Innehåll
Så du har skapat en arbetsbok i Excel full av data. Det är tydligt organiserat, informationen är uppdaterad, formateringen är precis som avsett. Du bestämde dig för att skriva ut en pappersversion av den här tabellen... och allt gick fel.
Excel-kalkylblad ser inte alltid bra ut på papper eftersom de inte är utformade för att passa den utskrivna sidan. De är designade för att vara så långa och så breda som krävs. Detta är bra för redigering och visning på skärmen, men det är svårt att skriva ut dokument eftersom data inte alltid passar perfekt på ett vanligt pappersark.
Alla dessa svårigheter betyder inte att det är omöjligt att få ett Excel-kalkylblad att se bra ut på papper. Egentligen är det inte alls svårt. Följande 5 knep för utskrift i Excel hjälper dig att lösa det här problemet. De bör alla fungera likadant i Excel 2007, 2010 och 2013.
1. Förhandsgranska sidan före utskrift
Med ett verktyg Förhandsgranskning (Förhandsgranskning) Du kan se exakt hur tabellen kommer att se ut på den utskrivna sidan. När det gäller att spara tid och papper, Förhandsgranskning (Förhandsgranska) är ditt huvudsakliga utskriftsverktyg. Du kan till och med göra vissa justeringar, som att dra utskriftskanterna för att göra dem bredare eller smalare. Använd det här verktyget efter att ha justerat dina utskrifts- och layoutalternativ för att se till att ditt kalkylblad ser ut som du vill ha det.
2. Bestäm vad som ska skrivas ut
Om du bara behöver en liten del av datan, skriv inte ut hela arbetsboken – skriv ut den valda informationen. Du kan bara skriva ut det ark som du för närvarande visar genom att välja i utskriftsinställningarna Skriv ut aktiva ark (Skriv ut aktiva ark), eller välj Skriv ut hela arbetsboken (Skriv ut hela boken) för att skriva ut hela filen. Dessutom kan du skriva ut en liten del av dina data genom att markera önskat område och välja Utskriftsval (Utskriftsval) i utskriftsinställningar.
3. Maximera tillgängligt utrymme
Du är begränsad av storleken på pappersarket du skriver ut på, men det finns sätt att få ut det mesta av dess yta. Försök att ändra sidriktningen. Standardorienteringen är bra för data där det finns fler rader än kolumner. Om ditt bord är bredare än det är högt ändrar du sidriktningen till liggande (landskap). Behöver du fortfarande mer utrymme? Du kan ändra bredden på kanterna runt sidans kanter. Ju mindre de är, desto mer utrymme finns kvar för data. I slutändan, om ditt bord inte är för stort, prova att spela med verktyget Anpassade skalningsalternativ (Skala) för att passa alla rader eller alla kolumner, eller riskera att passa in hela tabellen på ett utskrivet pappersark.
4. Använd rubrikutskrift
Om tabellen sträcker sig över mer än en sida blir det svårt att förstå vad specifik data refererar till, eftersom Excel endast skriver ut kolumnrubriker på det första arket som standard. Team Skriv ut titlar (Skriv ut rubriker) låter dig skriva ut rad- eller kolumnrubriker på varje sida, vilket gör data mycket lättare att läsa.
5. Använd sidbrytningar
Om tabellen sträcker sig över mer än ett pappersark rekommenderar vi att du använder sidbrytningar för att avgöra exakt vilken data som kommer att hamna på varje ark. När du infogar en sidbrytning separeras allt under brytningen från allt ovanför brytningen och går till nästa sida. Detta är bekvämt eftersom du kan dela upp data precis som du vill.
Genom att använda dessa knep kan du göra dina kalkylblad lättare att läsa. Du hittar mer information om teknikerna som beskrivs ovan i lektionerna i vår handledning:
- Skriv ut panel i Microsoft Excel
- Ställ in utskriftsområdet i Excel
- Ställa in marginaler och skala vid utskrift i Excel