa sig själva, deras "nya" idéer liknade mycket vad de kom med i början," noterar författarna till studien. Takeaway: Om du inte tar en paus från jobbet för att du känner dig överväldigad, tänk på att känslan kan vara falsk.
Observera att i det här experimentet innebar en paus inte att man slutade arbeta, utan att man bytte till en annan uppgift. Det vill säga att en aktivitetsbyte verkar vara lika effektiv som vila — huvudsaken är att allt går enligt schemat.
Vilka praktiska slutsatser kan dras av detta? När du arbetar med uppgifter som kräver kreativitet, kommer att schemalägga pauser medvetet hjälpa dig att behålla ett nytt perspektiv. Det är bäst att ordna raster med jämna mellanrum.
För att vara på den säkra sidan kan du ställa in en timer. När du hör signalen, byt omedelbart till något annat företag: titta igenom dina konton, kolla din brevlåda, städa upp skrivbordet. Gå sedan tillbaka till jobbet. Och hoppa inte över lunchen. Utan regelbundna pauser kommer du att börja halka. Kolla själv — kommer du att kunna komma på något kvalitativt nytt i det här läget?
Viktigast av allt, bli av med skulden för att avbryta arbetet. Speciellt när du känner dig fast och inte kan gå vidare. Att ta en paus är faktiskt det bästa man kan göra i den här situationen.
Dessa studier kan tolkas ännu bredare. Att vara inne i situationen är det svårt att på ett adekvat sätt bedöma ditt tillstånd och fatta sunda beslut. När vi blir arga över ett mindre problem, som att någon försöker hoppa över kön någonstans, inser vi inte att vår reaktion är oproportionerlig mot det som hände.
När vi känner oss ensamma drar vi oss ofta tillbaka ännu mer i oss själva när vi borde röra oss i motsatt riktning. När vi saknar motivation ser vi inte att det bästa sättet att få det är att inte skjuta upp, utan att äntligen göra det vi undviker. Exemplen fortsätter.
Hemligheten är att inte blint lyda dina tillfälliga tankar och känslor, utan lära dig att förutse dem. Det är här planering kommer in – den tvingar oss att göra det vi behöver göra, vare sig vi vill det nu eller inte. Och bara av den anledningen är det en bra idé att hålla sig till ett schema.