Importera data från OneDrive och SharePoint till Power Query / BI

Om du eller ditt företag lagrar data i OneDrive-molnet eller i en SharePoint-företagsportal kan det vara förvånansvärt utmanande att ansluta direkt till det med Power Query i Excel eller från Power BI.

När jag en gång stod inför ett liknande problem, blev jag förvånad över att finna att det inte finns några "lagliga" sätt att lösa det. Av någon anledning innehåller listan över tillgängliga datakällor i Excel och även i Power BI (där uppsättningen av kontakter traditionellt sett är bredare) av någon anledning inte möjligheten att ansluta till OneDrive-filer och mappar.

Så alla alternativ som erbjuds nedan är i en eller annan grad "kryckor" som kräver en liten men manuell "avslutning med en fil". Men de här kryckorna har ett stort plus – de fungerar 🙂

Vad är problemet?

En kort introduktion för dig som tillbringat de senaste 20 åren i koma inte i ämnet.

OneDrive är en molnlagringstjänst från Microsoft som finns i flera varianter:

• OneDrive Personal – för vanliga (icke-företag) användare. De ger dig 5 GB gratis + extra utrymme för en liten månadsavgift.
• OneDrive for Business – ett alternativ för företagsanvändare och Office 365-prenumeranter med en mycket större tillgänglig volym (från 1 TB eller mer) och ytterligare funktioner som versionslagring etc.

Ett specialfall av OneDrive för företag är att lagra data på en SharePoint-företagsportal – i detta scenario är OneDrive i själva verket ett av SharePoint'as bibliotek.

Filer kan nås antingen via webbgränssnittet (webbplatsen https://onedrive.live.com eller företagets SharePoint-webbplats) eller genom att synkronisera valda mappar med din PC:

Vanligtvis lagras dessa mappar i användarprofilen på enhet C – sökvägen till dem ser ungefär ut C: AnvändareAnvändarnamnOneDrive). Ett speciellt program övervakar filernas relevans och synkronisering av alla ändringar – АOneDrive herr (blått eller grått moln i det nedre högra hörnet av skärmen):

Och nu huvudsaken.

Om vi ​​behöver ladda data från OneDrive till Excel (via Power Query) eller till Power BI så kan vi givetvis ange lokala filer och mappar som ska synkroniseras som källa på vanligt sätt via Hämta data – Från fil – Från bok / Från mapp (Hämta data — från fil — från arbetsbok/mapp)Men det kommer inte att vara en direkt länk till OneDrive-molnet.

Det vill säga, i framtiden, när vi ändrar till exempel filer i molnet av andra användare måste synkronisera först (detta händer under lång tid och är inte alltid bekvämt) och bara uppdatera sedan vår fråga Power Query eller modell i Power BI.

Naturligtvis uppstår frågan: hur importerar man data från OneDrive/SharePoint direkt så att data laddas direkt från molnet?

Alternativ 1: Anslut till en bok från OneDrive för företag eller SharePoint

1. Vi öppnar boken i vår Excel – en lokal kopia från den synkroniserade OneDrive-mappen som en vanlig fil. Eller öppna sidan först i Excel Online och klicka sedan på knappen Öppna i Excel (Öppna i Excel).
2. Gå till Fil – Detaljer (Filinformation)
3. Kopiera molnvägen till boken med knappen kopieringsväg (Kopiera sökväg) i rubriken:

   

4. I en annan Excel-fil eller i Power BI, där du vill fylla i data, väljer du kommandona Hämta data – från Internet (Hämta data – från webben) och klistra in den kopierade sökvägen i adressfältet.
5. Ta bort i slutet av sökvägen ?web=1 och klicka på OK:

   

6. Välj auktoriseringsmetod i fönstret som visas Organisationskonto (Organisationskonto) och klicka på knappen Logga in (Logga in):

   

   Ange vårt fungerande inloggningslösenord eller välj ett företagskonto från listan som visas. Om du gör allt rätt, då inskriptionen Logga in bör ändras till logga in som en annan användare (Logga in med annat användarkonto).
   

7. Klicka på knappen anslutning (Ansluta).
   

Då är allt detsamma som med den vanliga importen av en bok – vi väljer ut nödvändiga ark, smarta bord för import, etc.

Alternativ 2: Anslut till en fil från OneDrive Personal

För att ansluta till en bok i ett personligt (icke-företag) OneDrive-moln kommer tillvägagångssättet att vara annorlunda:

1. Vi öppnar innehållet i den önskade mappen på OneDrive-webbplatsen och hittar den importerade filen.
2. Högerklicka på den och välj kommando Beskrivning (Bädda in) eller välj filen och välj ett liknande kommando i toppmenyn:

   

3. Klicka på knappen i panelen som visas till höger Skapa och kopiera den genererade koden:

   

4.  Klistra in den kopierade koden i Notepad och "avsluta med en fil":
   
   • Ta bort allt utom länken inom citattecken
     
   • Ta bort blocket cid=XXXXXXXXXXXX&
   • Utbytbart ord embed on ladda ner
   Som ett resultat bör källkoden se ut så här:

   

5. Då är allt detsamma som i föregående metod. I en annan Excel-fil eller i Power BI, där du vill fylla i data, väljer du kommandona Hämta data – från Internet (Hämta data – från webben), klistra in den redigerade sökvägen i adressfältet och klicka på OK.
6. När auktoriseringsfönstret visas, välj alternativet Windows och, om nödvändigt, ange inloggningslösenordet från OneDrive.
   

Alternativ 3: Importera innehållet i en hel mapp från OneDrive för företag

Om du behöver fylla i Power Query eller Power BI innehållet i inte en fil, utan en hel mapp på en gång (till exempel med rapporter), kommer tillvägagångssättet att vara lite enklare:

1. I Utforskaren högerklickar du på den lokala synkroniserade mappen som är intressant för oss i OneDrive och väljer Se på plats (Se online).
2. I webbläsarens adressfält kopierar du den första delen av adressen – upp till ordet / _layouter:

   

3. I Excel-arbetsboken där du vill ladda data eller i Power BI Desktop-rapporten väljer du kommandona Hämta data – från fil – från SharePoint-mapp (Hämta data — från fil — från SharePoint-mappen):

   

   Klistra sedan in det kopierade sökvägsfragmentet i adressfältet och klicka OK:

   

   Om ett auktoriseringsfönster visas, välj sedan typen Microsoft konto (Microsoft konto), klicka på knappen Logga in (Logga in), och sedan, efter en lyckad inloggning, på knappen anslutning (Ansluta):

   

4. Därefter begärs och laddas alla filer från SharePoint ned och ett förhandsgranskningsfönster visas där du säkert kan klicka på Konvertera data (Omvandla data).
   
5. Ytterligare redigering av listan över alla filer och deras sammanslagning sker redan i Power Query eller i Power BI på vanligt sätt. För att begränsa sökcirkeln endast till den mapp vi behöver kan du använda filtret efter kolumn Folder Path (1) och expandera sedan hela innehållet i de hittade filerna med knappen i kolumnen Innehåll (2):

   

• Sammansättning av tabeller från olika filer med Power Query
• Vad är Power Query, Power Pivot, Power BI och hur de kan hjälpa dig
• Samla data från alla ark i boken i en tabell