Från en lista med data gör autoslutförande i Excel

Ofta ställs en Excel-användare inför behovet av att fylla celler med data ordnade i en viss logisk sekvens. Eller till exempel att göra en prognos för vad värdet av en viss indikator kommer att vara vid ett specifikt ögonblick, om den nuvarande trenden fortsätter. Nu behöver du inte veta dussintals formler för allt detta. Ett par musklick räcker och problemet är löst. Allt tack vare autokomplettering.

Denna funktion är fantastisk i sin bekvämlighet. Till exempel kan du snabbt lista kalendermånader eller göra det så att endast den 15:e och sista dagen i varje månad visas (till exempel i redovisningsrapporter). 

Hur kan du dra nytta av denna fantastiska funktion?

I det nedre högra hörnet finns en fyrkant, genom att dra den kan du fortsätta serien av värden där det finns ett visst mönster. Till exempel, om den första dagen är måndag, kan du genom att utföra denna enkla operation sätta värden på följande rader: tisdag, onsdag, torsdag, fredag ​​och så vidare.

Om det finns en uppsättning värden i en cell som 1,2,4, genom att markera dem alla och dra rutan nedåt kan du fortsätta nummerserien upp till 8, 16, 32 och så vidare. Detta gör att du kan minska tidskostnaderna avsevärt.

På samma sätt skapas en lista med månadsnamn.

Och så här ser det ut att använda autokomplettering för en aritmetisk progression. I vårt exempel använder vi två celler med värden 1,3 respektive, och sedan fortsätter autokomplettering nummerserien. 

Dessutom fungerar receptionen även om numret finns i texten. Om du till exempel skriver "1 quarter" och drar rutan nedåt får du följande.

Egentligen är det här alla grunderna du behöver veta. Men om du vill behärska kompetensen att arbeta med Excel mer professionellt kan du bekanta dig med några chips och tricks.

Använda datalistan för automatisk komplettering

Att göra en lista över månader eller veckodagar är naturligtvis inte allt Excel kan göra. Låt oss säga att vi har en lista över städer där vårt företag har etablerat servicecenter. Först måste du skriva ner hela listan i "Ändra listor", som kan nås via menysekvensen Arkiv – Alternativ – Avancerat – Allmänt – Redigera listor.

Därefter visas ett fönster med en lista över listor som automatiskt är inbyggda i Excel. 

Det finns inte många av dem här. Men detta missförstånd kan lätt korrigeras. För att göra detta finns det ett högerfönster där den korrekta sekvensen av värden uXNUMXbuXNUMXbis skrivits. Inspelning kan göras på två sätt, både med kommatecken och i en kolumn. Om det finns mycket data kan de importeras. På så sätt kan du spara mycket tid.

Vad behövs för detta? Först måste du skapa en lista över städer någonstans i dokumentet och sedan bara göra en länk till den i fältet nedan.

Listan är nu skapad och kan användas för att fylla i alla andra celler.

Utöver listor i textformat gör Excel det möjligt att skapa numeriska sekvenser, samt en lista över datum ordnade efter ett visst mönster. I början av detta material gavs ett av sätten att använda det, men det här är en primitiv nivå. Du kan använda det här verktyget mer flexibelt, som ett riktigt ess.

Först väljer vi de nödvändiga sekvensvärdena (ett eller flera) tillsammans med den del av intervallet som kommer att användas för listan. Därefter hittar vi knappen "Fyll" på topppanelen och i menyn som visas klickar du på knappen "Progression".

Därefter visas ett fönster med inställningar.

I dess vänstra del finns radioknappar med vilka du kan ställa in platsen för den framtida sekvensen: efter rader eller kolumner. I det första fallet kommer listan att gå ner och i det andra går den till höger. 

Omedelbart till höger om platsinställningen finns en panel där du kan välja typ av numerisk sekvens. Det finns flera alternativ att välja mellan:

1. Aritmetisk. Värdet i varje nästa cell är ett visst antal större än den föregående. Dess värde bestäms av innehållet i fältet "Steg".
2. Geometrisk. Varje efterföljande värde är flera gånger större än det föregående. Exakt hur mycket beror på vilket steg användaren angav.
3. Datum. Med det här alternativet kan användaren skapa en sekvens av datum. Om du väljer denna typ aktiveras ytterligare inställningar för måttenheten. De beaktas när sekvensen upprättas: dag, arbetsdag, månad, år. Så om du väljer alternativet "arbetsdag", kommer helger inte att inkluderas i listan. 
4. Autoslutförande. Det här alternativet liknar att dra det nedre högra hörnet. Med enkla ord avgör Excel på egen hand om den behöver fortsätta nummerserien eller om det är bättre att göra en längre lista. Om du anger värdena 2 och 4 i förväg, kommer nästa att innehålla siffrorna 6, 8 och så vidare. Om du innan dess fyller i fler celler kommer funktionen "linjär regression" att användas (detta är ett mycket intressant alternativ som låter dig bygga en prognos baserat på den befintliga trenden).

Längst ner i den här dialogrutan, som du redan kan se, finns det två alternativ: stegstorleken, diskuterad ovan, och gränsvärdet.

När du har slutfört alla operationer måste du trycka på knappen "OK". På samma sätt skapas en lista över arbetsdagar för en viss period (till exempel fram till 31.12.2020/XNUMX/XNUMX). Och användaren behöver inte göra ett stort antal onödiga rörelser!

Det var allt, installationen är klar. Låt oss nu titta på några mer professionella autokompletteringsmetoder.

Med musen

Detta är det bekvämaste sättet att autoslutföra, vilket gör att du kan utföra elegant även de mest komplexa operationerna. Det finns två alternativ för hur det kan användas: med vänster musknapp eller höger. Till exempel är uppgiften att göra en lista med siffror ordnade i stigande ordning, där varje nästa värde ökar med ett. Vanligtvis, för detta, skrivs en enhet in i den första cellen och en tvåa i den andra, varefter de drar rutan i det nedre högra hörnet. Men det är möjligt att uppnå detta mål med en annan metod – genom att helt enkelt fylla i den första cellen. Sedan måste du dra ner den från det nedre högra hörnet. Efter det kommer en knapp i form av en fyrkant att dyka upp. Du måste klicka på den och välja "Fyll" -objektet.

Du kan också använda funktionen "Fyll endast format", med vilken du bara kan utöka cellformat.

Men det finns en snabbare metod: att hålla ned Ctrl-knappen samtidigt som du drar cellen parallellt.

Det är sant att det bara är lämpligt för autokompletterande nummersekvenser. Om du försöker dra det här tricket med data av en annan typ, så kommer värdena uXNUMXbuXNUMXb helt enkelt att kopieras till följande celler.

Det finns ett sätt att snabba upp anropet av snabbmenyn. För att göra detta, dra rutan genom att hålla nere höger musknapp.

Sedan visas en uppsättning kommandon. Så du kan ta fram en dialogruta med ytterligare inställningar för autoslutförande genom att klicka på menyalternativet "Progression". Men det finns en begränsning. Den maximala sekvenslängden i detta fall kommer att vara begränsad till den sista cellen.

För att automatisk komplettering ska kunna utföras upp till det önskade värdet (ett specifikt nummer eller datum), måste du trycka på höger musknapp, efter att tidigare ha riktat markören till rutan, och dra markören nedåt. Markören går sedan tillbaka. Och det sista steget är att släppa musen. Som ett resultat kommer en snabbmeny med inställningar för autoslutförande att visas. Välj en progression. Här är bara en cell vald, så du måste ange alla autofyll-parametrar i inställningarna: riktning, steg, gränsvärde och tryck på OK-knappen.

En särskilt intressant Excel-funktion är den linjära och exponentiella approximationen. Det gör det möjligt att bygga en prognos för hur värdena kommer att förändras, baserat på det befintliga mönstret. Som regel, för att göra en prognos, måste du använda speciella Excel-funktioner eller utföra komplexa beräkningar, där värdena för den oberoende variabeln ersätts. Det är mycket lättare att visa detta exempel i praktiken.

Till exempel finns det en dynamik hos en indikator, vars värde ökar med samma siffra varje period. 

Det är mycket lättare att förstå hur värden förutsägs med en linjär trend (när varje nästa indikator ökar eller minskar med ett visst värde). Standard Excel-funktioner är lämpliga för detta, men det är bättre att rita en graf som visar trendlinjen, funktionens ekvation och det förväntade värdet för större tydlighet.

För att ta reda på vad den förutspådda indikatorn kommer att vara i numeriska termer, när du beräknar, måste du ta regressionsekvationen som grund (eller direkt använda formlerna inbyggda i Excel). Som ett resultat kommer det att finnas många handlingar som inte alla kan förstå direkt. 

Men linjär regression låter dig helt överge komplexa formler och plottning. Använd bara autoslutförande. Användaren tar en rad data på basis av vilken en prognos görs. Denna uppsättning celler väljs, sedan trycks höger musknapp, som du behöver för att dra intervallet med det erforderliga antalet celler (beroende på avståndet till punkten i framtiden för vilken det förutsagda värdet beräknas). En snabbmeny visas där du måste välja "Linjär approximation". Det är det, en prognos erhålls som inte kräver speciella matematiska färdigheter, plottning eller härledning av formler.

Om indikatorerna ökar under varje tidsperiod med en viss procent, då talar vi om exponentiell tillväxt. Till exempel, att förutsäga dynamiken i en epidemi eller förutsäga ränta på en bankinsättning baseras på just ett sådant mönster.

Det finns ingen mer effektiv metod för att förutsäga exponentiell tillväxt än den vi har beskrivit.

Använda musen för att autofylla datum

Ofta är det nödvändigt att utöka den redan befintliga listan över datum. För att göra detta tas ett datum och dras i det nedre högra hörnet med vänster musknapp. En fyrkantig ikon visas där du kan välja fyllningsmetod.

Till exempel, om en revisor använder ett kalkylblad, kommer alternativet "vardagar" att passa honom. Det här objektet kommer också att behövas av alla andra specialister som måste göra dagliga planer, till exempel HR.

Och här är ett annat alternativ, hur man implementerar automatisk fyllning av datum med musen. Ett företag ska till exempel betala ut löner den 15:e och sista dagen i månaden. Därefter måste du ange två datum, sträcka ut dem och välja fyllningsmetoden "efter månader". Detta kan göras antingen genom att klicka med vänster musknapp på fyrkanten i det nedre högra hörnet, eller genom att använda den högra knappen, följt av ett automatiskt anrop till snabbmenyn.

Viktig! Den 15:e återstår, oavsett månad, och den sista är automatisk.

Med höger musknapp kan du justera förloppet. Gör till exempel en lista över arbetsdagar i år, som fortfarande är fram till den 31 december. Om du använder autofyll med höger musknapp eller genom menyn, som kan nås genom torget, så finns det ett alternativ "Omedelbar fyllning". För första gången har utvecklare tillhandahållit denna funktion i Excel 2013. Det är nödvändigt att cellerna fylls i enligt ett visst mönster. Detta gör att du kan spara mycket tid.

Slutsatser

Det är faktiskt allt. Autoslutförande är en mycket användbar funktion som hjälper dig att automatisera många arbetsflöden och göra förutsägelser baserade på mönster. Inga ytterligare formler eller beräkningar krävs. Det räcker med att trycka på ett par knappar, och resultaten kommer att visas som genom ett trollslag.