Innehåll
Många Excel-användare, som ofta använder detta program, arbetar med mycket data som ständigt behöver matas in ett stort antal gånger. En rullgardinslista hjälper till att underlätta uppgiften, vilket eliminerar behovet av konstant datainmatning.
Denna metod är enkel och efter att ha läst instruktionerna kommer det att vara tydligt även för en nybörjare.
- Först måste du skapa en separat lista i valfritt område av uXNUMXbuXNUMXb arket. Eller, om du inte vill lägga ned dokumentet så att du kan redigera det senare, skapa en lista på ett separat ark.
- Efter att ha bestämt gränserna för den tillfälliga tabellen anger vi en lista med produktnamn i den. Varje cell ska bara innehålla ett namn. Som ett resultat bör du få en lista körd i en kolumn.
- Efter att ha valt hjälptabellen, högerklicka på den. I snabbmenyn som öppnas, gå ner, hitta objektet "Tilldela ett namn ..." och klicka på det.
- Ett fönster bör visas där du, mittemot "Namn"-objektet, måste ange namnet på den skapade listan. När namnet har skrivits in klickar du på knappen "OK".
Viktigt! När du skapar ett namn för en lista måste du ta hänsyn till ett antal krav: namnet måste börja med en bokstav (mellanslag, symbol eller nummer är inte tillåtna); om flera ord används i namnet ska det inte finnas mellanslag mellan dem (som regel används ett understreck). I vissa fall, för att underlätta den efterföljande sökningen efter den önskade listan, lämnar användare anteckningar i posten "Anteckning".
- Välj listan du vill redigera. Högst upp i verktygsfältet i avsnittet "Arbeta med data", klicka på "Datavalidering".
- I menyn som öppnas, under "Datatyp", klicka på "Lista". Vi går ner och anger "="-tecknet och namnet som gavs tidigare till vår hjälplista ("Produkt"). Du kan godkänna genom att klicka på knappen "OK".
- Arbetet kan anses avslutat. Efter att ha klickat på var och en av cellerna ska en speciell ikon visas till vänster med en inbäddad triangel, vars ena hörn ser nedåt. Detta är en interaktiv knapp som, när den klickas, öppnar en lista med tidigare kompilerade objekt. Det återstår bara att klicka för att öppna listan och ange ett namn i cellen.
Expertråd! Tack vare denna metod kan du skapa hela listan över varor som finns på lagret och spara den. Om det behövs återstår det bara att skapa en ny tabell där du måste ange de namn som för närvarande behöver redovisas eller redigeras.
Skapa en lista med hjälp av utvecklarverktyg
Metoden som beskrivs ovan är långt ifrån den enda metoden för att skapa en rullgardinslista. Du kan också vända dig till hjälp av utvecklarverktyg för att slutföra denna uppgift. Till skillnad från den föregående är denna metod mer komplex, varför den är mindre populär, även om den i vissa fall anses vara en oumbärlig hjälp från revisorn.
För att skapa en lista på detta sätt måste du möta en stor uppsättning verktyg och utföra många operationer. Även om slutresultatet är mer imponerande: det är möjligt att redigera utseendet, skapa det nödvändiga antalet celler och använda andra användbara funktioner. Låt oss börja:
- Först måste du ansluta utvecklarverktygen, eftersom de kanske inte är aktiva som standard.
- För att göra detta, öppna "Arkiv" och välj "Alternativ".
- Ett fönster öppnas där vi i listan till vänster letar efter "Anpassa band". Klicka och öppna menyn.
- I den högra kolumnen måste du hitta objektet "Utvecklare" och sätta en bock framför den, om det inte fanns någon. Därefter bör verktygen automatiskt läggas till i panelen.
- För att spara inställningarna, klicka på knappen "OK".
- Med tillkomsten av den nya fliken i Excel finns det många nya funktioner. Allt ytterligare arbete kommer att utföras med detta verktyg.
- Därefter skapar vi en lista med en lista över produktnamn som dyker upp om du behöver redigera en ny tabell och ange data i den.
- Aktivera utvecklarverktyget. Hitta "Kontroller" och klicka på "Klistra in". En lista med ikoner öppnas, om du håller muspekaren över dem visas de funktioner de utför. Vi hittar "Combo Box", den finns i "ActiveX Controls"-blocket och klickar på ikonen. "Designer Mode" bör aktiveras.
- Efter att ha valt den översta cellen i den förberedda tabellen, där listan kommer att placeras, aktiverar vi den genom att klicka på LMB. Sätt upp dess gränser.
- Den valda listan aktiverar "Design Mode". I närheten hittar du knappen "Egenskaper". Det måste vara aktiverat för att fortsätta anpassa listan.
- Alternativen öppnas. Vi hittar raden "ListFillRange" och anger adresseringen för hjälplistan.
- RMB klicka på cellen, i menyn som öppnas, gå ner till "ComboBox Object" och välj "Redigera".
- Uppdrag slutfört.
Notera! För att listan ska visa flera celler med en rullgardinslista, är det nödvändigt att området nära den vänstra kanten, där markören finns, förblir öppet. Endast i detta fall är det möjligt att fånga markören.
Skapa en länkad lista
Du kan också skapa länkade listor för att göra ditt arbete enklare i Excel. Låt oss ta reda på vad det är och hur man gör dem på det enklaste sättet.
- Vi skapar en tabell med en lista över produktnamn och deras måttenheter (två alternativ). För att göra detta måste du göra minst 3 kolumner.
- Därefter måste du spara listan med namnen på produkterna och ge den ett namn. För att göra detta, efter att ha valt kolumnen "Namn", högerklicka och klicka på "Tilldela ett namn." I vårt fall blir det "Food_Products".
- På samma sätt måste du skapa en lista med måttenheter för varje namn på varje produkt. Vi kompletterar hela listan.
- Aktivera den översta cellen i framtidslistan i kolumnen "Namn".
- Genom att arbeta med data, klicka på dataverifiering. I rullgardinsmenyn väljer du "Lista" och nedan skriver vi det tilldelade namnet för "Namn".
- På samma sätt klickar du på den översta cellen i måttenheter och öppnar "Kontrollera indatavärden". I stycket "Källa" skriver vi formeln: =INDIREKT(A2).
- Därefter måste du använda autokompletteringstoken.
- Redo! Du kan börja fylla i tabellen.
Slutsats
Rullgardinslistor i Excel är ett bra sätt att göra arbetet med data enklare. Den första bekantskapen med metoderna för att skapa rullgardinslistor kan antyda komplexiteten i processen som utförs, men så är inte fallet. Detta är bara en illusion som lätt kan övervinnas efter några dagars övning enligt ovanstående instruktioner.