Om du ofta måste skicka ut vissa böcker eller blad via e-post, så borde du ha märkt att denna procedur inte kan kallas snabbt. Om du gör det "klassiskt", behöver du:
- öppna ett e-postprogram (till exempel Outlook)
- skapa ett nytt meddelande
- skriv in adress, ämne och text
- bifoga en fil till meddelandet (glöm inte!)
- klicka på knappen Skicka
Faktum är att post kan enkelt skickas direkt från Excel på en massa olika sätt. Gå…
Metod 1: Embedded Send
Om du fortfarande har det gamla goda Excel 2003 så är allt enkelt. Öppna önskad bok/ark och välj från menyn Arkiv – Skicka – Meddelande (Arkiv — Skicka till — E-postmottagare). Ett fönster öppnas där du kan välja ett av två alternativ för att skicka:
I det första fallet kommer den aktuella boken att läggas till meddelandet som en bilaga, i det andra fallet kommer innehållet i det aktuella bladet att gå direkt in i meddelandetexten som en texttabell (utan formler).
Dessutom menyn Arkiv – Skicka (Arkiv — Skicka till) det finns några fler exotiska fraktalternativ:
- Meddelande (för granskning) (E-posta mottagare för granskning) – hela arbetsboken skickas och samtidigt slås ändringsspårning på för den, dvs börjar fixas tydligt – vem, när och i vilka celler gjorde vilka ändringar. Du kan sedan visa de ändringar som gjorts i menyn Service – Fixar – Markera korrigeringar (Verktyg — Spåra ändringar — Markera ändringar) eller på fliken Granskning – Rättelser (Review — Spåra ändringar) Det ser ut så här:
Färgade ramar markerar ändringar som gjorts i dokumentet (varje användare har olika färger). När du för musen, dyker ett anteckningsliknande fönster upp med en detaljerad beskrivning av vem, vad och när ändrats i den här cellen. Det är väldigt praktiskt för att granska dokument, när du till exempel redigerar dina underordnades rapport eller chefen redigerar din.
- Längs vägen (Ruttningsmottagare) – meddelandet där din bok kommer att bifogas kommer att gå genom en kedja av mottagare, som var och en automatiskt vidarebefordrar den vidare, som en batong. Om så önskas kan du ställa in meddelandet så att det kommer tillbaka till dig i slutet av kedjan. Du kan aktivera ändringsspårning för att se ändringarna som gjorts av varje person i tråden.
I nya Excel 2007/2010 är situationen något annorlunda. I dessa versioner, för att skicka boken med post, måste du välja knappen Office (Kontorsknapp) eller tab Fil (Fil) och team Skicka (Skicka). Därefter erbjuds användaren en uppsättning sändningsalternativ:
Observera att i nya versioner har möjligheten att skicka ett separat ark av arbetsboken som infogats i brevets brödtext försvunnit – som det var i Excel 2003 och senare. Det enda alternativet kvar är att skicka hela filen. Men det fanns en användbar möjlighet att skicka i det välkända PDF-formatet och det mindre kända XPS (liknar PDF, men kräver inte Acrobat Reader för att läsa – det öppnas direkt i Internet Explorer). Kommandot att skicka en bok för granskning kan dras ut som en extra knapp på snabbåtkomstpanelen via Arkiv – Alternativ – Snabbåtkomstverktygsfält – Alla kommandon – Skicka för granskning (Arkiv — Alternativ — Snabbåtkomstverktygsfält — Alla kommandon — Skicka för granskning).
Metod 2. Enkla makron att skicka
Att skicka ett makro är mycket lättare. Öppna Visual Basic Editor via menyn Service – Makro – Visual Basic Editor (Verktyg — Makro — Visual Basic Editor), infoga den nya modulen i menyn Infoga – Modul och kopiera texten till dessa två makron dit:
Sub SendWorkbook() ActiveWorkbook.SendMail Recipients:="[email protected]", Subject:="Лови файлик" End Sub Sub SendSheet() ThisWorkbook.Sheets("Лист1").Kopiera med ActiveWorkbook .SendMail Mottagare:="[email protected]", Subject:="Fånga filen" .Close SaveChanges:=False End With End Sub Därefter kan de kopierade makrona köras i menyn Service – Makro – Makron (Verktyg — Makro — Makron). Skicka arbetsbok skickar hela den aktuella boken till den angivna adressen, och Skicka ark — Blad1 som bilaga.
När du kör makrot kommer Excel att kontakta Outlook, vilket gör att följande säkerhetsmeddelande visas på skärmen:
Vänta tills knappen Lös blir aktiv och klicka på den för att bekräfta din inlämning. Efter det kommer automatiskt genererade meddelanden att placeras i mappen Utgående och kommer att skickas till mottagarna första gången du startar Outlook eller, om du har det igång, direkt.
Metod 3. Universell makro
Och om du inte vill skicka den aktuella boken, utan någon annan fil? Och texten i meddelandet skulle också vara trevlig att ställa in! De tidigare makron kommer inte att hjälpa här, eftersom de är begränsade av funktionerna i Excel själv, men du kan skapa ett makro som kommer att hantera Outlook från Excel – skapa och fyll i ett nytt meddelandefönster och skicka det. Makrot ser ut så här:
Sub SendMail() Dim OutApp As Object Dim OutMail As Object Dim cell As Range Application.ScreenUpdating = False Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application") 'starta Outlook i dolt läge OutApp.Session.Logon On Error GoTo cleanup 'om inte startade - avsluta Set OutMail = OutApp.CreateItem(0) 'skapa ett nytt meddelande Vid fel Återuppta Nästa' fyll i meddelandefälten med OutMail .To = Range("A1").Value .Subject = Range("A2"). Värde .Body = Range("A3").Value .Attachments.Add Range("A4").Value 'Send kan ersättas med Display för att se meddelandet innan du skickar .Send End With On Error GoTo 0 Set OutMail = Ingenting rengöring : Set OutApp = Ingenting Application.ScreenUpdating = True End Sub Adressen, ämnet, meddelandets text och sökvägen till den bifogade filen måste finnas i cellerna A1:A4 i det aktuella arket.
- Grupputskick från Excel med PLEX-tillägget
- Makron för att skicka e-post från Excel via Lotus Notes av Dennis Wallentin
- Vad är makron, var ska man infoga makrokod i Visual Basic
- Skapa e-postmeddelanden med HYPERLINK-funktionen