Innehåll
Excel har en kraftfull, men samtidigt mycket sällan använd, förmåga att skapa automatiska sekvenser av åtgärder med hjälp av makron. Ett makro är en idealisk väg ut om du har att göra med samma typ av uppgift som upprepas många gånger. Till exempel databehandling eller dokumentformatering enligt en standardiserad mall. I det här fallet behöver du inte ha kunskaper i programmeringsspråk.
Är du redan nyfiken på vad ett makro är och hur det fungerar? Gå sedan djärvt vidare - då kommer vi steg för steg att göra hela processen för att skapa ett makro med dig.
Vad är makro?
Ett makro i Microsoft Office (ja, den här funktionen fungerar på samma sätt i många applikationer i Microsoft Office-paketet) är en programkod i ett programmeringsspråk Visual Basic för applikationer (VBA) lagras inuti dokumentet. För att göra det tydligare kan ett Microsoft Office-dokument jämföras med en HTML-sida, då är ett makro en analog till Javascript. Vad Javascript kan göra med HTML-data på en webbsida är mycket likt vad ett makro kan göra med data i ett Microsoft Office-dokument.
Makron kan göra precis vad du vill i ett dokument. Här är några av dem (en mycket liten del):
- Använd stilar och formatering.
- Utför olika operationer med numeriska och textdata.
- Använd externa datakällor (databasfiler, textdokument, etc.)
- Skapa ett nytt dokument.
- Gör allt ovan i valfri kombination.
Skapa ett makro – ett praktiskt exempel
Låt oss till exempel ta den vanligaste filen CSV. Detta är en enkel 10×20 tabell fylld med siffror från 0 till 100 med rubriker för kolumner och rader. Vår uppgift är att förvandla denna datamängd till en presentabelt formaterad tabell och generera totaler i varje rad.
Som redan nämnts är ett makro kod skriven i programmeringsspråket VBA. Men i Excel kan du skapa ett program utan att skriva en kodrad, vilket vi kommer att göra just nu.
För att skapa ett makro, öppna utsikt (Skriv) > Makron (Makro) > Spela in makro (Makroinspelning...)
Ge ditt makro ett namn (inga mellanslag) och klicka OK.
Från och med detta ögonblick registreras ALLA dina handlingar med dokumentet: ändringar av celler, rullning genom tabellen, till och med ändra storlek på fönstret.
Excel signalerar att makroinspelningsläget är aktiverat på två ställen. Först på menyn Makron (Makron) – istället för en sträng Spela in makro (Spelar in ett makro...) rad dök upp Stoppa inspelning (Sluta inspelningen).
För det andra, i det nedre vänstra hörnet av Excel-fönstret. Ikon Sluta (liten fyrkant) indikerar att makroinspelningsläget är aktiverat. Om du klickar på den stoppas inspelningen. Omvänt, när inspelningsläget inte är aktiverat, finns det en ikon för att aktivera makroinspelning på denna plats. Om du klickar på den får du samma resultat som att slå på inspelningen via menyn.
Nu när makroinspelningsläget är aktiverat, låt oss komma till vår uppgift. Först av allt, låt oss lägga till rubriker för sammanfattningsdata.
Next, enter the formulas in the cells in accordance with the names of the headings (variants of the formulas for the English and versions of Excel are given, cell addresses are always Latin letters and numbers):
- =SUMMA(B2:K2) or =SUMMA(B2:K2)
- =MEDEL(B2:K2) or =СРЗНАЧ(B2:K2)
- =MIN(B2:K2) or =MIN(B2:K2)
- =MAX(B2:K2) or =MAX(B2:K2)
- =MEDIAN(B2:K2) or =MEDIAN(B2:K2)
Välj nu cellerna med formler och kopiera dem till alla rader i vår tabell genom att dra i autofyllhandtaget.
När du har slutfört detta steg bör varje rad ha motsvarande totalsummor.
Därefter kommer vi att sammanfatta resultaten för hela tabellen, för detta gör vi några fler matematiska operationer:
Respektive:
- =SUMMA(L2:L21) or =SUMMA(L2:L21)
- =MEDEL(B2:K21) or =СРЗНАЧ(B2:K21) – för att beräkna detta värde är det nödvändigt att ta exakt de initiala uppgifterna i tabellen. Om du tar medelvärdet av medelvärdena för enskilda rader blir resultatet annorlunda.
- =MIN(N2:N21) or =MIN(N2:N21)
- =MAX(O2:O21) or =MAX(O2:O21)
- =MEDIAN(B2:K21) or =MEDIAN(B2:K21) – vi överväger att använda de initiala uppgifterna i tabellen, av det skäl som anges ovan.
Nu när vi är klara med beräkningarna, låt oss göra lite formatering. Låt oss först ställa in samma datavisningsformat för alla celler. Markera alla celler på arket, för att göra detta, använd kortkommandot Ctrl + Aeller klicka på ikonen Markera alla, som ligger i skärningspunkten mellan rad- och kolumnrubrikerna. Klicka sedan Kommastil (Avgränsat format) fliken Hem (Hem).
Ändra sedan utseendet på kolumn- och radrubrikerna:
- Fet teckensnitt.
- Mittinriktning.
- Färgfyllning.
Och slutligen, låt oss ställa in formatet för summorna.
Så här ska det se ut i slutändan:
Om allt passar dig, sluta spela in makrot.
Grattis! Du har precis spelat in ditt första makro i Excel själv.
För att använda det genererade makrot måste vi spara Excel-dokumentet i ett format som stöder makron. Först måste vi ta bort all data från tabellen vi skapade, dvs göra den till en tom mall. Faktum är att vi i framtiden, när vi arbetar med den här mallen, kommer att importera den senaste och relevanta informationen till den.
För att rensa alla celler från data, högerklicka på ikonen Markera alla, som ligger i skärningspunkten mellan rad- och kolumnrubrikerna, och välj från snabbmenyn Radera (Radera).
Nu är vårt ark helt rensat från all data, medan makrot förblir registrerat. Vi måste spara arbetsboken som en makroaktiverad Excel-mall som har tillägget XL ™.
En viktig punkt! Om du sparar filen med filtillägget XLTX, då kommer makrot inte att fungera i det. Du kan förresten spara arbetsboken som en Excel 97-2003-mall, som har formatet XLT, den stöder även makron.
När mallen är sparad kan du säkert stänga Excel.
Köra ett makro i Excel
Innan jag avslöjar alla möjligheter med makrot du skapade, tycker jag att det är rätt att uppmärksamma ett par viktiga punkter angående makron i allmänhet:
- Makron kan vara skadliga.
- Läs föregående stycke igen.
VBA-koden är mycket kraftfull. I synnerhet kan den utföra operationer på filer utanför det aktuella dokumentet. Ett makro kan till exempel ta bort eller ändra alla filer i en mapp Mina dokument. Kör därför och tillåt bara makron från källor du litar på.
För att köra vårt dataformateringsmakro, öppna mallfilen som vi skapade i den första delen av denna handledning. Om du har standardsäkerhetsinställningar kommer en varning att visas ovanför tabellen när du öppnar en fil om att makron är inaktiverade och en knapp för att aktivera dem. Eftersom vi gjort mallen själva och vi litar på oss själva, trycker vi på knappen Aktivera innehåll (Inkludera innehåll).
Nästa steg är att importera den senast uppdaterade datamängden från filen CSV (baserat på en sådan fil skapade vi vårt makro).
När du importerar data från en CSV-fil kan Excel be dig att göra några inställningar för att korrekt överföra data till tabellen.
När importen är klar, gå till menyn Makron fliken (Makron). utsikt (Visa) och välj ett kommando Visa makron (Makro).
I dialogrutan som öppnas ser vi en rad med namnet på vårt makro FormatData. Markera den och klicka Körning (Kör).
När makrot börjar köra kommer du att se tabellmarkören hoppa från cell till cell. Efter några sekunder kommer samma operationer att utföras med data som när du spelar in ett makro. När allt är klart ska tabellen se ut som originalet som vi formaterade för hand, bara med olika data i cellerna.
Låt oss titta under huven: Hur fungerar ett makro?
Som nämnts mer än en gång är ett makro programkod i ett programmeringsspråk. Visual Basic för applikationer (VBA). När du aktiverar makroinspelningsläget, registrerar Excel faktiskt varje åtgärd du gör i form av VBA-instruktioner. Enkelt uttryckt skriver Excel koden åt dig.
För att se denna programkod behöver du i menyn Makron fliken (Makron). utsikt (visa) klicka Visa makron (Makron) och klicka på i dialogrutan som öppnas Redigera (Förändra).
Fönstret öppnas. Visual Basic för applikationer, där vi kommer att se programkoden för makrot vi spelade in. Ja, du förstod rätt, här kan du ändra denna kod och till och med skapa ett nytt makro. Åtgärderna som vi utförde med tabellen i den här lektionen kan spelas in med automatisk makroinspelning i Excel. Men mer komplexa makron, med finjusterad sekvens och handlingslogik, kräver manuell programmering.
Låt oss lägga till ytterligare ett steg till vår uppgift...
Föreställ dig att vår ursprungliga datafil data.csv skapas automatiskt av någon process och lagras alltid på disken på samma plats. Till exempel, C:Datadata.csv – sökväg till filen med uppdaterade data. Processen att öppna den här filen och importera data från den kan också spelas in i ett makro:
- Öppna mallfilen där vi sparade makrot − FormatData.
- Skapa ett nytt makro med namnet Ladda data.
- När du spelar in ett makro Ladda data importera data från filen data.csv – som vi gjorde i föregående del av lektionen.
- När importen är klar, sluta spela in makrot.
- Ta bort all data från celler.
- Spara filen som en makroaktiverad Excel-mall (XLTM-tillägg).
Genom att köra den här mallen får du alltså tillgång till två makron – det ena laddar data, det andra formaterar dem.
Om du vill komma in på programmering kan du kombinera åtgärderna för dessa två makron till ett – helt enkelt genom att kopiera koden från Ladda data till början av koden FormatData.