Innehåll
Tidshantering «Med det arbete jag har och jag är instängd i ett värdelöst möte»
Ekonomen Pilar Lloret förklarar i «30 minuters möten» hur man optimerar dessa arbetsmöten maximalt
Om du när du får besked om ett nytt möte på jobbet snarkar med slarv och avgång, är det något fel. Dessa arbetsmöten bör vara verktyg för att förbättra vårt professionella arbete, och många gånger blir de bara slöseri med tid.
Denna situation - mycket vanligare än den verkar - var det som motiverade ekonomen Pelare Lloret, specialiserat på affärs- och riskanalys, för att skriva "30 minuters möten", en bok där han, genom tydliga riktlinjer och råd, föreslår ett sätt att öka effektiviteten i dessa möten och därmed uppfylla sitt mål.
Vi pratade med författaren och bad henne nycklarna för att sluta slösa tid och få ut det mesta av de möten som vi tvingas delta:
Varför är organisationen så viktig när man planerar ett möte?
Om vi inte har en bra planering och organisation kommer målen inte att vara tydliga, inte heller de punkter som ska diskuteras eller den tillgängliga tiden ... Därför kommer vi att okontrollerad varaktighet och vi kommer inte att möta deltagarnas förväntningar. Vi kan bli frustrerade och det kommer att vara slöseri med allas tid.
Vilka negativa effekter kan ett möte ha som är dåligt planerat och där det önskade syftet inte uppnås?
Förutom kostnaden i ekonomiska termer genererar negativ uppfattning och modlöshet bland deltagarna. Och om denna situation fortsätter är det lätt att vi med tiden blir stressade att tänka ”med det jobb jag har och jag måste delta i ett värdelöst möte”.
Det har också en negativ effekt på deltagarnas åsikt gentemot arrangören, som i de flesta fall oftast är chef.
Varför är 30 minuter den optimala tiden för ett mötes varaktighet?
30 minuter är utmaningen som jag ställer i boken utifrån min egen erfarenhet av att organisera möten som fungerar. Tydligen det finns möten som kommer att behöva mer tid, andra där ditt mål kan tas ännu mindre, och naturligtvis vid några tillfällen kan 30 eller till och med 60 minuter av själva mötet ersättas av ett samtal eller ett e-postmeddelande, till exempel.
Hur fungerar figuren på den beslutsfattare du talar om i boken?
När vi pratar om deltagarna i ett 30-minutersmöte måste det vara klart att det ideala antalet bör inte överstiga högst fem personer. Och ditt val måste vara det rätta. Vi kan skilja på moderatorns, koordinatorns, sekreterarens siffror (de kan vara samma person) och deltagarna. I princip är beslutsfattande vid ett möte på 30 minuter och högst fem personer i samförstånd och bör inte skapa konflikter.
Hur ska vi organisera ett möte för att göra det så effektivt som möjligt?
Vi kan sammanfatta i fem punkter hur vi ska organisera mötet enligt följande. Den första skulle vara definiera målet och önskat resultat av mötet. Den andra, välj rätt deltagare. Den tredje är planera mötet; Bland annat upprätta agendan, välj plats, starttid och varaktighet och skicka den tillsammans med de viktigaste dokumenten för mötet till de som är intresserade i tillräckligt med tid så att de kan förbereda det.
För det fjärde måste vi ta hänsyn till struktur design av mötena, det vill säga driftsreglerna och naturligtvis hur de 30 minuter som mötet varar är uppbyggda av innehåll. Slutligen är det viktigt att göra en mötesuppföljning. Se till att alla deltagare är medvetna om de ingångna överenskommelserna och, i händelse av att någon uppföljningsåtgärd måste utföras, vilka uppgifter som tilldelas var och en och genomförandetiden