Innehåll
Om du förväntar dig att dela din Excel-arbetsbok med andra användare, är det vettigt att dölja all personlig och konfidentiell information, kontrollera dokumentet för fel och skydda arbetsboken på ett av de möjliga sätten. Hur du gör allt detta kommer du att lära dig av den här lektionen.
Stavningskontroll
Innan du delar en Excel-arbetsbok kan det vara bra att kontrollera den för stavfel. Jag tror att många kommer att hålla med om att stavfel i ett dokument drastiskt kan skada författarens anseende.
- På fliken Avancerat Efter en genomgång av i grupp Stavning tryck kommando Stavning.
- En dialogruta visas Stavning (i vårt fall är det ). Stavningskontrollen ger förslag på hur du korrigerar varje stavfel. Välj lämpligt alternativ och klicka sedan på knappen Ersättning.
- När stavningskontrollen är klar visas en dialogruta. Klick OK att slutföra.
Om det inte finns något lämpligt alternativ kan du rätta till felet själv.
Saknade fel
Stavningskontrollen i Excel fungerar inte alltid korrekt. Ibland markeras även korrekt stavade ord som felstavade. Detta händer ofta med ord som inte finns i ordboken. Det är möjligt att inte fixa det felaktigt angivna felet med ett av de tre tillgängliga alternativen.
- Hoppa – lämnar ordet oförändrat.
- Hoppa över allt – lämnar ordet oförändrat och hoppar över det i alla andra förekomster i arbetsboken.
- Lägg till i ordboken – lägger till ordet i ordboken så att det inte längre flaggas som ett fel. Se till att ordet är rättstavat innan du väljer det här alternativet.
Dokumentinspektör
Vissa personuppgifter kan visas automatiskt i en Excel-arbetsbok. Genom att använda Dokumentinspektör du kan hitta och ta bort dessa data innan du delar dokumentet.
Eftersom uppgifterna raderas Dokumentinspektör inte alltid kan återställas, rekommenderar vi att du sparar ytterligare en kopia av arbetsboken innan du använder den här tjänsten.
Hur Document Inspector fungerar
- Klicka på Fil, Att flytta till backstage vy.
- I en grupp Intelligens tryck kommando Sök efter problem, och välj sedan från rullgardinsmenyn Dokumentinspektör.
- Kommer öppna Dokumentinspektör. I dialogrutan markerar du lämpliga kryssrutor för att välja de typer av innehåll du vill kontrollera och klickar sedan Kolla upp. I vårt exempel lämnade vi alla föremål.
- Testresultaten ska visas. I figuren nedan kan du se att arbetsboken innehåller en del personuppgifter. För att radera denna data, tryck på knappen radera allt.
- Klicka när du är klar Stäng.
Arbetsbok skydd
Som standard kan alla med åtkomst till din arbetsbok öppna, kopiera och redigera dess innehåll, om den inte är skyddad.
Hur man skyddar en bok
- Klicka på Fil, Att flytta till backstage vy.
- I en grupp Intelligens tryck kommando Skydda boken.
- Välj det mest lämpliga alternativet från rullgardinsmenyn. I vårt exempel har vi valt Markera som final. Team Markera som final låter dig varna andra användare om omöjligheten att göra ändringar i denna arbetsbok. De återstående kommandona ger en högre grad av kontroll och skydd.
- En påminnelse kommer att dyka upp om att boken kommer att markeras som slutgiltig. Klick OK, att spara.
- En annan påminnelse visas. Klick OK.
- Din arbetsbok är nu markerad som slutgiltig.
Team Markera som final kan inte hindra andra användare från att redigera boken. Om du vill hindra andra användare från att redigera boken, välj kommandot Begränsa åtkomst.