Innehåll
Datakonsolidering är en funktion i Excel, tack vare vilken användare har möjlighet att kombinera data från flera tabeller till en, samt kombinera ark som finns i samma eller olika filer till en.
Officiella krav på tabeller som är nödvändiga för att slutföra konsolideringen
Alternativet som heter "Konsolidera" kommer inte att fungera om tabellerna inte uppfyller kraven. För att framgångsrikt slutföra datasammanslagningsproceduren måste du:
- kontrollera tabellen för tomma rader/kolumner och ta bort dem om det finns några;
- använd samma mallar;
- följ namnen på kolumnerna, de bör inte skilja sig åt.
Grundläggande konsolideringsmetoder i Excel
När du sammanför data från olika rapporter, tabeller, intervall av samma typ till en gemensam fil kan du använda flera olika metoder. De två huvudsakliga metoderna för att sammanfatta data kommer att diskuteras nedan: efter position och kategori.
- I den första varianten är data i de ursprungliga regionerna i samma ordning som identiska etiketter appliceras. Rulla upp efter position för att kombinera data från 3-4 ark som är baserade på samma mall, till exempel är bokslut lämpliga för att kontrollera denna metod.
- I det andra alternativet: data är i slumpmässig ordning, men har identiska etiketter. Konsolidera efter kategori för att kombinera data från flera kalkylblad med olika layouter men identiska dataetiketter.
Viktigt! Denna metod har mycket gemensamt med bildandet av en pivottabell. Du kan dock omorganisera kategorier i en pivottabell.
- Det finns också ett tredje sätt att kombinera data – detta är konsolidering med formler. Det är sant att det sällan används i praktiken, på grund av att det tar mycket tid från användaren.
Steg-för-steg-instruktioner för att utföra konsolidering i Excel
Därefter kommer vi att överväga det enklaste och snabbaste sättet att konsolidera.
Så, hur man går med i flera bord:
- Först måste du skapa ett nytt ark, varefter programvaran automatiskt lägger till det på höger sida. Om det behövs kan du dra arket till en annan plats (till exempel till slutet av listan) med vänster musknapp.
- Det tillagda arket, stå i cellen som du ska arbeta med. Gå sedan till fliken "Data", hitta avsnittet "Arbeta med data", klicka på objektet som heter "Konsolidering".
- Ett litet inställningsfönster visas på monitorn.
- Därefter måste du välja lämplig funktion för att kombinera data.
- När du har valt en funktion går du till fältet "Länk" genom att klicka i det. Här måste du välja ett cellintervall en efter en. För att göra detta, byt först till arket med den första plattan.
- Välj sedan plattan tillsammans med rubriken. Se till att allt är gjort korrekt och klicka sedan på ikonen "Lägg till". Förresten, du kan uppdatera / ändra koordinaterna själv med hjälp av tangentbordet, men det är obekvämt.
- För att välja ett intervall från ett nytt dokument, öppna det först i Excel. Efter det, starta sammanslagningsprocessen i den första boken och byt till den andra, välj lämpligt ark i den och välj sedan en viss del av cellerna.
- Som ett resultat kommer den första posten att bildas i "List of Ranges".
- Återgå till fältet "Länk", ta bort all information som det innehåller och lägg sedan till koordinaterna för de återstående plattorna i listan över områden.
- Markera rutorna bredvid följande funktioner: "Etiketter på översta raden", "Vänster kolumnvärden", "Generera länkar till källdata".
- Klicka sedan på “OK”.
- Excel kommer att utföra proceduren och skapa ett nytt dokument enligt de inställda parametrarna och de valda funktionerna.
I exemplet valdes länkning, så utdata grupperades för att visa/dölja detaljen.
Mer information om att använda intervall, lägga till och ta bort länkar
- För att använda det nya intervallet för datakonsolidering måste du välja alternativet "Konsolidera", klicka på fältet "Länk" och välja intervallet eller infoga en länk. Efter att ha klickat på knappen "Lägg till" kommer länken att visas i listan över intervall.
- För att ta bort en länk, välj den och klicka på "Ta bort".
- För att ändra länken, välj den i listan med intervall. Den visas i fältet "Länk", där den kan uppdateras. Efter genomförda manipulationer klickar du på knappen "Lägg till". Ta sedan bort den gamla versionen av den ändrade länken.
Datakonsolidering hjälper till att kombinera den nödvändiga informationen som finns inte bara i olika tabeller och blad, utan också i andra filer (böcker). Blandningsproceduren tar inte mycket tid och är lätt att börja med steg-för-steg-instruktioner.