Sortering i Excel – grundläggande information

Att sortera data i Excel är ett mycket användbart verktyg som låter dig förbättra uppfattningen av information, särskilt med stora volymer. I den här lektionen kommer vi att lära oss hur man tillämpar sortering, lära oss de grundläggande kommandona och även bekanta oss med sorteringstyperna i Excel.

När du lägger till data i Excel är det mycket viktigt att organisera informationen på kalkylbladet korrekt. Ett verktyg som låter dig göra detta är sortering. Med hjälp av sorteringen kan du skapa en lista med kontaktuppgifter efter efternamn, ordna innehållet i tabellen i alfabetisk ordning eller i fallande ordning.

Sortera typer i Excel

När du sorterar data i Excel är det första du behöver bestämma dig för om du ska tillämpa sorteringen på hela kalkylbladet (tabellen) eller bara på ett specifikt cellområde.

• Att sortera ett ark (tabell) organiserar alla data i en kolumn. När sortering tillämpas på ett ark, sorteras relaterad information i varje rad tillsammans. I följande exempel, kolumnen Kontaktperson (kolumn A) sorterad alfabetiskt.
• Områdessortering ordnar data i ett cellintervall. Denna sortering kan vara användbar när du arbetar med Excel-ark som innehåller flera tabeller med information som ligger nära varandra. En sortering som tillämpas på ett intervall påverkar inte andra data i kalkylbladet.

Hur man sorterar ett ark (tabell, lista) i Excel

I följande exempel kommer vi att sortera beställningsformuläret för T-shirt efter Mitt efternamn (kolumn C) och ordna dem i alfabetisk ordning.

1. Markera cellen i kolumnen du vill sortera efter. I vårt exempel kommer vi att välja cell C2.
2. Klicka på Data på menyfliksområdet och klicka sedan på kommandot Sortering från A till Öatt sortera i stigande ordning, eller kommando Sortera från Z till Aatt sortera i fallande ordning. I vårt exempel kommer vi att välja kommandot Sortering från A till Ö.
3. Tabellen kommer att sorteras efter vald kolumn, dvs efter efternamn.

När du sorterar en tabell eller lista i Excel måste den separeras från ovidkommande data på kalkylbladet med minst en rad eller kolumn. Annars kommer främmande data att vara inblandade i sorteringen.

Hur man sorterar ett intervall i Excel

I följande exempel kommer vi att välja en separat liten tabell i ett Excel-kalkylblad för att sortera antalet beställda T-shirts vissa dagar.

1. Välj intervallet av celler du vill sortera. I vårt exempel kommer vi att välja området A13:B17.
2. Klicka på Data på menyfliksområdet och klicka sedan på kommandot sortering.
3. En dialogruta öppnas sortering. Välj den kolumn som du vill sortera efter. I det här exemplet vill vi sortera data efter antalet beställningar, så vi väljer kolumnen Ordersammanställning.
4. Ställ in sorteringsordningen (stigande eller fallande). I vårt exempel kommer vi att välja Stigande.
5. Om alla parametrar är korrekta, klicka OK.
6. Området kommer att sorteras efter kolumn Ordersammanställning från den minsta till den största. Observera att resten av arkets innehåll inte är sorterat.

Om sortering i Excel inte utförs korrekt, kontrollera först och främst om värdena är korrekt inmatade. Även ett litet stavfel kan leda till problem vid sortering av stora bord. I följande exempel glömde vi att sätta ett bindestreck i cell A18, vilket resulterade i en felaktig sortering.