Paretoprincipen, uppkallad efter den italienske ekonomen Vilfredo Pareto, slår fast det 80% av problemen kan orsakas av 20% av orsakerna. Principen kan vara mycket användbar eller till och med livräddande information när du ska välja vilket av de många problemen som ska lösas först, eller om elimineringen av problem kompliceras av yttre omständigheter.
Du har till exempel precis blivit ombedd att leda ett team som har svårt att arbeta med ett projekt för att peka dem i rätt riktning. Du frågar gruppmedlemmarna vad som var deras främsta hinder för att nå sina mål och mål. De gör en lista som du analyserar och tar reda på vad som var huvudorsakerna till vart och ett av problemen som teamet stötte på, och försöker se gemensamma drag.
Alla upptäckta orsaker till problem är ordnade efter hur ofta de uppstår. Om man tittar på siffrorna finner man att bristen på kommunikation mellan projektimplementerare och projektintressenter är grundorsaken till de 23 främsta problemen som teamet står inför, medan det näst största problemet är tillgången till nödvändiga resurser (datorsystem, utrustning, etc.) .). .) resulterade i endast 11 associerade komplikationer. Andra problem är isolerade. Det är tydligt att genom att lösa kommunikationsproblemet kan en enorm andel av problemen elimineras, och genom att lösa problemet med tillgång till resurser kan nästan 90 % av hindren i teamets väg lösas. Du har inte bara kommit på hur du kan hjälpa teamet, du har precis gjort en Pareto-analys.
Att göra allt detta arbete på papper kommer förmodligen att ta en viss tid. Processen kan påskyndas avsevärt med hjälp av Pareto-diagrammet i Microsoft Excel.
Paretodiagram är en kombination av ett linjediagram och ett histogram. De är unika genom att de vanligtvis har en horisontell axel (kategoriaxel) och två vertikala axlar. Diagrammet är användbart för att prioritera och sortera data.
Min uppgift är att hjälpa dig att förbereda data för Pareto-diagrammet och sedan skapa själva diagrammet. Om din data redan är förberedd för Pareto-diagrammet kan du gå vidare till den andra delen.
Idag ska vi analysera en problematisk situation i ett företag som regelbundet ersätter anställda för kostnader. Vår uppgift är att ta reda på vad vi spenderar mest på och förstå hur vi kan minska dessa kostnader med 80 % med hjälp av en snabb Pareto-analys. Vi kan ta reda på vilka kostnader som står för 80 % av återbetalningarna och förhindra höga kostnader i framtiden genom att ändra policyn för att använda grossistpriser och diskutera personalkostnader.
Del ett: Förbered data för Pareto-diagrammet
- Organisera dina data. I vår tabell finns det 6 kategorier av kontantersättningar och belopp som yrkas av anställda.
- Sortera data i fallande ordning. Kontrollera att kolumner är markerade А и Вatt sortera rätt.
- Kolumn Summa Antal (antal utgifter) beräknas med funktionen SUMMA (BELOPP). I vårt exempel, för att få det totala beloppet, måste du lägga till cellerna från V3 till V8.
snabbtangenter: För att summera ett värdeintervall, välj en cell B9 och tryck Alt + =. Det totala beloppet blir $12250.
- Skapa en kolumn Kumulativt belopp (ackumulerat belopp). Låt oss börja med det första värdet $ 3750 i cellen B3. Varje värde är baserat på värdet för föregående cell. I en cell C4 Typ = C3 + B4 och tryck ange.
- För att automatiskt fylla i de återstående cellerna i en kolumn, dubbelklicka på autofyllhandtaget.
- Skapa sedan en kolumn Kumulativ% (ackumulerad procentandel). För att fylla denna kolumn kan du använda summan av intervallet Antal och värden från kolumn Kumulativt belopp. I formelfältet för en cell D3 Till New Earth =C3/$B$9 och tryck ange. Symbol $ skapar en absolut referens så att summavärdet (cellreferens B9) ändras inte när du kopierar ner formeln.
- Dubbelklicka på autofyllmarkören för att fylla kolumnen med en formel, eller klicka på markören och dra den över datakolumnen.
- Nu är allt klart för att börja bygga Pareto-diagrammet!
Del två: Bygga ett Pareto-diagram i Excel
- Välj data (i vårt exempel, celler från A2 by D8).
- Presse Alt + F1 på tangentbordet för att automatiskt skapa ett diagram från vald data.
- Högerklicka i diagramområdet och klicka på menyn som visas Välj data (Välj Data). En dialogruta visas Välja en datakälla (Välj Datakälla). Välj rad Kumulativt belopp och tryck AVLÄGSNA (Ta bort). Sedan OK.
- Klicka på grafen och använd piltangenterna på tangentbordet för att flytta mellan dess element. När en rad med data är vald Kumulativ%, som nu sammanfaller med kategoriaxeln (horisontell axel), högerklicka på den och välj Ändra diagramtypen för en serie (Ändra diagramserietyp). Nu är denna serie av data svår att se, men möjlig.
- En dialogruta visas Ändra diagramtypen (Ändra diagramtyp), välj linjediagram.
- Så vi fick ett histogram och en platt linjegraf längs den horisontella axeln. För att visa reliefen av ett linjediagram behöver vi ytterligare en vertikal axel.
- Högerklicka på en rad Kumulativ% och klicka på i menyn som visas Dataserieformat (Formatera dataserie). Dialogrutan med samma namn visas.
- I avsnitt Radalternativ (Series Options) välj Mindre axel (Sekundär axel) och tryck på knappen Stänga (Stänga).
- Procentaxeln kommer att visas och diagrammet förvandlas till ett fullfjädrat Pareto-diagram! Nu kan vi dra slutsatser: huvuddelen av kostnaderna är terminsavgifter (utbildningsavgifter), utrustning (hårdvara) och pappersvaror (kontorsmaterial).
Med steg-för-steg-instruktioner för att ställa in och skapa ett Pareto-diagram i Excel till hands, prova det i praktiken. Genom att tillämpa Pareto-analys kan du identifiera de mest betydande problemen och ta ett betydande steg mot att lösa dem.